Waarom moet ik een jaarrekening afgeven bij de KvK?

De Nederlandse wet verplicht alle BV's, NV's, coorperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen om ieder boekjaar een financieel verslag te deponeren. Dit is verplicht omdat de financiele informatie van een bedrijf voor iedereen die daarin geïnteresseerd is openbaar moet zijn.

Welke organisaties moeten een jaarrekening deponeren?

Er zijn een aantal organisaties die hun jaarrekeningen ter inzage moeten leggen bij de Kamer van Koophandel.

• besloten vennootschap
• naamloze vennootschap
• coöperatie
• onderlinge waarborgmaatschappij
• banken
• vennootschap onder firma (VOF)
• commanditaire vennootschap (CV)
• buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland.
  formele buitenlandse vennootschap;
• verenigingen en stichtingen

Wanneer moet er worden gedeponeerd?

Alle BV's en NV's zijn verplicht hun jaarrekening elk jaar te deponeren bij de KvK. Het bestuur moet de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opmaken en ter vaststelling overleggen aan de aandeelhouders. De aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Normaal gesproken is dit dus uiterlijk per 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit uiterlijk per 31 januari van het volgende jaar. Vervolgens met de vastgestelde jaarrekening binnen acht dagen na de vaststelling worden gedeponeerd bij de KvK.

Sancties bij het niet deponeren

Als de jaarrekening niet (op tijd) wordt gedeponeerd, kan de FIOD/ECD een boete opleggen. Als er geen jaarrekening is gedeponeerd, kan de bestuurder van de BV bij een faillissement persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.

Verwerking van een jaarrekening

De jaarrekeningen die binnenkomen bij de Kamer van Koophandel, worden gecontroleerd op:

• herkomst, bijvoorbeeld de vraag of de jaarrekening inderdaad afkomstig is van de rechtspersoon;
• vermelding van de datum van de vaststelling van de jaarrekening;
• volledigheid, de vraag of alle onderdelen van de jaarrekening zijn gedeponeerd.

De Kamer van Koophandel voert geen inhoudelijk onderzoek uit. De controle blijft beperkt tot de punten die op het eerste gezicht duidelijk op te merken zijn. De KvK bewaart de jaarrekeningen digitaal.