Beschikt jouw freelancer over de juiste VAR?
Het risico van een ongeldige VAR
Als je met freelancers (ZZP'ers) werkt, let dan goed op of en over welke VAR zij beschikken, om naheffingen van de Belastingdienst te voorkomen.
Als je met freelancers (ZZP’ers) werkt, dan is het aan te raden om uitsluitend contracten te sluiten met freelancers die beschikken over een Verklaring arbeidsrelatie (VAR) van de Belastingdienst. Alleen dan kan je er veilig van uit gaan dat de freelancer geen werknemer is in de zin van de wet op de loonbelasting en de werknemersverzekeringen. Dit is alleen het geval als de freelancer beschikt over een VAR-wuo (winst uit onderneming) of een VAR-dga (inkomsten uit werkzaamheden voor rekening en risico van een vennootschap).
VAR-ruo
Beschikt de freelancer over een VAR-ruo (resultaat uit overige werkzaamheden)? Dan is dit als opdrachtgever niet zonder risico, want dan moet je zelf oordelen of de freelancer wel of niet werknemer is in de zin van de wet op de loonbelasting en de werknemersverzekeringen. Het is dan ook raadzaam om alleen zaken te doen met freelancers die een VAR-wuo of een VAR-dga kunnen overleggen.
VAR-wuo of VAR-dga
Als de freelancer een VAR-wuo of VAR-dga overlegt, moet je goed controleren of deze VAR wel geldig is, en van toepassing kan zijn op het freelance contract dat je met de freelancer wil sluiten.
Checklist:
- De werkzaamheden moeten worden verricht binnen de geldigheidsduur van de VAR. Een VAR is slechts één kalenderjaar geldig, dus de freelancer moet elk jaar (in september) een nieuwe VAR aanvragen voor het komende jaar. De geldigheidsduur staat in de VAR aangegeven. Dus als er staat dat de VAR geldig is van 1 januari 2012 tot en met 31 december 2012, dan geldt deze alleen voor werkzaamheden die in die periode worden verricht.
- De werkzaamheden moeten overeenkomen met de omschrijving van de werkzaamheden op de VAR. Gaat de freelancer andere werkzaamheden verrichten dan omschreven in de VAR, dan geldt de VAR niet voor die andere werkzaamheden.
- Jij als opdrachtgever moet een kopie van de VAR gedurende vijf jaar in je administratie bewaren.
- Je moet een kopie maken van het identiteitsbewijs van de freelancer en deze ook gedurende vijf jaar in je administratie bewaren. Een rijbewijs geldt hier niet als geldig identiteitsbewijs!
Let op: als de Belastingdienst achteraf constateert dat je werkzaamheden hebt laten verrichten door freelancers, en dat er in de administratie van de afgelopen vijf jaar geen geldige VAR-wuo’s of VAR-dga’s te vinden zijn met betrekking tot die werkzaamheden, dan zal de Belastingdienst onderzoeken of hier wellicht sprake was van werkzaamheden in dienstbetrekking. Blijkt dit zo te zijn, dan zal een correctie volgen via naheffing van de niet ingehouden loonheffingen.