Duizenden bedrijven straks niet klaar voor SEPA

Let op: zorg dat jij geen betalingen misloopt!

06 januari 2014

20.000 tot 60.000 bedrijven zullen op 1 februari nog niet klaar zijn voor de overgang naar het Europese rekeningnummer IBAN, schatten de Nederlandse banken. Dat is een probleem, want banken mogen vanaf 1 februari geen betaal- of incasso-opdrachten meer verwerken met oude nummers. Zorg dat jij hier niet bijhoort.

Whitepaper Slimme factuurverwerking

Vooral kleinere bedrijven, gemeenten en verenigingen zijn nog niet voorbereid op de overgang, zegt programmamanager Bernard Juffermans van SEPA Nederland. Grote chaos voorziet hij niet. De meeste van de 1,2 miljoen Nederlandse bedrijven zijn wel klaar voor de Europese betaalmarkt. 

Wat gebeurt er?

Per 1 februari gaan alle burgers in de Europese Unie over op IBAN - het Europese rekeningnummer waaraan landen- en bankcodes zijn toegevoegd. SEPA - de Single Euro Payment Area - maakt betalingsverkeer binnen Europa makkelijker, maar als bedrijf of organisatie moet je met een aantal zaken rekening houden.

Zorg dat in je boekhoudsysteem en andere bedrijfssoftware plek is voor lange rekeningnummers met letters - in Nederland worden rekeningnummers 18 tekens lang. Een rekeningnummer uit Malta kan zelfs uit 34 tekens bestaan. Dat moet dus wel passen. De meeste boekhoudsystemen worden hier automatisch aan aangepast, maar je wilt niet voor nare verrassingen komen te staan. Controleer dus al je programma’s waarin je werkt met betalingen. 

Wat moet je doen?

  • Stuur je klanten een nieuwe factuur of acceptgiro voor hun IBAN- rekeningnummer, als je dat nog niet hebt. Ook van leveranciers en medewerkers heb je hun IBAN-rekeningnummer nodig. 

  • Zorg dat je machtigingen geldig zijn - telefonische machtigingen of machtigingen via internet kunnen niet worden overgezet naar SEPA. Zorg in dit geval dus voor nieuwe machtigingen. Je moet machtigingen ook iets langer bewaren, in plaats van 12 heb je 14 maanden bewaarplicht.

  • Kondig incasso’s minimaal 14 dagen van tevoren aan, bijvoorbeeld op je website, op de nota of factuur of in een brief. Periodieke incasso's mag je in een keer aankondigen. 

Auteur

Marlou Visser