Hoe kan ik als mkb’er werken voor de overheid?

Alles over nationale en Europese aanbestedingsprocedures

05 november 2019

Denk jij nog steeds dat inschrijven op aanbestedingen veel tijd en moeite kost en alleen is weggelegd voor multinationals? Dan heb je dat verkeerd. Ook jij maakt kans op opdrachten van je gemeente, provincie, waterschap of het Rijk. In dit artikel helpen we je met informatie over de verschillende aanbestedingsprocedures.

Eerste hulp bij slim inkopen

Contractmanagement

Wat is aanbesteden?

Overheden en semi-publieke instellingen moeten hun uitgaven verantwoorden. Zij moeten ondernemers een eerlijke kans geven om voor hen te werken en transparant zijn over de objectieve criteria waarom een partij wordt gekozen.

Voor opdrachten vanaf een bepaald bedrag (meestal 209.000 euro) moeten bedrijven uit de hele EU een gelijke kans krijgen. Kleinere opdrachten kunnen worden gegund aan via onderhandse procedures of nationaal aanbesteden. Belangrijk hierbij is proportionaliteit: het aantal eisen dat aan een bedrijf wordt gesteld, moet in verhouding staan tot de opdracht.

Ook het midden- en kleinbedrijf maakt kans op aanbestede opdrachten. Kleinere opdrachten kunnen namelijk ook onderhands worden aanbesteed. Er zijn verschillende vormen van aanbesteding:

  • Enkelvoudig onderhands aanbesteden

Opdrachten tot ongeveer 50.000 euro kunnen enkelvoudig worden aanbesteed. De overheidsinstelling vraagt dan aan één ondernemer om een offerte te maken.

  • Meervoudig onderhands aanbesteden

Bij iets grotere opdrachten wordt aan een beperkt aantal partijen, twee tot vijf, gevraagd een offerte te maken. Op basis van de vooraf gestelde criteria wordt daar dan de beste keuze uit gemaakt.

  • Nationaal aanbesteden

Opdrachten die onder de drempelwaarde voor Europees aanbesteden vallen, kunnen ook aan de hele Nederlandse markt worden aangeboden. Bij een openbare procedure wordt dan meteen een partij gekozen, bij een zogenoemde niet-openbare procedure worden na de brede nationale aanbesteding minimaal vijf partijen uitgekozen voor een tweede ronde, net als bij meervoudig onderhands aanbesteden.

  • Europees aanbesteden

Opdrachten vanaf een bepaald bedrag, voor de meeste producten en diensten 209.000 euro (hier zie je alle drempelbedragen) moeten Europees worden aanbesteed. Iedereen in de EU die denkt kans te maken, kan meedingen en de (digitale) procedure doorlopen.

Vooral bij enkel- en meervoudige onderhandse procedures maakt het mkb veel kans. Veel gemeenten hebben bijvoorbeeld in hun beleid (kijk op de website van jouw gemeente voor hun inkoopbeleid) opgenomen dat zij bij voorkeur kiezen voor lokale ondernemers en soms zelfs dat er extra rekening wordt gehouden met starters en het mkb.

Hoe werkt een onderhandse procedure?

Bij een enkelvoudige onderhandse procedure nodigt de aanbestedende partij op basis van objectieve criteria één partij uit om een offerte te schrijven. Voldoet jouw offerte, dan krijg jij de klus.

Bij een meervoudige onderhandse procedure worden drie tot vijf partijen uitgenodigd om een offerte te maken. Zij krijgen een document met alle relevante informatie, zoals de criteria waarop een keuze voor een partij wordt gemaakt. Sommige gemeenten hebben bijvoorbeeld de regel dat zij 100 procent duurzaam inkopen. Hier moet je aan kunnen voldoen.

Jij maakt een offerte en onderbouwt hoe je aan alle gestelde voorwaarden voldoet. De overheidsinstelling kiest vervolgens de partij met de beste prijs, de beste prijs-kwaliteitsverhouding of de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit.

Hoe werken nationale en Europese aanbestedingen?

Grotere opdrachten worden wel eens nationaal aanbesteed. Dat betekent dat elk Nederlands bedrijf een offerte kan insturen. Opdrachten vanaf het drempelbedrag moeten Europees worden aanbesteed. Daarbij heb je allerlei verschillende procedures, maar we richten ons op de openbare procedures, waar jij als Nederlandse mkb’er ook toegang toe hebt. Elk bedrijf in de Europese Unie maakt namelijk een gelijke kans.

Opdrachten en informatie over de selectiecriteria en de procedure vind je op TenderNed.nl, de officiële website voor aanbestedingen vanuit de overheid. Hier moet je als ondernemer een profiel aanmaken om je in te kunnen schrijven op aanbestede opdrachten. Andere handige websites zijn:

Procedures zijn doorgaans volledig gedigitaliseerd. Je moet je offerte en informatie aanleveren over jouw bedrijf. Belangrijk bij deze ‘open’ aanbestedingen is dat je inschrijving volledig en op tijd binnen is.

Wat kan ik doen als ik voor de overheid wil werken?

  1. Zorg dat ze je kennen. Opdrachten in onderhandse procedures worden gegund aan een beperkt aantal bedrijven. Zorg dat de gemeente weet wie jij bent en wat je doet. Verdiep je in hun inkoopbeleid en maak duidelijk dat jij kunt bieden waar deze instelling behoefte aan heeft.

  2. Houd lokale ontwikkelingen goed in de gaten. Grote projecten van een gemeente (in bijvoorbeeld bouw of infrastructuur) worden doorgaans eerst in de gemeenteraad besproken. Zorg dat je het weet wanneer er iets gebeurt waar jij met je bedrijf een rol bij kunt spelen. Daarnaast zijn veel opdrachten (zoals bijvoorbeeld gehandicaptenvervoer) voor een bepaalde periode aan een partij gegund. Zorg dat je weet wanneer voor jou relevante contracten aflopen.

  3. Verdiep je in de aanbestedende partij. Vindt jouw gemeente duurzaam inkopen belangrijk, of dat je mensen met een uitkering aanneemt? Laat dan zien dat je dit doet. Maak een goede offerte en presenteer je bedrijf op een goede manier. Dat kost misschien tijd, maar vergroot de kans dat je wordt uitgekozen zeker.

Meer weten? Inkoopvereniging NEVI geeft trainingen over het succesvol inschrijven op tenders en aanbestedingen. Hier leren ondernemers, verkoop- en accountmanagers alles over de regels rond (Europees) aanbesteden. Na afloop heb je de kennis en vaardigheden om een succesvolle inschrijving uit te voeren en je slagingskansen aanmerkelijk te vergroten.