Ban niet ál het papier uit je kantoor

Column | De papierloze illusie

21 december 2012

Na 244 jaar is dit jaar de Encyclopedia Britannica opgehouden te bestaan. Op papier in ieder geval. De papieren versie is vervangen door een online versie (70 dollar per jaar). Reden: de informatie was al verouderd nog voordat de drukker ze ontving, laat staan het moment dat je boekenkast kreunde onder het gewicht van de 32 boekdelen.

Whitepaper Benut je online kansen: cloud computing

Papier draait al een tijdje mee, al meer dan 2100 jaar, toen het scheppen van papier in China werd uitgevonden. Daarvoor krasten we op van alles en nog wat, waaronder kleitabletten (waar gek genoeg het woord voor de moderne handcomputer ‘de tablet’ is afgeleid). In het begin was het maken van papier nogal wat werk, maar veel later kon papier in grote hoeveelheden gemaakt worden en heeft papier als informatiedrager een wezenlijke invloed gehad op de geschiedenis.

Papierloos kantoor

In mijn ‘early days’ als IT’er droomde we nog van paperless of paperfree offices. Een kantooromgeving waar papier was vervangen door digitaal. De term duurzaamheid bestond nog niet, maar het terugbrengen van het papierverbruik was wel degelijk mede ingegeven door ‘groene’ argumenten.

Weg met dure archieven

Een belangrijker argument was echter dat digitale data onverwoestbaar leek. Eenmaal gedigitaliseerd zou je het nooit meer kwijtraken was de gedachte. Je maakte gewoon regelmatig een back-up en klaar was je. Weg met die dure papieren archieven.

Terug naar de floppy

Inmiddels weten we beter. Laatst vond ik op zolder nog een floppy-disk. Op de label had ik met dikke stift geschreven: scriptie: niet weggooien! Leve de digitale opslag. Nergens meer een computer waar de floppy in kan. Had ik de papieren versie maar bewaard. Vergeeld wellicht, maar in ieder geval nog leesbaar. Maar zelfs al had ik een apparaat gehad voor mijn floppy, dan was ik nog geen stap opgeschoten. Ik vermoed in ieder geval dat mijn Word-versie geen chocola had kunnen maken van Wordperfect 4.1 of Wordstar. En ook mijn huidige Excel kan niet uit de voeten met Lotus 123. Conclusie: slechts twintig jaar digitaal bewaard, maar volstrekt onbruikbaar.

Wat zet je wel en niet in de cloud?

Hoe ziet de toekomst van bewaren eruit? Naast je eigen omgeving biedt de cloud oneindige mogelijkheden. Maar wat bewaar je aan vertrouwelijke informatie in die cloud? Zet je de foto’s allemaal in je Google-opslag, Dropbox of een andere cloud-opslagfaciliteit? Hou in dat geval niet alleen rekening met de houdbaarheid van de informatie, voldoende beveiliging van de cloud-omgeving, maar ook de leesbaarheid op langere termijn.

Verbind niet álles op internet

Anthony House, privacychef van Google Europe zei niet zo lang geleden: “ik verwacht dat papieren opslag voor belangrijke data terugkeert”. Zijn advies: belangrijke overeenkomsten en bedrijfskritische informatie? Zet ze op een stand-alone computer of op papier. Met andere woorden: verbind niet alle informatie met het internet. Hackers kunnen overal bij, zolang het verbonden is met internet. Of het nu je server op kantoor is, of je informatie in de cloud.

Papier als informatiedrager wordt belangrijk

Gezien de huidige ontwikkelingen rondom de cloud zoals het eigenaarschap van data die afhankelijk lijkt van de locatie waar deze wordt opgeslagen, ben ik dat met hem eens. Papier als informatiedrager wordt in de toekomst weer belangrijker. De floppy illustreert hoe de wereld is verandert. De komende twintig jaar verandert de wereld minstens zo snel.

Bedrijfskritische informatie

Digitaal is de norm en dat lijkt mij geen probleem, maar de stap van paperless naar paperfree is niet zaligmakend. Kennis zoals vastgelegd in encyclopediën is vluchtig, maar bedrijfskritische informatie hoort niet in de cloud. Hou het op papier. Better safe than sorry.

Auteur

Erwin Koster