Document Management: zorg dat het werkt

Stem het proces af op de behoeften van je werknemers

12 juni 2017

Hoe zorg je dat het werken met een document management systeem ook echt werkt in je organisatie? Als je een systeem gaat aanschaffen is het zaak je werknemers te trainen en te faciliteren.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Whitepaper Document Management

Eindgebruiker is koning

De eindgebruikers, waarschijnlijk je werknemers, zijn heel belangrijk bij het proces van document management. Het is zaak ze al vanaf het begin te betrekken bij het in kaart brengen van alle werkprocessen en het nadenken over mogelijke oplossingen voor problemen. Dit zorgt voor volledige draagkracht binnen je organisatie.

Hoe zorg ik dat het werkt binnen mijn organisatie?

- Maak een protocol

- Train werknemers

- Maak werknemers bewust van de voordelen

- Houd het proces in de gaten / Stuur op succes

- Zorg voor hulplijnen

Trainingen

Om je organisatie bekend te maken met alle tools en trics van een document management systeem is het slim een aantal praktische instructietrainingen te laten verzorgen door de leverancier. Je hebt gebruikerstrainingen voor alle eindgebruikers en beheertrainingen voor de IT-beheerder(s) binnen je organisatie. Je kunt in de meeste gevallen kiezen voor instructietrainingen vooraf en eventuele evaluatietrainingen, waarbij gebruikers worden geholpen met praktische problemen. Bij de afname van een document management oplossing is het slim deze trainingen in te plannen. Hierop bezuinigen is fataal voor de productiviteit en efficiëntie binnen je organisatie. Een systeem is één, maar er goed mee werken is twee. Je leverancier of een andere specialist kan je de nodige bijsturing geven om het systeem zo effectief mogelijk in te zetten binnen je bedrijf.

Cultuuromslag

Werken met een document management systeem kan een behoorlijke cultuuromslag zijn voor werknemers. Ze moeten anders leren werken. Degenen die het lastig vinden moeten daarbij geholpen worden, anders is de kans groot dat ze de voordelen van het systeem links laten liggen en dat wil je niet.

Het is goed om één persoon aan te stellen binnen je bedrijf die verantwoordelijk is voor het goed gebruiken van het systeem. Heb je die niet in huis, huur dan iemand in die bijvoorbeeld drie maanden lang op de werkvloer rondloopt en alle vragen beantwoordt van je werknemers. Misschien krijgt die persoon honderd keer dezelfde vraag, maar het is beter dat alle werknemers het snappen dan dat de informatiestroom ergens vastloopt en er zich een chaos vormt in je documentopslag en gebruik.

Logisch opslaan

Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het opslaan en gebruik van documenten door werknemers.

Alle gebruikers moeten over de opslag van een document weten:

Waar? In welke map/dossier?

Met welke naam (titel)?

Met welke kenmerken (tags, beschrijving)?

Denk hier goed over na, zodat een document altijd terug te vinden is. Je kunt bij het opslaan van een document bepaalde tags (labels) toevoegen, waardoor een document makkelijk vindbaar is. Dit noem je metadata. Bij sommige document management systemen wordt dit automatisch gegenereerd. Bij andere systemen moet je het handmatig invoeren. In veel systemen kun je naast de titel en de metatags ook zoeken op inhoud van het document. Maar hoe zit het met inscannen en uploaden van papieren documenten? Moet je dit allemaal handmatig gaan invoeren? Nee. Ook hier zijn slimme oplossingen voor. In veel gevallen kun je op je MFP (multi functional printer) bij het scannen een map selecteren waarin het document (of reeks documenten) terecht komt. Helemaal handig is OCR (Optical Character Recognition), waarmee bij het scannen het document direct uitgelezen wordt op titel, kenmerken en inhoud. Deze worden dan automatisch als metatags aan het digitale bestand toegevoegd, waardoor je het altijd eenvoudig terug kunt vinden in je digitale archief.

Meer over document management lees je in het whitepaper Document Management.

Auteur

Raphael Klees