Wat is voorraadbeheer?

Breng (en houd) structuur in je voorraad
Om goed te starten met voorraadbeheer is het belangrijk dat je weet wat je in huis hebt. Om een goed overzicht te houden over je voorraad moet er een logische structuur zijn die zowel voor jou als je personeel te overzien is.
 

Stel prioriteiten
Verstandig is om te bepalen welke producten te allen tijde op voorraad moeten zijn, en welke producten een wat mindere prioriteit hebben. Op basis van je eigen inschatting kun je bepalen voor welke producten er bijvoorbeeld een veiligheidsvoorraad moet worden aangehouden.
 

Kies een voorraadbeheermethode die bij je past
Een voorraadbeheermethode kan je helpen om je voorraadbeheer efficiënt te houden. Zorg dat het voor iedereen binnen je onderneming duidelijk is welke methode je toepast. Een drietal voorraadbeheermethoden zullen we kort toelichten:

Just in time (JIT)
Just in time is een in Japan ontwikkelde methode voor voorraadbeheersing. Het staat voor ‘net op tijd’ of ‘zo laat mogelijk’. Het idee achter deze methode is dat je er voor zorgt dat de productie en de levering zo nauw mogelijk op elkaar afgestemd zijn. Dit kan gigantisch schelen in je voorraadkosten en de bijkomende kosten die bij het transport komen kijken. Als de leveringen precies op tijd binnenkomen heb je producten voor een korte termijn op voorraad, waardoor de voorraadkosten erg laag worden gehouden.

Last in, first out (LIFO)
Bij de LIFO-methode zorg je er als ondernemer voor dat de laatst binnengekomen producten als eerst verkocht worden. Deze methode wordt veel gebruikt bij bedrijven met een hoge doorvoersnelheid. Nadeel van deze methode is dat het moeilijk toepasbaar is in een onderneming waar er een vervaldatum op de goederen zit. Als de doorvoersnelheid van de goederen niet hoog genoeg is, loop je het risico dat er goederen op voorraad staan die nooit aangeraakt worden.

First in, first out (FIFO)
De FIFO-methode wordt veel binnen de levensmiddelenindustrie toegepast: de als eerst binnengekomen producten worden als eerst ook weer verkocht. Met deze methode houd je rekening met de vervaldatum van producten en voorkom je dat er producten in je voorraad blijven staan die over datum zijn. 
 

Zorg voor snelle, betrouwbare toeleveranciers
Om je voorraden op peil te houden is het belangrijk dat je kunt vertrouwen op je toeleveranciers. Wees kritisch bij het vinden van toeleverancier en houdt ze aan de afspraken. Hoe deo je dat, waar moet ik op letten (nieuw artikel linken)
 

Draag zorg voor de administratie
Om de inkoop goed af te stemmen op de verkoop is het van belang dat je precies weet hoeveel producten er binnen je onderneming rondgaan. Zorg ervoor dat je de administratie op orde hebt, zodat je nooit teveel of te weinig bestelt. Weeg tenslotte goed af of de inzet van ICT (denk aan het voorbeeld van de streepjescodes) toegevoegde waarde heeft binnen je onderneming. Een Warehouse Management System (WMS) zoals die bij supermarkten wordt toegepast kan veel voordelen opleveren voor de administratie van je voorraad. Meer informatie over een WMS kun je hier vinden. Mocht je meer willen weten over de inzet van ICT in de administratie, klik dan hier.
 

Maak geregeld de balans op
Houdt geregeld in de gaten of de voorraad overeen komt met wat er volgens de administratie aanwezig moet zijn. Hoe regelmatig je dit doet is afhankelijk van het type bedrijf dat je runt. Vergis je niet in de inspanning die vereist is voor dit zogenaamde balansen. Het vergt grote nauwkeurigheid om de aanwezig voorraad goed in kaart te brengen. Het precies waarderen van je voorraad ben je voor de belastingdienst overigens niet verplicht. Er wordt alleen verwacht dat je een goede schatting maakt van de waarde van je voorraad.