Hoe kan ik mobiel werken succesvol invoeren?

Tien tips voor ondernemers

21 augustus 2012

Als je als ondernemer mobiel werken wilt invoeren dan staan er een aantal ingrijpende veranderingen op het programma. MKB Servicedesk geeft je tien tips die je helpen het implementatieproces succesvol te doorlopen.

1 Bedenk wat je wilt

Denk goed na over wat je als bedrijf wilt bereiken door mobiel te gaan werken. Gaat het om een kostenbesparing (op kantoorruimte of reistijden/-kosten), verhoging van de productiviteit of om je werknemers een betere combinatie tussen werk en privé te bieden (goed werkgeverschap)? Het is uiterst belangrijk de invulling van je beleid aan te laten sluiten bij deze keuzes.

2 Schenk aandacht aan het adoptieproces

Besteed veel aandacht aan het adoptieproces. Zijn medewerkers bekend met mobiel werken, hebben ze er ervaring mee? Wat is hun verwachting bij de inrichting en het effect op de organisatie? Zijn er voldoende experts die de implementatie kunnen leiden? Hoe neem je leidinggevenden mee in het proces? Je zult vooraf je organisatie in kaart moeten brengen en een aantal belangrijke keuzes moeten maken. Eventueel kan een adviesbureau je hierin bijstaan.

3 Onderschat de gevolgen voor de sociale binding niet

Zorg ervoor dat medewerkers regelmatig contact met elkaar blijven houden en voeling houden met de organisatie. Het lijkt wellicht raar, maar promoot je organisatie bij medewerkers en wees helder in strategie, voortgang, successen en dergelijke.

4 Zorg voor een duidelijk en eenduidig personeelsbeleid

Laat het niet aan managers of werknemers zelf over om te bepalen wie wanneer mobiel mag werken. Differentiatiebeleid leidt namelijk tot onvrede. Wees eerlijk en helder over wie wel en wie niet mobiel mag werken en om welke reden. Laat het aan de leidinggevenden en werknemers over om de bezetting op kantoor en ontmoeting onderling te organiseren.

5 Maak goede resultaatafspraken

Als je medewerkers mobiel werken, heb je automatisch veel minder zicht op hun werkzaamheden. Daarom is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het werk. Leg uit wat er gedaan moet worden en hoe ze deze doelstellingen kunnen bereiken. Dan weten je werknemers precies wat er van hen wordt verwacht.

6 Bied begeleiding

Mobiel werken vraagt om nieuwe manieren van werken. Er is een bepaalde mate van discipline en zelfstandigheid nodig om goed mobiel te kunnen werken. Bovendien zullen de werknemers gebruik moeten leren maken van nieuwe technologische middelen. Geef de werknemers de tijd om hieraan te wennen en bied begeleiding.

7 Zorg voor goede ICT

Zorg ervoor dat technische middelen goed functioneren. Als het inloggen niet lukt of het teveel tijd kost om documenten van het bedrijfsnetwerk te halen of op te slaan, dan is mobiel werken gedoemd te mislukken.

8 Start met een pilot

Een pilot kan helpen om in een relatief beschermde omgeving te experimenteren met mobiel werken. Je kunt bijvoorbeeld eerst in een klein gedeelte van de organisatie mobiel werken invoeren. Tijdens en na de pilot kan de nodige bijstelling plaatsvinden. Is de pilot succesvol, dan zal dit het adoptieproces ten goede komen. Het enthousiasme slaat dan over op anderen.

9 Laat je niet uit het veld slaan door Arbo-regels

Als je slim met de Arbo-regels omgaat en goede afspraken maakt met je werknemers dan hoeven Arbo-regels geen enkele belemmering te vormen.

10 Laat je adviseren

Mobiel werken is maatwerk. Als je niet beschikt over voldoende kennis, schakel dan een adviseur in.

Last but not least: Doe de Mobiel Werken Scan

Eerst weten of jouw organisatie wel klaar is voor Het Nieuwe Werken? Doe dan nu de gratis scan en kijk of jij de volle 100 punten scoort! Je krijgt op basis van je persoonlijke score tips en aanbevelingen zodat je mobieler en efficiënter kunt gaan werken. 

Bron: Vanya Cobben – Veldhoen + Company