De MKB Servicedesk is verhuisd, maar de verhuizing moet nog beginnen

Column | De kracht van een goed verhuisplan

20 juli 2012

Het is weer een prachig staaltje ondernemersopportunisme. De verhuizing van de MKB Servicedesk van onze locatie aan het Wilhelminapark naar de A2, nabij het Douwe Egberts koffiekopje. We kijken nu uit op de A2 en “The Wall”. Nog veel belangrijker, er rijden meer dan 300.000 auto’s per dag langs.

Kortom, deze ondernemer zag het al voor zich. Het bord op het dak van het pand en laat de marketing maar beginnen. Die verhuizing komt vanzelf goed. No problem!

Natuurlijk, we zijn als bedrijf al redelijk in “the cloud” met onze Google Apps for business, Salesforce CRM  en Exact Online boekhouding en website www.mkbservicedesk.nl. Maar dat neemt niet weg dat bij een verhuizing van een kantoor met 10 werkplekken echter wederom veel meer komt kijken dan deze rasopportunist wilde zien. Met het inpakken van een paar dozen en ontkoppelen van de telefooncentrale en de server ben je er immers niet meer.

Ja, ik heb het artikel op mijn eigen website gelezen over het verhuisplan, ik heb ook een spreadsheet gemaakt met zaken die we moesten regelen. We hebben het met z’n allen besproken, maar toch. De praktijk leert dat we ook volop in de groei zitten en vooral bezig zijn met het bedienen van klanten, met het op tijd opleveren van projecten en deadlines. Zo’n verhuizing staat dan niet bovenaan de lijst. En dan was er ook nog de uitdaging van het huurcontract en het vinden van de onderhuurder. Als ondernemer had ik daar de focus maar op gelegd. Je moet immers wel zorgen dat je geen dubbele risico’s loopt.

De onderhuurder was op 1 november gevonden via de Huisvestingsdesk in het bedrijf www.besparingsplanner.nl.

De deadline voor de verhuizing stond ook ineens vast op 12 november 2010. Lichte paniek maakte zich van mij meester. Hoe gaan we dat klusje klaren? 200 lege vierkante meters aan de A2 en geen echt plan. Ja, dat bord op het dak was de visie, zonder al teveel details over werkplekken (ik had een deel van de inventaris overgedragen aan de nieuwe huurder), telefonie, internet, kabels, kasten, adreswijzigingen, postbussen en nog veel meer.

De vader van collega Liesette - Wiendert Hensen (architect BNA) - heeft de visie vertaald in een plan om de ruimte in te richten. Toen begon het te leven. Bij de concrete invulling van de plannen loop je dan ineens aan tegen nog meer uitdagingen als doorlooptijden van leveranciers van vloerbedekking, wanden en meubels. Kortom, tijd voor een praktische keuze: gewoon verhuizen en daarna verbouwen! Twee weekeinden met het hele gezin dozen vullen hoort er dan bij. Op vrijdag 12 november met het hele team de boel ingepakt in Oudwijk en uitgepakt aan de Radonweg. Strak gepland en uitgevoerd door VDT en Up and Running - met de telefonie en de server - zodat we snel weer in de lucht waren. Met veel support van onze nieuwe buren Aamigoo Groupen onderburen Vans - die een paar mooie meubelen uitleenden.

Nu zitten we aan de A2 en gaan we de visie en de droom alsnog praktisch realiseren. Begin 2011 zijn we echt klaar met de verhuizing, die vandaag nog moet beginnen bij het plan voor de definitieve plattegrond.......Een volgende keer zal ik toch wat beter plannen.

Auteur

Willem Overbosch