Regeling voor werknemers

Om onder de bijtelling voor de auto van de zaak uit te komen moet de werknemer kunnen aantonen dat hij daarmee minder dan 500 kilometer op jaarbasis rijdt. Er geldt een vrije bewijsleer, maar in de meeste gevallen moet de werknemer een uitgebreide kilometeradministratie bijgehouden op basis van een door het ministerie van Financiën versterkt voorbeeld.

Begin 2009 hebben de Belastingdienst en de belangen- en brancheorganisaties EVO, VNO-NCW, Uneto-Vni, Bouwend Nederland en Fosag een akkoord gesloten over versimpeling van de rittenregistratie voor bestelauto's.

Moet een werknemer door de aard van de werkzaamheden vaak veel ritten op een dag met de bestelauto van de zaak maken, dan betekent het bijhouden van een rittenregistratie voor hem en zijn werkgever een grote administratieve en financiële last. De werknemer mag dan om praktische redenen het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met een combinatie van:

• een vereenvoudigde rittenregistratie en
• de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever.

Daarbij geldt wel als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat:

• de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt,
• privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en
• de werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie heeft.

Via de site van de Belastingdienst kun je een voorbeeldafspraak downloaden.

TIP: Reeds eerder dit jaar hebben wij telefonisch van het Coördinatiepunt vernomen dat de directeur-grootaandeelhouder in het kader van de vereenvoudigde rittenregistratie wordt gezien als een ‘gewone’ werknemer. Wordt aan de voorwaarden voldaan, dan kan hij de vereenvoudigde rittenregistratie toepassen.

Andere tegemoetkomingen bestelauto van de zaak

Naast de hiervóór geschetste tegemoetkoming bestonden er al drie speciale tegemoetkomingen bij het gebruik van een bestelauto van de zaak.

Niet buiten werktijd gebruikte bestelauto

Kan de bestelauto buiten werktijd niet gebruikt worden, dan kan bijtelling en een uitgebreide rittenregistratie achterwege blijven. Bijvoorbeeld als buiten werktijd de bestelauto achter het hek blijft of de autosleutels op een centrale plaats in het bedrijf worden bewaard. U zult echter wel moeten kunnen aantonen dat de auto nooit buiten werktijd privé kan worden gebruikt, 500 km zijn immers zo verreden.

Verbod op privé-gebruik bestelauto

De bijtelling kan ook achterwege blijven als de werkgever een verbod voor privé-gebruik oplegt. Dit moet hij schriftelijk vastleggen en bij de loonadministratie bewaren. De werkgever moet voldoende toezicht houden op de handhaving en bij overtreding een passende sanctie opleggen.

Voldoende toezicht is volgens de staatssecretaris bijvoorbeeld het controleren van kilometerstanden, toezicht houden op boetes vanwege verkeersovertredingen, schademeldingen of de leasemaatschappij melding laten maken van het aantal gereden kilometers, brandstofverbruik of tanken buiten werktijd.

Een passende sanctie is bijvoorbeeld een geldboete of naheffing die in verhouding staat met de te betalen loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw of zelfs ontslag.

Bij gegronde twijfel mag de Belastingdienst ook nog nader bewijs vragen. Daarbij zal de inspecteur zeker ook vragen hoe de werknemer (en zijn gezin) normaal gesproken zijn privé-kilometers aflegt als dat niet met de auto van de zaak gebeurt.

Afkoop bij wisselend gebruik van een bestelauto

Wordt een bestelauto door twee of meer werknemers gebruikt én rechtvaardigt de aard van de werkzaamheden dat doorlopend wisselend personeel gebruikmaakt van de bestelauto, dan geldt voor de werkgever een eindheffing van € 300 per auto per jaar bijtelling. Bij een maandaangifte betekent dat € 25 per maand. In dat geval vindt dus niet ook nog eens bijtelling plaats bij de individuele werknemers.

De afkoopregeling geldt natuurlijk niet voor de situatie waarin bijvoorbeeld twee werknemers hun bestelauto van de zaak ‘zo maar’ dagelijks gaan ruilen. In dat geval wordt het afwisselend gebruik niet opgeroepen door de aard van het werk.

LET OP: ter voorkoming van problemen achteraf luidt het advies aan werkgevers om in de hiervóór geschetste situaties vooraf een en ander kort te sluiten met de Belastingdienst.

Regeling voor ondernemers en resultaatgenieters

Ondernemers of resultaatgenieters die met hun bestelauto vaak veel ritten op een dag voor hun werk rijden, kunnen dus het bewijs dat zij niet meer dan 500 privékilometers rijden, leveren met een combinatie van:

• een vereenvoudigde rittenregistratie

• de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever

Ook voor deze groep is privé-gebruik tijdens werk- en lunchtijd niet toegestaan. Men moet wel zorgen voor een nauwkeurige registratie en de onttrekking voor het privégebruik van de bestelauto moet terecht achterwege zijn gelaten. Bij de administratie kan men dan gebruik maken van het voorbeeld van de vereenvoudigde rittenregistratie dat deel uitmaakt van de hiervóór reeds genoemde voorbeeldafspraak die geschreven is met het oog op werknemers.

Bron: Nieuwsbrief Kennispartner Gibo Groep. Alles over de auto van de zaak en rekenmodule