Wat is een verzuimprotocol en hoe stel je die op?

Stappenplan en voorbeeld verzuimprotocol

man-drinking-water-2M57SKK

Een werknemer wordt ziek, wat moet je doen? En wat moet hij of zij doen? Dat staat in je verzuimprotocol. Klinkt formeel misschien, maar het is juist een praktisch stappenplan met duidelijke afspraken. En het opstellen van een verzuimprotocol kun je vrij eenvoudig zelf doen.

Wat is een verzuimprotocol?

Een verzuimprotocol is een document waarin je beschrijft wie, wat, wanneer moet doen als een werknemer ziek wordt. Hoe dat document eruitziet, bepaal je grotendeels zelf. Dit is afhankelijk van jouw eigen wensen en wat past bij jullie bedrijfscultuur. Wel bevat een verzuimprotocol een aantal verplichte onderdelen (zie hieronder).

Dit verzuimprotocol deel je met alle medewerkers in de organisatie. Zo weet iedereen wat de afspraken zijn, zie je geen belangrijke taken over het hoofd en weet je zeker dat op het juiste moment de juiste acties worden ondernomen. In het verzuimprotocol is alles gericht op spoedig herstel, zodat de medewerker zo snel mogelijk weer aan de slag kan. Want dat is natuurlijk in ieders belang.

Is een verzuimprotocol verplicht?

De Wet verbetering poortwachter schrijft voor wat je moet doen als een medewerker ziek wordt. Doel is door snel en effectief ingrijpen het ziekteverzuim terug te dringen. Jij, je werknemer en de arbodienst hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de re-integratie bij ziekte.

Je hebt een verzuimprotocol nodig om te kunnen voldoen aan de Wet verbetering poortwachter. Veel afspraken die je vastlegt in je verzuimprotocol baseer je dan ook op verplichte onderdelen uit die wet.

De 7 onderdelen van een verzuimprotocol

Een verzuimprotocol beschrijft de opeenvolgende stappen die jij, de zieke werknemer en de arbodienst zetten. Naarmate het verzuim langer duurt krijg je te maken met meer (door de Wet verbetering poortwachter) verplichte onderwerpen. In het verzuimprotocol zit dus een chronologische volgorde, vanaf dag één van de ziekmelding tot en met twee jaar ziekte van de werknemer.

Dit zijn de zeven onderdelen die in een verzuimprotocol aan bod komen:

1. Ziekmelding en bereikbaarheid

Beschrijf op welke manier de werknemer zich ziek moet melden: bij wie, wanneer en hoe? Bijvoorbeeld: Als je ziek wordt, meld je dit op de eerste ziektedag vóór 8.30 uur telefonisch bij jouw directe leidinggevende.

Neem de regel op dat je werknemer moet aangeven hoelang hij verwacht ziek te zijn en de vraag op welke manier jij als werkgever kan helpen bij zijn of haar herstel. Geef aan tussen welke tijdstippen je werknemer dagelijks bereikbaar moet zijn voor contact met jou, de arbodienst of bedrijfsarts. Neem in het protocol op dat de zieke werknemer minimaal 24 uur van tevoren een verandering van verblijfadres moet aangeven.

Laat weten dat je ziektegevallen binnen een week na de eerste ziektedag meldt bij de arbodienst of bedrijfsarts. Meld dat je volgens de Wet verbetering poortwachter elke zes weken de voortgang met elkaar gaat bespreken. Vertel hoe (mondeling of schriftelijk) dit contact zal verlopen, hoe vaak en wat je zult bespreken, denk aan mogelijkheden voor werkhervatting en hulp bij herstel.

Let op: je mag wel vragen ‘hoe gaat het?’, maar niet vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte.

2. Rol arbodienst/bedrijfsarts

Na hoeveel dagen kan de werknemer een telefoontje van de arbodienst of bedrijfsarts verwachten? En wat voor een soort vragen zal de bedrijfsarts stellen? Licht toe dat de bedrijfsarts mag vragen naar (meer) medische informatie en de reden van verzuim. En als de bedrijfsarts een medisch onderzoek nodig vindt om de arbeids(on)geschiktheid te beoordelen, is de werknemer verplicht hieraan mee te werken.

Benadruk dat deze informatie alleen bestemd is voor de arbodienst (medisch geheim). Wijs de werknemer op het spreekuur van de arbodienst en verwijs naar informatie van de arbodienst over wat de medewerker kan verwachten (rechten en plichten).

3. Probleemanalyse en advies

De Wet verbetering poortwachter schrijft voor dat de arbodienst binnen zes weken na ziekmelding een probleemanalyse opstelt en met een voorstel komt voor een werkhervattingstraject. De bedrijfsarts baseert zijn advies op de (on)mogelijkheden voor werkhervatting zoals hij die inschat. Dit advies is belangrijk voor jou en je werknemer.

4. Plan van aanpak

Binnen twee weken na het advies van de arbodienst moeten, volgens de Wet verbetering poortwachter, jij en je werknemer samen een Plan van aanpak maken. Welke stappen gaan jij en je werknemer zetten om hem of haar zo spoedig mogelijk weer aan het werk te krijgen? Zet dit plan op papier en stuur het ook naar de arbodienst.

5. Ziektemelding UWV

Je bent wettelijk verplicht in de 42e week na de eerste ziektedag van je werknemer, melding te doen bij het UWV. Meld dit ook in het verzuimprotocol.

6. Re-integratie dossier

Neem een eerstejaarsevaluatie op in je verzuimprotocol, voor als je werknemer langer dan een jaar ziek is. Je bent verplicht te evalueren tussen de 46e en 52e week van de ziekte van je werknemer. Wat bespreek je tijdens deze evaluatie en wat leg je hierbij vast?

Dit is belangrijk, want volgens de Wet verbetering poortwachter moet je bij (dreigend) langdurig verzuim alle inspanningen vastleggen die zijn gedaan voor een succesvolle terugkeer van je werknemer. Dit is het zogenoemde re-integratiedossier. Denk aan het verloop van de ziekte, de stappen die jij en je werknemer hebben ondernomen om terugkeer naar werk mogelijk te maken, gespreksverslagen en bijstellingen van het plan van aanpak.

7. WIA-aanvraag

Beschrijf op welk moment je een WIA-aanvraag doet, als duidelijk is dat terugkeer naar eigen werk niet binnen twee jaar mogelijk is. Laat weten dat de werknemer in de 87e week van zijn ziekte een WIA-formulier van UWV krijgt.

Let op: Op basis van het re-integratieverslag beoordeelt het UWV of de werknemer in aanmerking komt voor een WIA-uitkering (na 2 jaar ziekte).

  • Oordeelt het UWV dat de werknemer te weinig heeft gedaan aan zijn re-integratie? Dan kan de WIA-uitkering worden geweigerd

  • Oordeelt het UWV dat jij als werkgever te weinig hebt gedaan aan de re-integratie van je werknemer? Dan kan een loonsanctie volgen. Bijvoorbeeld een extra jaar loon doorbetalen aan de werknemer.

Verzuimprotocol voorbeeld

Een verzuimprotocol is eigenlijk niet meer dan een Word-document of pdf waarin je stap voor stap uitlegt wat jij en je werknemer moeten doen als die medewerker ziek wordt. Een verzuimprotocol beslaat vaak niet meer dan een paar A4’tjes, zoals blijkt uit dit voorbeeld verzuimprotocol van het UWV.

Algemene informatie in het verzuimprotocol

In je verzuimprotocol moet je ook onderstaande algemene informatie opnemen. Vergeet ook niet de contactgegevens te vermelden van instanties en personen waar de werknemer terecht kan met vragen, zoals de arbodienst of bedrijfsarts.

Herstelmelding

Licht toe welke stappen de werknemer moet nemen als hij zijn werk niet kan hervatten op de datum die de bedrijfsarts heeft geadviseerd. Bijvoorbeeld: direct contact opnemen met leidinggevende (en arbodienst). En wat de medewerker moet doen als hij weer in staat is om te werken? Bijvoorbeeld: bij aanvang van de werkdag melden bij de leidinggevende of bij gedeeltelijke werkhervatting: eerst overleggen met bedrijfsarts.

Bezwaar/klacht

Vertel de medewerker wat hij kan doen als hij het niet eens is met adviezen van de arbodienst of met voorstellen voor werkhervatting. De werknemer kan bijvoorbeeld een second opinion vragen via het UWV. Leg de procedure voor de klachtenafhandeling uit.

Vakantie?

Wat moet de zieke medewerker doen als hij op vakantie wil? Moet hij naast jouw toestemming zich houden aan het advies van de bedrijfsarts? Neem in het verzuimprotocol ook informatie op over vakantiedagen tijdens ziekte.

Ziekmelding vanuit het buitenland

Leg uit welke stappen jouw werknemer moet nemen als hij ziek wordt in het buitenland. Na ziekmelding is in veel gevallen een telefonisch consult met de bedrijfsarts in Nederland voldoende, maar mogelijk moet er ook een lokale arts bij betrokken worden. Vraag je arbodienst hoe dit precies verloopt.

Genezing niet belemmeren

Beschrijf op welke manier de werknemer tijdens het ziekteverzuim zijn eigen herstel niet mag belemmeren. Bijvoorbeeld: 'doe geen ander werk zonder toestemming van de arbodienst.'

Sancties

Wat als de zieke medewerker zich niet houdt aan het verzuimprotocol en weigert mee te werken aan de re-integratie? Dan kun je, na een eerste waarschuwing, zelfs de loondoorbetaling opschorten of stopzetten. Leg die mogelijke sancties ook vast in het verzuimprotocol.

Privacybepaling

Neem in het verzuimprotocol op wie, welke gegevens mag zien, hoe lang ze worden bewaard en hoe je voorkomt dat onbevoegde personen toegang krijgen tot deze informatie. Bijvoorbeeld: medische informatie is uitsluitend toegankelijk voor de arbodienst. Voor het verstrekken van informatie aan de werkgever vraagt de bedrijfsarts altijd eerst toestemming van de werknemer. Lees meer over de privacywetgeving AVG.

5 tips voor het opstellen van een verzuimprotocol

  1. Maak er maatwerk van; een voorbeeld verzuimprotocol hanteren als uitgangspunt is prima, maar pas dit wel aan naar je eigen wensen en verwachtingen van werknemers. Zorg dat de vastgelegde afspraken passen bij jullie bedrijfscultuur.

  2. Positieve stijl; wees niet te formeel, spreek medewerkers direct aan en formuleer helder in begrijpelijke taal. Wees ook positief, schrijf bijvoorbeeld: ‘we willen weten hoe het met je gaat en je blijven betrekken bij ons bedrijf. Laten we samen zoeken naar de beste manier waarop je weer snel aan de slag kunt gaan.’

  3. Betrek je personeel bij het opstellen van jullie verzuimprotocol; niet alleen geven medewerkers goede input, door hen erbij te betrekken zien ze het belang ervan ook meer in. Dat draagt bij aan een betere acceptatie van de afspraken.

  4. Verspreid het verzuimprotocol binnen het bedrijf; communiceer dit naar iedereen. Dat geldt ook bij een wijziging of update. Zorg dat iedere medewerker weet waar hij het verzuimprotocol kan vinden, zodat er geen vragen en onduidelijkheden zijn bij ziekte.

  5. Laatste check; controleer of alle (volgens de Wet verbetering poortwachter) verplichte onderdelen in je verzuimprotocol (probleemanalyse, Plan van aanpak, re-integratiedossier) helder en volledig zijn beschreven. Dit moet je minimaal hebben afgedekt om te voldoen aan je inspanningsverplichting.

Lees ook: Verzuimbegeleiding: wanneer moet ik personeel ziekmelden?

Wat vind je van dit artikel?