Natuurlijk wil je dat werknemers die vanuit huis werken, gewoon kunnen communiceren met klanten en collega’s. Je wil je werknemer hierin ondersteunen, en deze communicatiemiddelen daarom aanbieden. Maar daarbij wil je natuurlijk ook niet je eigen kosten uit het oog verliezen.

Onbelast communiceren

De vergoedingen of verstrekkingen van internet, telefoon en zulke communicatiemiddelen (bijvoorbeeld een smartphone en een BlackBerry) zijn onbelast, als je werknemer deze middelen voor meer dan tien procent zakelijk gebruikt. Datzelfde geldt voor een tweede telefoonaansluiting. Als je deze communicatiemiddelen zelf aan je werknemer ter beschikking stelt, gelden dezelfde regels.

Wél belasting betalen als...

Gebruikt je werknemer deze communicatiemiddelen voor  tien procent of minder zakelijk, dan is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon voor alle loonheffingen. De waarde van dit loon bepaal je als volgt:

• Bij vergoeding is de hele vergoeding loon.
• Bij verstrekking is de waarde van de verstrekking in het economische verkeer loon.
• Bij terbeschikkingstelling zijn de kosten die je maakt loon. Dit zijn onder andere de abonnements- en afschrijvingskosten.

Let op!

De regeling voor internet en telefoon geldt niet voor mobiele apparaten met een computer- en telefoonfunctie, waarvan de telefoonfunctie ondergeschikt is. Hiervoor gelden de regels voor computers en bijbehorende apparatuur.

Bron: De Belastingdienst

Contract

Het is slim om afspraken over vergoedingen zoveel mogelijk schriftelijk vast te leggen, vooral als het gaat om een vaste onkostenvergoeding. Ook kan het verstandig zijn om vooraf met de Belastingdienst te overleggen over de waardering van bepaalde verstrekkingen, zoals een mobiele telefoon. Wil je hiervoor een contract opstellen, maar geen externe inschakelen? Dan kun je zelf contracten opstellen, met behulp van deze download. Hierin vind je voor € 29,95 een model aanvullende arbeidsovereenkomst in verband met het toekennen van een vaste onkostenvergoeding, een modelovereenkomst telefoon en een modelbrief waardering mobiele telefoon.