Hoe werk ik met Google Drive?

Online bestanden maken en beheren

04 februari 2020

Je hebt met Google Drive overal en altijd toegang tot je bestanden. Je logt in met je Gmail-account en op ieder apparaat dat verbinding met internet heeft, kun je online documenten beheren en bewerken. Bestanden staan veilig online (in de cloud) opgeslagen.

Whitepaper Hoe bedien ik mijn klanten online?

Grote voordelen Google Drive

Het grote voordeel van werken met Google Drive is dat je altijd en overal bij je documenten kunt en met meerdere personen tegelijk in een document kunt werken. Realtime samenwerken, zonder complex versiebeheer en heen-en-weer gemail. Je werkt altijd in hetzelfde document en ziet dus dezelfde informatie. Ook al de een in een koffietentje zit en de ander op kantoor.

Wat kun je met Google Drive?

Binnen Google Drive kun je bestanden en/of mappen aanmaken. Je kunt ook mappen en/of bestanden uploaden van je harde schijf naar Google Drive. Office-documenten, PDF’s, foto’s, bijna alles is te uploaden. Die bestanden kun je dan bekijken en in de meeste gevallen ook eenvoudig converteren naar Google Docs om ze te bewerken.  

Onder de knop ‘NIEUW’ heb je de volgende basis-opties:

  • Map

  • Bestanden uploaden

    Google Documenten (tekst-bestand)

  • Google Spreadsheet (zoals excel)

  • Google Presentaties (zoals powerpoint)

Daaronder staat Meer, via deze knop kun je bijvoorbeeld ook een Formulier (vragenformulier / enquête) maken of een Tekening (eenvoudige tekentool).

Bestanden delen

Het delen van bestanden gaat heel eenvoudig. Na een type bestand aangemaakt te hebben kun je via de grote blauwe knop 'DELEN' (rechtsboven) anderen toegang verlenen. Je kunt ook standaard instellen dat iedereen in je organisatie of bepaalde personen alle bestanden kunnen inzien. Je kunt groepen aanmaken en zo per afdeling documenten delen. Op die manier zijn documenten/mappen ook automatisch gedeeld met een nieuwe medewerker die later aan die groep wordt toegevoegd.

Je kunt per bestand kiezen of de gedeelde persoon: mag bewerken, opmerkingen mag plaatsen of slechts 'kan weergeven'. Je kunt ook een e-mail laten verzenden naar die persoon, zodra je het document of de map deelt met iemand. Deze is dan bij de gedeelde persoon zichtbaar bij ‘Gedeeld met mij’ in je Drive-structuur.

Delen met externen

Je kunt bestanden ook delen met personen buiten je organisatie. Diegene moet dan wel een Google-account (Gmail) hebben of een koppeling daarmee. Zo’n account is eenvoudig aan te maken en te synchroniseren met een ander e-mailadres (bijvoorbeeld een Outlook-adres). Je kunt bestanden ook ‘als bijlage mailen’ vanuit Drive. Zo kun je bijvoorbeeld een tekstdocument in Word-structuur als bijlage versturen per e-mail.

Rechten: beheersbaar

Je kunt de rechten in eigen hand houden als ondernemer. Per document kun je bepalen wie je er in deelt, wie mag bewerken, en wie het document verder mag delen met anderen.

Tip: Als je een opmerking plaatst in een document kun je een + of @-teken toevoegen voor de naam van een persoon. De persoon krijgt dan automatisch een mail met die specifieke opmerking. Bijvoorbeeld: +Hans of @Hans moet nog even de juiste links toevoegen.

Google Drive synchroniseren met schijf

Je kunt ook Google Drive installeren op de harde schrijf van je computer. Je kunt dan een map op je computer aanmaken, die live synchroniseert met Google Drive. Die map verschijnt binnen Drive onder ‘Mijn Schijf’ in je mappenstructuur. Ook andersom is het mogelijk, door vanuit Google Drive bepaalde mappen te synchroniseren met je harde schijf. Zo werk je deels in de cloud en kun je ook offline doorwerken.

Tip: Synchroniseer (Sync) alleen de mappen vanuit Drive met je harde schijf waarbij dit echt nodig is, anders staat alles in de cloud en fysiek op je harde schijf. Zo kom je sneller aan je opslaglimiet (gratis 5GB in Google Drive) en verhoog je het risico tot datadiefstal. Als je apparaat gestolen wordt zijn al deze bestanden op je fysieke schijf toegankelijk voor de verkeerde personen.

Beveiliging

Om je Google Drive-omgeving te beveiligen kun je een extra beveiligingsoptie inschakelen; een tweede authorisatiecode als je inlogt. Deze ontvang je dan via sms. De beveiligsoptie stel je in bij je Gmail-account > instellingen > accounts: en dan verificatie in twee stappen aanvinken.

Om bestanden terug te vinden binnen Google Drive kun je gebruik maken een zoekoptie. Handig is om geavanceerde zoekopties te gebruiken. Hierbij kun je zoeken op:

  • Type (document / presentatie / etc)

  • Datum gewijzigd (selecteer periode)

  • Naam van item (titel)

  • Bevat de woorden (ieder woord in een bestand wordt doorzocht)

  • Eigenaar (wie heeft het bestand aangemaakt?)  

  • Gedeeld met (naam of e-mailadres persoon)

  • Locatie (overal / met ster gemarkeerd / in prullenbak)

Je kunt ook bestanden sorteren (in volgorde weergeven) op:

  • Naam

  • Eigenaar

  • Laatst gewijzigd

  • Laatst gewijzigd door mij (via selecteeropties 'A-Z button' rechtsboven)

  • Laatst geopend door mij (via selecteeropties 'A-Z button' rechtsboven)

Hulp nodig?

Om structuren aan te maken is het handig om intern een beheerder aan te stellen of advies te vragen aan een extern bedrijf. Tip: Google Drive is een onderdeel van Google Apps. Het gebruik hiervan werkt het beste in combinatie met internetbrowser Google Chrome. Daardoor komen meer functionaliteiten beschikbaar en zijn bestanden beter te converteren. Zo kun je vanaf je harde schijf (je bureaublad bijvoorbeeld) een plaatje direct in je Google Drive document slepen. Dit werkt niet in met alle internetbrowsers.

Office 365

Grote concurrent van Google Apps is Office 365 van Microsoft. Lees de concurrentieanalyse van de twee online kantooroplossingen.

foto: NIRUT RUPKHAM / Shutterstock.com

Auteur

Raphael Klees