Incassobureau: wat is het en wanneer schakel ik die in?

Wat je kunt doen om openstaande facturen alsnog te innen

02 mei 2022 3 minuten

Je hebt het druk met – inderdaad, je raadt het al – ondernemen. Dat betekent dat er veel tijd en energie gaat naar het binnenhalen van nieuwe opdrachten en het leveren van diensten. En natuurlijk verstuur je op tijd facturen om de geldstroom op gang te houden. Echter, een groot deel van de facturen die ondernemers versturen, wordt niet binnen de betalingstermijn betaald. Dat is zeker in financieel moeilijke tijden natuurlijk onwenselijk.

Als een klant niet betaalt, kun je zelf actie ondernemen. Je kunt herinneringen sturen, telefonisch contact zoeken, betalingsregelingen opstellen enzovoort. Er is ook een meldpunt achterstallige betalingen.

Natuurlijk kost dat allemaal veel tijd. Overigens wijst de praktijk uit dat het helaas veel gebeurt dat een klant de factuur niet betaalt. Dat kan risico’s met zich meebrengen, want geen inkomsten kan snel leiden tot hoge schulden en zelfs tot een faillissement. Vandaar dat veel ondernemers in het mkb een incassobureau in de arm nemen om openstaande betalingen te vorderen. Wat moet je weten voordat je een incassobureau in de arm neemt? Wanneer is het slim om een incassobureau in te schakelen?

Wat is een incassobureau?

Een incassobureau is een bedrijf dat namens jou als schuldeiser openstaande vorderingen int. Eigenlijk neemt het incassobureau het werk van jou over: zij worden de schuldeiser en incasseren namens jou de openstaande schuld. Het incassobureau brengt incassokosten in rekening bij de debiteur, die boven op de schuld betaald moeten worden.

Diensten van een incassobureau

  • Aanmaningen. Een incassobureau zal de schuldenaar een brief sturen met daarin een aanmaning om alsnog de openstaande factuur te betalen.

  • Betalingsregelingen. Het incassobureau kan ook een betalingsregeling treffen met de schuldenaar.

  • Dagvaarding. Als een schuld oninbaar blijft, wordt er een dagvaarding gedaan. Dit gebeurt door middel van een deurwaarder of een advocaat.

  • Debiteurenadministratie. Veel incassobureaus kunnen het debiteurenbeheer overnemen. Dit kan onnodige incasso’s voorkomen.

  • Risicoanalyses. Sommige incassobureaus kunnen in kaart brengen wat het kredietprofiel is van een potentiële opdrachtgever, op basis van informatie over faillissementen, schuldsaneringen et cetera.

Wanneer een incassobureau inschakelen?

Je kunt ervoor kiezen een incassobureau in te schakelen als het je zelf niet lukt om openstaande facturen te innen. Als je een dienst hebt geleverd en daarbij aan de vereisten hebt voldaan, heb je namelijk recht op de afgesproken betaling. Je kunt per oninbare factuur een incassobureau inschakelen, maar je kunt ook een samenwerking afspreken.

Veel bedrijven kiezen ervoor om een vaste samenwerking aan te gaan met een incassobureau. Veel incassobureaus bieden de optie om de debiteurenadministratie over te nemen. Het incassobureau verstuurt dan herinneringen en zorgt ervoor dat de facturen betaald worden.

Voor debiteuren in het buitenland kun je een internationaal incassobureau inschakelen.

Kies een goed incassobureau

Iedereen in Nederland mag een incassobureau beginnen. Je hoeft er geen speciale opleiding voor gedaan te hebben. Je kunt dus wel raden dat niet alle incassobureaus per se goed zijn. Als je financiële zaken uit handen geeft wil je wel werken met een betrouwbaar incassobureau. Vandaar dat de incassobranche de Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen (NVI) heeft opgericht, die bepaalde vereisten stelt aan de bureaus die aangesloten zijn bij deze vereniging. De NVI kent een keurmerk, wat een bepaalde zekerheid biedt. Bovendien kun je bij geschillen gebruikmaken van de geschillenregeling van de NVI. Altijd handig voor het geval dat.

Checklist betrouwbaar incassobureau

3 checks om zelf een betrouwbare incassobureau te selecteren:

  1. Bekijk in ieder geval de website van een incassobureau en doorgrond hoe het bureau werkt. Een incassobureau moet transparant zijn over de werkwijze en de daaraan verbonden kosten. Vraag een referentie of vraag naar ervaringen van anderen in je netwerk. Kijk online of op social media of er klachten zijn over dit incassobureau.

  2. Plan een intakegesprek met het incassobureau dat je op het oog hebt en zorg ervoor dat je opdracht jouw precieze wensen en behoeften omvat. Ga tijdens het gesprek na of het incassobureau bij jouw wensen en behoeften en en die van je onderneming past en stel vragen:

    1. vraag hoe het bureau werkt

    2. wat de duur is van de buitengerechtelijke incassoprocedure (dit zijn alle werkzaamheden die zonder tussenkomst van een rechter plaatsvinden)

    3. hoe het bureau gaat communiceren met de niet-betalende klant en

    4. hoe jij wordt geïnformeerd over het verloop van de incassoprocedure

  3. Zorg dat je inzicht krijgt in de opbouw van de vordering. Wat zijn bijvoorbeeld de kosten die je niet-betalende klant moet betalen, wat zijn jouw kosten als er niet of slechts gedeeltelijk wordt betaald en hoe zit het met jouw kosten en die van je klant op het moment dat je de openstaande factuur overdraagt aan het incassobureau en jouw klant alsnog de openstaande factuur betaalt?

Kortom: doe goed onderzoek, controleer de kosten en maak duidelijke afspraken! Lees ook waar je op kunt letten als je zoekt naar een internationaal incassobureau.

Auteur

Job Jansen

Als freelance tekstschrijver en SEO-adviseur heb ik bijna dagelijks contact met bedrijven. Over de jaren heen heb ik samengewerkt met talloze inspirerende ondernemers, waardoor ik veel affiniteit heb gekregen met mkb’ers. Vanuit die ervaring probeer ik als redacteur bij MKB Servicedesk elke keer artikelen te schrijven waar ondernemers echt iets aan hebben.