Via je algemene voorwaarden regel je die dingen waar je niet elke keer met je klant of leverancier wilt onderhandelen. Je wilt namelijk je tijd efficiënt besteden. Dus onderhandel je over de prijs en de leveringstermijn, maar niet over wat hij moet doen als hij een klacht heeft of binnen welke termijn hij een klacht moet indienen. Het gaat dus om de spelregels die gelden bij het nakomen van je contract.

Beide partijen hanteren algemene voorwaarden

Het kan natuurlijk dat je klant of je leverancier even slim zijn als jij en eigen voorwaarden hebben. Jij hanteert bijvoorbeeld verkoopvoorwaarden, terwijl je klant inkoopvoorwaarden hanteert. In jouw voorwaarden staat dat hij binnen 30 dagen moet betalen, terwijl in zijn inkoopvoorwaarden wordt gesproken van een betalingstermijn van 60 dagen. Wie trekt er dan aan het langste eind?

Wie het eerst komt, wie het eerst maalt ...

Wanneer voorwaarden van twee partijen met elkaar botsen, spreken juristen van 'the battle of forms'. De wet bepaalt dat bij tegenstrijdigheden die algemene voorwaarden voor gaan, waar het eerst naar wordt verwezen. Verwijs jij dus het eerste naar de toepasselijkheid van je algemene voorwaarden, bijvoorbeeld op jouw betalingstermijn, dan gaan jouw algemene voorwaarden dus voor.  Het nadien door de andere partij verwijzen naar de door hem gehanteerde algemene voorwaarden bij het accepteren van jouw offerte, verandert hier dus niets aan.

Uitzondering: uitdrukkelijke afwijzing
Op de hoofdregel dat de partij die als eerst verwijst de ‘slag wint’ heeft de wetgever één uitzondering toegestaan en dat is indien de algemene voorwaarden van de eerste verwijzer uitdrukkelijk van de hand worden gewezen door jouw wederpartij. De eis van ‘uitdrukkelijkheid’ houdt echter in dat deze niet kan volstaan met een afwijzing in zijn eigen algemene voorwaarden.

Stilzwijgende verwijzing versus uitdrukkelijke aanvaarding
Daarnaast is door de rechtspraak bepaald dat een uitdrukkelijke aanvaarding van de gelding van bepaalde algemene voorwaarden voorrang heeft boven een stilzwijgende verwijzing naar de algemene voorwaarden in een offerteaanvraag. Indien je dus als eerste in je offerteaanvraag verwijst naar jouw algemene voorwaarden en nadien door, bijvoorbeeld, ondertekening van de offerte de algemene voorwaarden van je wederpartij uitdrukkelijk aanvaardt, dan bent je gebonden aan diens algemene voorwaarden, ondanks dat je als eerste (stilzwijgend) hebt verwezen naar jouw voorwaarden.