Welke wet- en regelgeving bestaat er op het gebied van mobiel werken?

Met welke wetten en regels moet ik rekening houden?

21 augustus 2012

Mobiel werken brengt nieuwe wetten en regels met zich mee. Omdat de wet- en regelgeving nog niet op alle vlakken dekkend is, is het belangrijk dat je als werkgever goede afspraken maakt met je werknemers.

Thuiswerkplek

Als werkgever mag je een deel van de inrichting van de thuiswerkplek van een werknemer vergoeden of verstrekken. De regeling vanuit de fiscus bevat wel een aantal voorwaarden:

  • Er moet een thuiswerkovereenkomst zijn vastgelegd;

  • De werknemer moet minstens een dag per week tijdens gebruikelijke werktijd thuis werken;

  • De werknemer moet in zijn of haar werkruimte beschikken over apparatuur als telefoon, computer met modem en/of fax, waarmee hij of zij kan communiceren met collega’s op kantoor en ook thuis aan het werk kan;

  • De inrichting van de thuiswerkplekmoet voldoen aan de Arbo-wetgeving.

Arbo-wetgeving

Sinds 1 november 1994 valt thuiswerken onder de ARBO-wet. De ARBO-wet stelt eisen aan de werkplek waar de werknemer het werk uitvoert. De ARBO-norm geldt voor werkplekken waar medewerkers langer dan twee uur werken.

Als werkgever is het belangrijk om na te gaan wat de ergonomische kwaliteit is van de thuiswerkplek. Als dit niet het geval is, kun je apparatuur en/of meubilair ter beschikking stellen.

Onderhoud en reparatie van computer

Als je je werknemers verplicht om thuis te werken, moet je als werkgever zorgen voor het onderhoud en reparatie van de technologische middelen die je werknemers gebruiken bij het werken vanuit huis. Dit geldt ook als een apparaat, zoals een computer, eigendom van de werknemer is.

Je kunt afspreken dat de werknemers kleine reparaties zelf uitvoeren, maar als werkgever blijf je verantwoordelijk voor een goed werkende en beveiligde apparatuur. De werknemer kan zelf zorgen voor het periodiek updaten van de PC, als jij als werkgever de beveiligingssoftware beschikbaar stelt.

Reiskostenvergoeding

Sinds 1 januari 2009 is het minimale aantal reisdagen naar de vaste arbeidsplaats verminderd naar 128 werkdagen. Dit is het aantal reisdagen dat vereist is om een vaste kilometervergoeding voor woon-werk op kalenderjaarbasis vrij te kunnen vergoeden. Werknemers kunnen hierdoor tot twee dagen per week thuiswerken met behoud van de vrije reiskostenvergoeding. Deze maatregel is bedoeld als financiële prikkel om meer thuis te gaan werken.

Belastingen

Voor een kantoor, werkkamer of studeerkamer in de woning van de thuiswerker en de inrichting van die ruimte heeft de Belastingdienst speciale regels opgesteld. Een werknemer die een vergoeding ontvangt van de werkgever, moet die vergoeding als inkomen meetellen. Tenzij in die werkruimte zeventig procent of meer van het arbeidsinkomen wordt verdiend of de werknemer buitenshuis geen soortgelijke werkruimte heeft; in die twee situaties is de vergoeding vrijgesteld van maximaal twintig procent van de huur of (economische) huurwaarde, inclusief de energiekosten en de kosten van inrichting.