Hoe kan ik met een klein budget mobiel werken?

COPE, SaaS en andere goedkope mobiele oplossingen

31 december 2013

2014 wordt het jaar van de derde en laatste mobiele revolutie, voorspelt Frankwatching. 'Het jaar van de volledige integratie van mobiel internet in ons dagelijks leven.' En in je onderneming. Welke oplossingen maken mobiel werken het meest efficiënt?

Mobiel Werken Scan

De voordelen van mobiel werken zijn bij de meeste ondernemers inmiddels bekend: snelle schakeling met de klant, meer productiviteit én werkplezier bij medewerkers, minder ziekteverzuim en een kortere reistijd. Toch zegt 56 procent van de ondernemers niet mobiel te kunnen werken wegens een gebrek aan middelen, bleek eerder dit jaar uit een onderzoek van MKB Servicedesk en KPN. En dat terwijl aanschaf van die middelen helemaal niet duur hoeft te zijn. Daarom, drie kostenoverwegingen:

1. COPE in plaats van BYOD

Het begrip Bring Your Own Device is inmiddels geland. Het fenomeen, waarbij medewerkers hun eigen apparatuur inzetten op de werkvloer en op alle andere plekken waar ze mobiel werken, lijkt goedkoop. Je bent tenslotte als ondernemer geen geld kwijt aan allerlei apparatuur. Je vergeet één ding: het geld dat het oplossen van problemen kost. BYOD is tenslotte niet echt beheersbaar, waardoor virussen op de devices van je medewerkers zomaar kunnen zorgen dat je bedrijfsgegevens in verkeerde handen terechtkomen. 

Kies in plaats daarvoor voor COPE: Corporate Owned, Personally Enabled. Daarbij mag je werknemer wel zelf kiezen met welk devices hij werkt, maar ben jij degene die de apparatuur aanschaft. En daarmee de regie houdt en eisen mag stellen aan het gebruik ervan. Zo kun je een selectie maken van de modellen waar je personeel uit kan kiezen, gebruikerspermissies instellen, firewalls installeren en goedkope bel- en internetbundels aanschaffen. 

2. SaaS in plaats van losse software

Natuurlijk kun je ook voor mobiel werkend personeel nog steeds kiezen voor een softwarepakket dat geïnstalleerd wordt via een cd of dvd. Voor een paar honderd euro per jaar koop je een licentie voor één computer. Maar je kunt ook kiezen voor Software as a Service, waarbij je software volledig online wordt gehost. Voor een tientje per gebruiker, per maand, heb je al vergelijkbare programma's in huis, waarmee je personeel óók op ieder moment, op iedere plek uit de voeten kan. Mits ze een internetverbinding hebben.

Expert Sascha Stolwijk: "Misschien denk je: mijn huidige software-licentie is goedkoper dan een lincentie die ik uit een SaaS-oplossing zou halen. Maar als je ook kijkt naar verborgen kosten, die je wél maakt bij je huidige software-oplossing en niet bij je SaaS-oplossing, is die laatste voordeliger." 

3. Cloudbeheerder in plaats van ICT'er

Je kunt je computers en software laten beheren door een ICT'er, maar als je kiest voor Software as a Service of andere cloudoplossingen, kun je het systeembeheer ook volledig uitbesteden. Aan de aanbieder ervan. Helemaal gratis. Deze partijen lossen namelijk zélf problemen op en voeren updates uit. Ondernemer Joep Arts van Oxyme, die gebruik maakt van Google Apps en programma's als Basecamp, Twinfield en Harvest, zegt: "Google is één van onze systeembeheerders, waarmee ik de kosten voor een dure ICT'er uitspaar. Ook al werk ik met tientallen vaste medewerkers in Nederland en met meer dan driehonderd flexibele krachten die vanuit het buitenland werken: ik zou niet weten waarom ik een systeembeheerder zou inhuren. Een dure software-upgrade laten uitvoeren? Nee hoor, dat gebeurt gewoon vanuit Google of Adobe." 

Auteur

Lenneke Arts