"Door digitalisering is de kwaliteit en werksnelheid enorm toegenomen"

Interview Ton Leurs | Digitaliseer je bedrijf

12 juni 2017

Wil jij ook af van al die grote grijze archiefkasten vol met papier? Wil je digitaliseren maar weet je niet waar je moet beginnen? Lees de ervaring van ondernemer Ton Leurs, die nu de voordelen plukt van digitaal werken.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Eerste hulp bij Digitaliseren

Naam: Ton Leurs

Functie: Oprichter en eigenaar

Bedrijfsnaam: DenL Business Support

Opgericht in: 1981

Aantal werknemers: 8

Bedrijfsvorm: BV

Hoe belangrijk is digitaal werken binnen jullie organisatie?

Digitaal werken is voor ons super belangrijk. Sinds 2010 zijn we volledig overgestapt op digitaal bewaren van gegevens. In onze branche hebben we een bewaarplicht van de niet permanente gegevens van minimaal zeven jaar. Onze volledige administratie moeten we dus zeven jaar bewaren. Dat deden we voorheen door alle benodigde papieren in het archief in onze kelder op te slaan. Sinds 2010 gaat dat volledig digitaal. Ieder jaar kunnen we een jaar aan administratie vernietigen. Na 2017 hebben we dan een flink stuk aan bedrijfsruimte gewonnen.”

Wat zijn de belangrijkste voordelen voor jullie?

“De kwaliteit van data is een stuk hoger en de werksnelheid is enorm toegenomen. Iedereen kan de documenten veel sneller vinden en er worden veel minder fouten gemaakt bij het opslaan van gegevens. Voorheen moest je bijvoorbeeld bepaalde bankgegevens handmatig ‘over kloppen’ om ze in je digitale systeem op te slaan. Dan is een foutje zo gemaakt en bovendien kost het veel tijd. Tegenwoordig importeren wij de af- en bijschrijvingen, waardoor je het zo in je eigen digitale omgeving kunt verwerken. Foutloos.”

Hoe hebben jullie de organisatie omgezet naar de digitale omgeving?

“Als kantoor zijn wij aangesloten bij het NOAB (Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen). Zij hebben ons duidelijke richtlijnen gegeven voor het digitaliseren van ons bedrijf. We hebben een stappenplan gekregen en dat volledig afgewerkt. Periodiek zijn er audits waarbij het NOAB komt kijken of alles conform de afspraken wordt uitgevoerd. Aan de hand van een kwaliteitssysteem hebben we alles geperfectioneerd.”

Wat voor effect heeft de overstap naar digitaal opslaan gehad op je software?

“We werken vanuit verschillende systemen. Onze boekhouding doen we voor een groot deel in Exact Online Daarnaast werken we met software van Elsevier en WinSalar. Verder gebruiken we intern de software van ProManagement die aansluit bij onze werkprocessen. Alle software is inmiddels goed op elkaar afgestemd. De digitale gegevensuitwisseling is ontzettend verbeterd de laatste jaren. Voorheen was het importeren/exporteren van data nog wel eens een probleem, maar nu is het heerlijk werken.”

Wat voor effect heeft de overstap naar digitaal opslaan gehad op je hardware?

“We hebben het servicecontract van onze multifunctional printer gedownscaled. We maken er steeds minder gebruik van, en verbruiken dus ook veel minder papier. Wel hebben we geïnvesteerd in scanners. Op elke afdeling staat nu een scanner, waarmee je rechtstreeks met een druk op de knop het gescande document in de goede map kunt opslaan. Daarnaast hebben we onze servercapaciteit uitgebreid. Daar moet je wel rekening mee houden, want met digitaal werken verhoog je de omvang van je data. Wij hebben deels gekozen voor het werken in de cloud, maar werken daarnaast ook nog met een eigen server. Van onze server wordt elke nacht automatisch een back-up gemaakt, waardoor we het risico van gegevensverlies minimaliseren. Verder heeft iedere werkplek bij ons nu twee schermen en de meest recente software. Dat is wel een vereiste als je alles digitaal wilt verwerken.”

Auteur

Raphael Klees