Van beoordeling naar FiT-gesprek: de kracht van preventie

Interview met Myrna van der Poel, HR manager bij Zorg van de Zaak

02 maart 2022 4 minuten

Binnen veel organisaties zijn functioneringsgesprekken nog altijd de norm. Elk jaar stromen de agenda’s van ondernemers en leidinggevenden daarom vol met deze afspraken waar medewerkers vaak knikkende knieën krijgen. Dat kan beter, vonden ze bij Zorg van de Zaak.

Sinds 2021 werkt Zorg van de Zaak niet meer met beoordelingsgesprekken, maar FiT-gesprekken (Fit in de Toekomst). Deze gesprekken draaien niet om wat je medewerker de afgelopen tijd heeft gepresteerd, maar juist om duurzame inzetbaarheid. Myrna van der Poel is HR manager bij Zorg van de Zaak, ze is erg enthousiast over deze nieuwe manier van werken. “Het gaat niet over taken, maar over mensen!” 

Hoe werkt de FiT-methode precies?

De FiT-methode gaat uit van open gesprekken waarbij de medewerker zelf de eigenaar is van het proces, maar ook leidinggevenden kunnen een gesprek plannen. De gesprekken hebben geen vaste vorm, de medewerker en de leidinggevende bepalen samen de agenda. De afbeelding hieronder kan wel een handige leidraad zijn met mogelijke onderwerpen en bijbehorende vragen. Tussen de vier gebieden zie je ook verbanden. Zo gaat een gesprek over de combinatie van ‘ondernemerschap’ en ‘verbonden’ over inzet.

“Bied ruimte en kijk naar de mens als geheel”, vindt Myrna. “Die stopt niet te bestaan buiten de deur van het bedrijf. De medewerkers van nu kijken heel anders naar werk dan vroeger, zij willen zich goed voelen op hun werk en daarbuiten. Als het niet meer matcht, vertrekken ze weer. Daarom is het heel belangrijk om als werkgever te weten wat er speelt.”

Geen beloningsstructuur

Goed om te weten: bij de FiT-methode is er geen sprake van salarisverhogingen die samenhangen met prestaties. “Daar hebben we heel bewust voor gekozen”, vertelt Myrna. “Eigenlijk is dat namelijk een heel gek systeem. Je krijgt loonsverhoging als je excellent scoort, maar tegelijkertijd mag maar een bepaald percentage van de medewerkers zo hoog scoren. Je wilt toch juist dat iedereen excellent presteert? Wij gaan er vanuit dat iedereen gewoon goed presteert en een vaste verhoging per jaar krijgt. Onze medewerkers reageren daar heel positief op.”

Dat je niet wordt afgerekend op fouten tijdens zo’n gesprek, betekent natuurlijk niet dat deze niet besproken worden. Ze worden juist direct aangekaart wanneer ze voorkomen. “Fouten maken is menselijk, dat gebeurt nu eenmaal. Direct bespreken en een oplossing zoeken om het in de toekomst te voorkomen, is de beste aanpak. Als je dit bewaart tot bij een beoordelingsgesprek, blijft het sudderen, daar is niemand mee geholpen. Je moet zoiets snel aanpakken, zodat het niet ontspoort. Als een medewerker niet op de juiste plek blijkt te zitten, is het in ieders belang dat dat bespreekbaar wordt gemaakt. Dat kan op een respectvolle manier. Het is misschien niet de makkelijkste weg maar uiteindelijk wel de beste.”

Ontdek wat je medewerker nodig heeft

Tijdens een FiT-gesprek geeft je medewerker aan wat hij of zij nodig heeft. Die hulpvraag hoeft niet vanuit een probleem te komen, sommige mensen willen bijvoorbeeld juist groeien in of buiten hun functie. “Wij vinden het zelf heel belangrijk om ruimhartig te zijn in wat we aanbieden. Dat kan bijvoorbeeld gaan over opleidingen, of afspraken over werktijden. Ook kunnen mensen (preventief) praten met een psycholoog, bedrijfsmaatschappelijk werker of bedrijfsarts, zowel binnen als buiten de organisatie.”

Door FiT-gesprekken te voeren, kun je interventies aanbieden voordat een medewerker uitvalt. “We willen juist aan die preventiekant zitten. Door goed met elkaar in gesprek te zijn aan de voorkant, kun je voorkomen dat mensen uitvallen.”, vertelt Myrna.

Wat zijn de voordelen voor ondernemers en leidinggevenden?

De meeste medewerkers vinden jaarlijkse beoordelingsgesprekken (soms gekscherend veroordelingsgesprekken genoemd) erg spannend. Dat is geen fijne manier om een goed gesprek te starten. Ook voor ondernemers en leidinggevenden is deze methode niet optimaal, aangezien ze vaak erg veel tijd kosten. Je moet in een bepaalde periode veel gesprekken inplannen, en daar ook nog eens een verslag van maken. “Vaak worden er dan ook nog afspraken gemaakt die het jaar daarna niet worden nagekomen. Er ligt heel veel ballast op deze gesprekken", stelt Myrna.

Waar bij traditionele functioneringscycli de ondernemers en leidinggevenden bepalen wanneer het tijd is voor een gesprek, is dat bij de FiT-methode andersom. “De regie ligt bij de medewerker zelf”, vertelt Myrna. “Zij nemen het initiatief om aan te geven dat ze ergens mee zitten. Of dat nu een niet werkende muis is of een lastige puberzoon waardoor het thuis niet lekker gaat. De leidinggevende heeft een ‘hulpplicht’, en kan vervolgens interventies inzetten om de medewerker te helpen.”

Het belang van een open houding

Myrna vertelt dat sommige medewerkers en leidinggevenden nog moeten wennen aan de nieuwe FiT-gesprekken. “Medewerkers verwachten dan bijvoorbeeld toch dat de manager het gesprek inplant.” Om dat te voorkomen, is het verstandig om binnen de hele organisatie goed uit te leggen wat de bedoeling is. Voor leidinggevenden is het vervolgens belangrijk om een open houding aan te nemen in het gesprek. 

Myrna heeft al veel leidinggevenden getraind om zo in gesprek te gaan. “Vaak zien we juist dat ze veel te hard gaan werken om zelf oplossingen te vinden. Vraag de medewerker liever wat voor hen zou helpen. Het gaat dus ook over gesprekstechnieken, die kun je aanleren. Bij Zorg van de Zaak bieden we trajecten op maat waarin we deze methode implementeren.”

Wil je meer informatie over het FiT Gesprek en hoe dit de toekomst is? Bekijk dan het webinar "functioneren in de toekomst".

Auteur

Pauline Veenstra

Als freelance copywriter schrijf ik voor veel verschillende ondernemersplatforms, waaronder MKBSD. Ik vind het ontzettend leuk om de verhalen van ondernemers vast te leggen, het starten van een eigen bedrijf is immers een groot avontuur! Verder houd ik ervan om complexe thema’s als financiering en belastingzaken uit te leggen op een manier die voor iedereen begrijpelijk is. Zo hoop ik jouw leven als ondernemer net wat gemakkelijker te maken.