Personeel denkt vóór invoering negatiever over Het Nieuwe Werken dan erna

Column | Over ik-werk-uit-mijn-tas-tassen en open koffie's

23 november 2012

Ik heb onderzoek gedaan naar de invoering van Het Nieuwe Werken. En wat blijkt: personeel is voorafgaand aan de invoering negatiever dan ná de invoering.

Whitepaper 'De flexibele onderneming'

Vorig jaar heb ik verschillende bedrijven bezocht, die me uitgebreid vertelden over verstelbare designtafels en de nieuwste ICT gadgets. Toen ik bij een bezoek aan een bank vroeg wat voorafgaand aan de invoering van Het Nieuwe Werken aan de medewerkers gecommuniceerd was, en wat zij er van vonden, bleek dat ze me hier weinig over konden vertellen. Sterker nog, de communicatie over HNW ging pas van start toen het aantal werkplekken al met 30 procent verminderd was. Niet handig, want door je bewust te zijn van de gedachtegang van medewerkers en hierbij stil te staan, heeft de invoering van HNW een grotere kans van slagen.

Zorgen en ideeën over Het Nieuwe Werken

Laatst hoorde ik van een bedrijf dat door middel van gesprekken met kleine groepen medewerkers de zorgen en ideeën over HNW bespreekbaar maakte. Deze waardevolle informatie is aangeboden aan het bestuur. Een prachtig initiatief. Het rapport verdween echter in een la en het bestuur heeft er nooit iets mee gedaan. Jammer.

Verwachting Het Nieuwe Werken

Uit mijn eigen afstudeeronderzoek (*) blijkt dat medewerkers voorafgaand aan de invoering vaak beduidend negatiever denken over HNW dan medewerkers die al volgens HNW werken. Zij zien minder kansen om te leren van collega’s, verwachten dat zij minder sociaal contact hebben en denken bovendien slechts beoordeeld worden op harde resultaten. Na de invoering van HNW blijken deze verwachtingen vaak mee te vallen.

Hoe maak ik Het Nieuwe Werken tot een succes? 

Het is dus belangrijk om stil te staan bij het menselijke aspect van HNW om de invoering ervan tot een succes te maken. Dit aspect krijgt gelukkig steeds meer aandacht, bijvoorbeeld in de media, en steeds vaker huren organisaties experts in die zich toeleggen op de ‘softe kant’ van HNW. Vertrouwen geven en verantwoordelijkheid nemen, de kern van HNW, is namelijk makkelijker gezegd dan gedaan. Toch is het vaak aanlokkelijk om te concentreren op de ‘harde kant’: waar ICT en huisvesting vaak tastbaar zijn, is de gedachtegang van de medewerker dat niet. Het is dan makkelijker je bezig te houden met het ontwerp van de nieuwe coffeecorner en de keuze voor een bepaald merk mobiele telefoon.

Hoe weet ik wat mijn medewerkers vinden van Het Nieuwe Werken? 

Er is een aantal manieren om inzichtelijk te maken wat de werkelijke houding van medewerkers is tegenover HNW:

  1. Speel het HNW spel. Bij dit spel staat op elk kaartje een stelling, geredeneerd vanuit de ik-persoon. Hiermee maak je bepaalde onderwerpen, zoals bijvoorbeeld angst voor sociale isolatie, beter bespreekbaar.

  2. Organiseer bijeenkomsten waar tijd en ruimte is om van gedachten te wisselen en waar medewerkers van soortgelijke organisaties (die al wel aan HNW doen) aanwezig zijn om hun eerdere verwachtingen en uiteindelijke ervaringen te delen.

  3. Creëer een fysieke plek in de organisatie waar men anoniem verwachtingen kan achterlaten, bijvoorbeeld een HNW-muur. Belangrijk is om als organisatie te reageren op de verwachtingen. Bijvoorbeeld door aan te geven welke maatregelen er zullen worden getroffen om eventueel verlies aan sociale cohesie te voorkomen.

Hoe laat ik mijn medewerkers kennis maken met Het Nieuwe Werken?

Kortom, het is belangrijk om ruim voor de invoering van HNW al aandacht te besteden aan het onderwerp. Communiceer niet alleen eenzijdig, maar bied mensen een podium om hun verwachtingen uit te spreken en reageer hierop als organisatie. Omdat de verwachtingen vaak negatiever zijn dan de ervaringen is het daarnaast goed om medewerkers zoveel mogelijk al te laten ervaren wat HNW is. Dit kan bijvoorbeeld door:

  1. Het spelen van de HNW Game. In de HNW Game worden verschillende aspecten van HNW gesimuleerd. Managers worden uitgedaagd om meer vertrouwen te geven en werknemers ervaren wat het is om deze vrijheid te vertalen in verantwoordelijkheid.

  2. Trakteer medewerkers eens op een masseur of yogales midden op de dag. Laat hen ervaren wat de impact is van ontspannen tijdens werktijd op de productiviteit en gemoedsrust.

  3. Organiseer open koffie’s waarbij diverse sprekers element van HNW behandelen. Stel de bijeenkomst geheel in stijl van HNW open voor iedereen en ervaar wat netwerken is. Onder andere de gemeente Den Bosch organiseert met veel succes open koffie’s.

  4. Stel de ‘ik werk uit mijn tas’-tas beschikbaar. De tas bevat alle materialen waarmee je kunt ervaren hoe het is om plaats en tijdonafhankelijk te werken. Onder andere de gemeente Rotterdam is fervent gebruiker van de tas.

  5. Organiseer de HNW Safari tour. Breng een bezoek aan diverse bedrijven waar HNW al is ingevoerd en ga waar mogelijk eens een deel van de dag werken buiten kantoor. Bijvoorbeeld bij Seats2Meet.

Tot slot, maak de invoering van HNW niet te zwaar maar vooral ook leuk! Plezier zorgt dat mensen in beweging komen. Mensen willen wel veranderen, maar niet veranderd worden.

*Meer weten over dit onderzoek of over de HNW interventies? Neem dan gerust contact met mij op!

Auteur

Rixt Kuipers