Ondernemer worden? Document management hoort erbij!

Column John de Waard | Nieuwe generatie ondernemers

12 juni 2017

Onderzoek door LinkedIn heeft uitgewezen dat 21 procent van de ouders graag ziet dat hun kind ondernemer wordt. Van de kinderen zelf is ook een op de vijf overtuigd van het nut van een eigen bedrijf. Dat is toch mooi. Ondanks alle ellende die je als mkb’er op je af krijgt deze tijd zijn er blijkbaar nog steeds heel veel die heil zien in een onderneming.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Eerste hulp bij Digitaliseren

En dat is om te beginnen natuurlijk een MKB-bedrijf. Of denk je dat die van jou meteen een multinational gaat starten…?

Digitaal ondernemen

Het heeft ook wel voordelen. Als die generatie namelijk daadwerkelijk een eigen onderneming gaat opzetten, zouden ze dan niet net zo veel digitaal gaan doen als ze nu doen? Nu zie ik alleen maar Twitterende, Facebookende en Whats-appende kinderen om me heen. In ieder geval bij mij thuis. Voordeel daarvan – naast alle ergernissen uiteraard – is dat ze vertrouwd zijn met het fenomeen digitale informatie en digitale communicatie. Sterker nog, volgens hun bestaat er geen andere informatie en geen andere manier van communiceren. Belminuten hebben ze niet meer. Alleen internet, daarmee kun je toch Whats-appen? Kun je lekker met veel mensen tegelijk ‘praten’. En wat doen ze eigenlijk met al die informatie die de revue passeert? Niets, inderdaad. Niets zo vluchtig en oppervlakkig als de huidige jeugd.

Bewaren? Hoe zo?

Ik ben nog van de generatie die alles vastlegt en bewaart, tenzij… Zij zijn echter van de generatie die niks bewaart, tenzij… En je moet van goeden huize komen om ze ervan te overtuigen iets van die informatie te bewaren. ‘Heb ik toch allang gelezen. Wat moet ik er verder nog mee dan?’

De waarheid ligt natuurlijk ergens in het midden. En als die generatie ondernemer gaat worden, moeten ze wel tijdig worden ‘opgevoed’. Bedenk als moderne mkb-ondernemer tijdig wat je zou moeten bewaren (omdat het bijvoorbeeld wettelijk verplicht is) en bedenk daarbij meteen hoe lang je het moet bewaren en sla dat op. De volgende stap is om alle documenten en informatie te verwijderen die niet relevant zijn voor het bedrijfsproces (want daarover hebben we het nu even, niet over de privézaken), te vernietigen of anderszins buiten beeld te plaatsen.

Dat is natuurlijk best lastig, want veel van jullie zijn waarschijnlijk net als ik van de generatie die alles bewaart, tenzij… Een mooie oplossing zou zijn om een (half) geautomatiseerd systeem te gebruiken, waarbij je van alle documenten meteen vastlegt wat het is, waarom het er is, hoe lang het bewaard moet blijven en in welke context het is gebruikt. 

Dat lijkt verdacht veel op een document management systeem

Leg dat maar eens uit aan je kinderen. Je kan er niet vroeg genoeg mee beginnen.

Auteur

John de Waard