De functies van een boekhoudpakket

In de praktijk bieden de meeste pakketten meer functionaliteit doordat ook functies voor subadministraties (Debiteuren, Crediteuren en/of Voorraad) aanwezig zijn. Verder kunnen gelieerde functies als Telebankieren, Consolidatie, Budgettering, Relatiebeheer, Vaste activa, Inkoop, Verkoop, Projecten of Productie naar voren komen. Maar welke functies wil je eigenlijk gebruiken als ondernemer?  

De functies van een boekhoudprogramma:

Algemene functies

• Toegangsbeveiliging: toegangsbeveiliging is het beveiligen van de functies binnen het pakket tegen onbevoegd gebruik.
• Import: het importeren van een bestand met gegevens in een applicatie.
• Export: het vervaardigen van een bestand met gegevens die vervolgens kunnen worden verwerkt door een ander programma zoals een spreadsheet en een tekstverwerker.
• Multi-user: gegevens worden beschermd bij gelijktijdig gebruik.

Grootboek

• Budgettering: het grootboek kan worden uitgebreid met budgettering: de systematiek waarbij de gerealiseerde cijfers worden vergeleken met de gebudgetteerde cijfers.
• Kostenplaatsen: het aanbrengen van een verdere onderverdeling, bv. de brandstofkosten van een auto.

Vreemde valuta

• Consolidatie: de gecombineerde cijfers van formeel gescheiden bedrijven.
• Telebankieren: het automatiseren van periodiek ontvangen mutaties van ontvangen bankafschriften.

Elektronische BTW-aangifte

• Vaste journaalposten: als het voorkomt dat bepaalde transacties periodiek terugkomen, kan de subfunctie Vaste journaalposten zinvol zijn.
• Transitorische posten: de subfunctie Transitorische posten is specifiek bedoeld om een bepaalde opbrengsten- of kostenpost niet in één periode te laten vallen, maar te spreiden over een serie perioden.

Debiteuren

• Aanmaningen: betalen debiteuren niet op tijd, dan moet worden gemaand. De subfunctie Aanmaningen vervaardigt daartoe aanmaningen via de printer of e-mail.
• Incasso: via deze subfunctie is automatisch een bestand te vervaardigen met daarin per debiteur het te incasseren bedrag. Het bestand wordt gestuurd naar de bank en de volgende dag zijn de bedragen betaald en is de boekhouding bijgewerkt.

Crediteuren

• Automatische betalingen: crediteuren moeten betaald worden. Ook dat proces kan worden geautomatiseerd.
• Relatiebeheer: We spreken van een functie Relatiebeheer als binnen het boekhoudprogramma niet afzonderlijk debiteuren en crediteuren, maar relaties zijn te registreren. Die relaties kunnen vervolgens fungeren als debiteur en/of crediteur binnen het boekhoudpakket. Verder is de registratie niet beperkt tot de kale naam- en adresgegevens, maar zijn ook gegevens als e-mailadres, functie, telefoonnummer en faxnummer vast te leggen. Dat wordt dan aangevuld met de mogelijkheid van een memo van meestal onbeperkte lengte waarin alle willekeurige informatie is vast te leggen. Al deze gegevens zijn in één bestand opgeslagen. Vaste activaDe functie Vaste activa maakt het proces rond vaste activa makkelijker. Van elk bezit worden bij de aanschaf enkele kerngegevens, zoals de afschrijvingstermijn en de wijze van afschrijven ingevoerd. Daarna doet het boekhoudprogramma het werk. Zo kan elke maand automatisch worden afgeschreven, zodat de maandelijkse resultatenrekening een beter beeld geeft. Aan het einde van het jaar kan een overzicht worden vervaardigd met alle cijfers die noodzakelijk zijn voor de belastingaangifte. Verder kan een overzicht worden vervaardigd met daarop alle vaste activa en de waarden daarvan.

Inkoop

• Besteladvies: het programma geeft advies over de voorraad (een overzicht van alle artikelen waarvan de actuele voorraad lager is dan het zogenaamde bestelniveau).
• Orderadministratie: een overzicht van de bestellingen en ontvangen goederen.
• Bestelformulieren: zijn eenmaal handmatig of automatisch een aantal orders ingevoerd, dan kan deze subfunctie de benodigde bestelformulieren afdrukken via de printer of als e-mailberichten klaarzetten.

Voorraad

• Magazijnen en/of locaties: er is sprake van de subfunctie Magazijnen en/of locaties als per artikel/boeking de locatie kan worden opgegeven.
• Samengestelde artikelen: er is sprake van de subfunctie Samengestelde artikelen als het mogelijk is om een artikel te definiëren als bestaande uit een serie andere artikelen.

Verkoop

• Offerte: van de subfunctie Offerte is sprake als het pakket een offerte kan maken.
• Prijzen en kortingen: maatregelen om de prijs en de korting te wijzigen (bv. de ene klant heeft lagere prijzen dan de andere).
• Orderadministratie: een overzicht van de bestellingen en verzonden goederen.
• Directe facturering: van directe facturering is sprake als na invoer van de ordergegevens direct de factuur wordt afgedrukt.
• Statistieken
• Periodieke facturen: er is sprake van periodieke facturen als aan klanten periodiek dezelfde factuur wordt gestuurd. Deze subfunctie laat eenmalig de gegevens voor dergelijke facturen invoeren, waarna periodiek automatisch die facturen zijn te vervaardigen

Kortom
Hierboven staat een opsomming van mogelijke functionaliteiten van boekhoudpakketten. Ga na welke functionaliteiten jij voor jouw bedrijf wenst en zoek daar een passend boekhoudpakket bij.