Zet een online papierversnipperaar op kantoor

Column | Bring Your Own Software

15 juli 2013

Op ieder kantoor staat een papierversnipperaar. Medewerkers versnipperen alle belangrijke documenten zorgvuldig alvorens deze bij het vuilnis te zetten. Bijna krampachtig proberen we ervoor te zorgen dat bedrijfsgevoelige informatie niet in verkeerde handen valt, want dat zou catastrofale gevolgen kunnen hebben.

Kantoor in de cloud

Met het online laten slingeren van dergelijke documenten met behulp van gratis software, denk bijvoorbeeld aan Dropbox, iCloud en Evernote, hebben we echter veel minder moeite. En dit terwijl het gebruik van gratis software privacy, back-up en eigendomsrisico’s met zich mee brengt. Uit onderzoek blijkt zelfs dat 70 procent van zakelijk Nederland consumentensoftware gebruikt om online mee samen te werken. Ik vind dit een schril contrast. Tegenwoordig is immers de kans dat iemand jouw papierbak doorzoekt toch vele malen kleiner dan dat iemand jouw online opgeslagen documenten gebruikt voor advertentiedoeleinden? Door het toestaan van gratis software binnen een organisatie worden privacy en veiligheidsrisico’s in de wind geslagen.

Wildgroei van gratis software

Er is een wildgroei van software ontstaan om online documenten uit te wisselen, te delen, te versturen en op te slaan, ieder met hun eigen kenmerken. Medewerkers kunnen kosteloos en bijna moeiteloos deze software downloaden. Deze technologische keuzevrijheid van medewerkers kan voordelen opleveren. Zo blijven de kosten laag omdat organisaties geen dure apparatuur en softwarelicenties hoeven aan te schaffen om samenwerking te faciliteren, en nemen medewerkers beheertaken uit handen doordat ze zichzelf verantwoordelijk voelen voor de software. Helaas zitten er ook flink wat nadelen aan deze optie.

Slecht beveiligde documenten

Het klinkt ook bijna te mooi om waar te zijn: overal ter wereld gemakkelijk toegang tot de online werkomgeving en altijd alle documenten kunnen raadplegen. Deze ideale situatie bestaat, maar in het geval van gratis software is helaas de eigenaar niet de enige die bij de documenten kan… De aanbieder van de software krijgt namelijk ook toegang tot deze documenten. Daarnaast ontbreekt er bij de aanbieder van de software vaak de garantie dat informatie goed en beveiligd wordt opgeslagen, worden eigendomsrechten van de documenten afgegeven door het accepteren van de algemene voorwaarden en worden persoonsgegevens verkocht en gebruikt voor advertentiedoeleinden. Mocht het datacentrum nou in Amerika staan heb je ook nog eens te maken met de Patriot Act die de Amerikaanse overheid ongebreideld toegang geeft tot alle documenten.

Bring Your Own Software

Het is dus als ondernemer zeker verstandig om deze risico’s af te wegen en na te gaan hoeveel privacy je waard is. De trend dat medewerkers hun eigen software gebruiken voor zakelijke doeleinden is al zover doorgedrongen dat het zelfs al een naam heeft gekregen: Bring Your Own Software. Ondernemers staan voor een dilemma: Gratis software toestaan? Of toch maar kiezen voor een veilige betaalde variant? Tegen een kleine vergoeding kun je de risico’s al ondervangen. Hiermee faciliteer je als organisatie één veilige oplossing waarmee iedereen digitaal kan samenwerken, zonder pottenkijkers. Het wordt tijd dat de ouderwetse papierversnipperaar plaats maakt voor een online variant. Ik zeg: ‘gat in de markt!’.