Stel altijd algemene voorwaarden op zodat je niet voor iedere overeenkomst hoeft te onderhandelen over algemene zaken als betalingstermijnen, garantiebepalingen, incassobedingen en dergelijke. Dit helpt conflicten te voorkomen, omdat de wederzijdse rechten en verplichtingen zo volledig en duidelijk mogelijk worden vastgelegd.

Let op!: Degene met wie je zaken doet, moet deze algemene voorwaarden accepteren. Meer informatie hierover vind je in het artikel Hoe zorg je dat jouw algemene voorwaarden gelden?

Inhoud

Het opstellen van algemene en/of leveringsvoorwaarden is geen eenvoudige zaak. Beiden moeten juridisch onaanvechtbaar zijn. Algemene voorwaarden moeten aan twee wettelijke basiseisen voldoen:

• De inhoud van je algemene voorwaarden mag niet onredelijk bezwarend zijn voor degene met wie je zakendoet. Dit geldt niet rechtstreeks voor het zakelijke verkeer, omdat wordt verwacht dat ondernemingen over enige deskundigheid beschikken. Onredelijk bezwarend geldt dus voornamelijk voor de consumentenkoop.
• De algemene voorwaarden moeten voor of tijdens het aangaan van de overeenkomst worden verstrekt aan de klant. Dit is de infomatieplicht. De informatieplicht houdt in dat je de andere partij een redelijke mogelijkheid moet geven om kennis te nemen van de algemene voorwaarden.

Algemene voorwaarden online

Het is ook mogelijk om algemene voorwaarden beschikbaar te stellen door ze op een website te plaatsen. Internet is wel een dynamisch medium en de algemene voorwaarden kunnen door de houder van de website makkelijk veranderd worden. Het is daarom raadzaam op de algemene voorwaarden toch op papier vast te leggen.

Wanneer is een beding uit de algemene voorwaarden onredelijk bezwarend?

Zoals eerder gezegd is dit voornamelijk aan de orde bij de consumentenkoop. Van zakelijke overeenkomsten kan je aannemen dat de wederpartij wel over enige deskundigheid beschikt. Met de consumentenkoop kan je te maken krijgen als je bijvoorbeeld in de horeca of detailhandel werkt. 

Zwarte en grijze lijst

De wet hanteert een zwarte lijst en een grijze lijst (art. 6:236-237 BW). Deze lijsten geven de eisen aan waaraan jouw algemene voorwaarden moeten voldoen als je zaken doet met consumenten. De zwarte lijst bestaat uit bepalingen die per definitie verboden zijn. De grijze lijst bevat bepalingen die zich bewegen op de grens van het onredelijke. Bij deze bepalingen moet je aan kunnen tonen dat het gebruik in jouw specifieke situatie niet onredelijk is. Heb je vragen hebben over het al dan niet onredelijk zijn van een beding uit jouw algemene voorwaarden? Neem dan contact op met de MKB Servicedesk.

Hoe maak ik de algemene voorwaarden geldend?

Door de algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel en/of bij de rechtbank. Houd er rekening mee dat bij een wijziging in de algemene voorwaarden, de nieuwe versie in zijn geheel moet worden ingeleverd bij de kamer van koophandel en/of bij de rechtbank. Het deponeren van algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel kost 18 euro per kalenderjaar. De inhoud van de algemene voorwaarden wordt bij deponering niet gecontroleerd. Daarvoor kan je het best een advocaat of een juridisch adviseur raadplegen.

Toepassing

De algemene voorwaarden beschermen jou en je klant. Zorg er dus voor dat je gebruik maakt van de algemene voorwaarden. Bij offertes moet je er zeker van zijn dat jouw klant een kopie van jouw algemene voorwaarden ter beschikking heeft. Let bij toepassing, vooral in het zakelijke verkeer, op de volgende zaken:

• Als jij en je wederpartij algemene voorwaarden hebben opgesteld, rijst de vraag wiens voorwaarden voorrang hebben (battle of forms).
• Als richtlijn kan je aannemen dat de voorwaarden, die als eerste geaccepteerd zijn, gelden.
• Dit geldt niet als ze, vóór het sluiten van de overeenkomst, uitdrukkelijk door de wederpartij worden afgewezen. Een afwijzing opnemen in de eigen algemene voorwaarden is niet voldoende.
• Wees dus alert als de wederpartij als eerste naar haar algemene voorwaarden verwijst. Geef aan dat de voorwaarden (of delen ervan) niet acceptabel zijn en nodig de wederpartij uit om hierover verder te onderhandelen. 

Tip:  Plaats de algemene voorwaarden achter op het orderformulier/overeenkomst en geef aan waar er getekend moet worden voor akkoord. 

Wat te doen bij heel veel klanten?
Als ondernemer in bijvoorbeeld de detailhandel en horeca, dan heb je te maken met veel klanten. Als je toch algemene voorwaarden wilt hanteren, is het mogelijk een goed zichtbaar bord te plaatsen, liefst bij de ingang en/of bij de kassa. Hierop vermeld je dat je algemene voorwaarden hanteert en waar ze gelezen of opgevraagd kunnen worden. Bijvoorbeeld bij de kassa.