Proforma factuur: alles wat je moet weten

Wat is een proforma factuur? 

Een proforma factuur, ook bekend als proforma nota of proforma invoice, is een onofficiële voorlopige factuur. Je klant krijgt hiermee alvast informatie over producten of diensten die je gaat leveren. Het is geen officiële factuur, maar een informatief document dat alvast laat zien wat er geleverd gaat worden en wat dat gaat kosten. Proforma facturen worden vaak gebruikt bij internationale handel, bij offerteaanvragen of als je klant eerst een overzicht wil zien voordat hij een beslissing maakt. 

Wat betekent proforma? 

Pro Forma betekent ‘voor de vorm’. Het verplicht je klant dus tot niets. De officiële factuur heeft wel een betalingsverplichting.  

Wanneer gebruik je een proforma factuur? 

Een proforma factuur gebruik je vaak in de volgende situaties: 

• Internationale handel. In andere landen gelden andere regels voor facturen, waardoor een proforma factuur vaak nodig is voor douaneformaliteiten. 

• Bestelling is nog niet definitief. Bijvoorbeeld bij een pre-order of als nog niet alle details rond zijn en je al wel een schatting van de kosten wilt geven. 

• Interne goedkeuringen. Sommige bedrijven hebben een proforma factuur nodig om goedkeuring te geven op een budget, voordat een koop wordt gedaan. 

• Vooruitbetaling vragen. Bijvoorbeeld als een klant vast een deel van de bestelling gaat betalen. Een proforma factuur wordt soms gebruikt om een vooruitbetaling te onderbouwen, maar pas een definitieve factuur vormt de echte betalingsverplichting.

• Offerte bevestigen. Als de offerte wel is geaccepteerd, maar er nog niet geleverd of betaald is. Dan kun je met een proforma factuur de offerte bevestigen. 

Verschil tussen een proforma factuur, een normale factuur en een offerte 

Proforma factuur 

Een voorlopige factuur, zonder betalingsverplichting. Het is een informatief document dat een schatting geeft van de kosten. 

• Rechtsgeldig: Nee 

• Opnemen in administratie: Nee 

Normale factuur 

Een officieel betalingsverzoek voor geleverde goederen en/of diensten. Alle wettelijke vereiste gegevens staan erop, inclusief de betaalgegevens. 

• Rechtsgeldig: Ja 

• Opnemen in administratie: Ja 

Offerte 

Een prijsopgave die aangeeft wat een product of dienst gaat kosten, als de klant besluit tot kopen. Bevat vaak meer tekst en uitleg, bijvoorbeeld over de prijs en leverings- en betalingsvoorwaarden. Met een offerte moet je de klant vaak nog overtuigen. Een proforma factuur wordt vaak gebruikt als de koop al waarschijnlijk is, maar nog niet definitief gefactureerd kan worden. 

• Rechtsgeldig: Nee 

• Opnemen in administratie: Nee 

Een proforma factuur maken 

Een proforma factuur is geen officiële factuur, dus je hoeft je niet te houden aan de regels voor officiële facturen. Wel moet je duidelijk aangeven dat het om een proforma factuur gaat, zodat je verwarring voorkomt. Voor een complete proforma factuur kun je de volgende onderdelen aanhouden:  

• Jouw bedrijfsgegevens: naam, adres, KvK-nummer, btw-nummer. 

• Gegevens van de klant: naam, adres, evt. btw-nummer 

• Factuurnummer en datum. Een proforma factuur valt niet onder je officiële factuurnummering. Je kunt een aparte nummering of naam gebruiken, bijvoorbeeld ‘Proforma’, 'PF-' of ‘Concept’ voorafgaand aan een nummer.  

• Omschrijving van de producten of diensten 

• Aantal en prijs 

• Totaalbedrag exclusief btw 

• Btw-bedrag. Geef hier ook aan om hoeveel procent btw het gaat. 

• Totaalbedrag inclusief btw  

Veelgestelde vragen over proforma facturen 

Moet je een proforma factuur betalen? 

Nee, een proforma factuur hoeft niet betaald te worden. Deze voorlopige factuur geeft overzicht van de kosten, maar het is geen officieel betalingsverzoek.  

Zet je btw op een proforma factuur? 

Het is niet verplicht, maar in de praktijk wordt btw meestal wel vermeld om een compleet kostenoverzicht te geven. 

Is een proforma factuur rechtsgeldig? 

Nee, deze factuur ‘voor de vorm’ is niet rechtsgeldig. Het is een schatting van de kosten, geen betalingsverplichting. 

Hoe maak je een proforma factuur? 

Je kunt een proforma factuur maken in een Word of Excel, maar in veel boekhoudsoftware heb je de mogelijkheid om sneller en nauwkeuriger pro forma facturen aan te bieden. Met financiële dienstverleners kun je vaak snel en makkelijk een proforma factuur opmaken.  

Hoe boek je een proforma factuur? 

Je hoeft een proforma factuur niet in je boekhouding te verwerken, maar het is wel verstandig om hem te bewaren als referentie. Als verzender van de factuur is het wel slim om de factuur te bewaren, zodat je makkelijk een definitieve factuur op kunt stellen.

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.