Aan welke eisen moet mijn boekhouding voldoen?

Wat de Belastingdienst verwacht van je administratie
Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een boekhouding bij te houden. Je moet deze administratie ook bewaren, en wel op de manier zoals de Belastingdienst voorschrijft. In dit artikel leggen we uit waar je administratie precies aan moet voldoen.
Meer over de administratie?
Klik hier
Download het whitepaper
Naar MijnMKB
Nog efficiënter werken?
Klik hier
Verdiep je in ketenoptimalisatie
Naar MijnMKB
Verplaats je kantoor naar de cloud
Klik hier
Download het whitepaper
Naar MijnMKB
De administratie is de onderbouwing van je belastingaangifte. Als je een goed boekhoudprogramma gebruikt, kun je hier heel makkelijk alle gegevens voor je aangifte uit halen. Het kan zijn dat de Fiscus vraagt om meer onderbouwing. 
 
Je moet altijd kunnen aantonen wat je inkomsten, kosten en activiteiten zijn geweest, omdat hierop de inkomsten- of vennootschapsbelasting wordt gebaseerd. Hiervoor moet je onder meer de volgende zaken bewaren, mits deze van toepassing zijn op jouw bedrijf:
 
  • Ontvangen facturen
  • Kopieën van verzonden facturen
  • Kas-administratie en kassabonnen
  • Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  • Tussentijdse controleberekeningen
  • Bankafschriften
  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • Agenda’s of andere afsprakenboeken
  • Correspondentie (ook zakelijke e-mails)
  • Boekhoudsoftware en databestanden
  • Rittenadministratie zakelijke auto
  • Urenregistratie als je aanspraak maakt op de zelfstandigenaftrek of de meewerkaftrek
 
Een groot deel van deze gegevens wordt automatisch bewaard. Je bank bewaart de af- en bijschrijvingen van je zakelijke rekening. Als je een kassa hebt, kies dan voor een systeem met het 'Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen’. De data die daarin worden opgeslagen, worden goedgekeurd door de Belastingdienst. Maar veel andere gegevens zul je actief zelf moeten bewaren.

 

Online

Als je een online boekhoudprogramma hebt, blijft veel van de verplichte data al automatisch opgeslagen. Al je geldstromen, facturen en rekeningen zitten in het programma en zijn opgeslagen in de cloud en zijn daar veilig. 
 
Want het bewaren van je financiële gegevens mag sinds 2009 gelukkig ook digitaal. Elektronische facturen zijn in dat jaar gelijkgesteld aan papieren facturen. Ook van bonnetjes en inkomende rekeningen mag je een digitale versie bewaren. Dit moet wel een goede scan of foto zijn, waarop de echtheidskenmerken duidelijk te zien zijn. Lees hier meer over in de brochure van de Belastingdienst.
 
Alleen notariële documenten en financiële jaarverslagen moet je ook op papier opslaan. De rest mag digitaal.
 

Orderen

Het is belangrijk om de administratie goed en duidelijk te orderen. De Belastingdienst moet je gegevens namelijk binnen een redelijke termijn kunnen controleren. Een grote doos met verkreukelde bonnen en facturen is dus niet goed genoeg. Digitaal heeft daarom de voorkeur. Alleen als je een zeer kleine administratie hebt, mag je hem op papier bewaren.
 
Als jouw administratie echt een rommeltje, incompleet of afwezig is, bestaat de kans dat je je daarvoor voor de rechter moet verantwoorden. Ook zal de Belastingdienst dan zelf je omzet en winst vaststellen (omdat ze het niet uit jouw papieren kunnen halen). En nee, dit valt eigenlijk in geen geval in jouw voordeel uit.
 
De kans dat de Belastingdienst op je stoep staat, is niet zo groot. De fiscus wordt automatisch gealarmeerd als jouw cijfers veel afwijken van die van andere, vergelijkbare bedrijven. Dan bestaat de kans dat een controleur je komt opzoeken. Verder gebeurt controle steekproefsgewijs, je kunt dus ook met gewone cijfers een inspecteur treffen.
 

Bewaartermijn

Je moet je administratie ten minste zeven jaar bewaren. Na deze periode zal de fiscus je er niet meer om vragen. De boeken uit 2008 mogen dit jaar dus bij het oud papier. Digitale gegevens moeten digitaal bewaard blijven, ook als je ze hebt afgedrukt. Je mag gegevens wel converteren naar nieuwe programma’s, als je bijvoorbeeld overstapt op een andere computer of nieuwe boekhoudsoftware.
 
Niet álles uit je administratie moet zeven jaar bij je blijven. Wat je in ieder geval altijd moet bewaren, zijn:
 
  • Het grootboek (de basis voor je balans en winst- en verliesrekeningen)
  • De debiteuren- en crediteurenadministratie
  • De voorraadadministratie
  • De in- en verkoopadministratie
  • De loonadministratie
 
Voor andere zaken kun je afspraken maken over een kortere bewaartermijn, als je echt omhoog zit en de ruimte voor iets anders nodig hebt. Doe dit echter altijd in overleg met de Belastingdienst. Maar let op: andere instanties kunnen nog wel vragen om gegevens tot zeven jaar terug. Eerder weggooien is dus niet aan te raden.
 
Digitaliseren (ook in overleg) kan wel een goede oplossing zijn, dit kost immers geen ruimte. En als je de gegevens vervolgens in de cloud opslaat (in een Dropbox of Google Drive, bijvoorbeeld) hoef je er ook geen eigen server voor te hebben. Als je gegevens overzet, bijvoorbeeld van papier op elektrinisch, moet je aan de volgende eisen voldoen:
 
  • Je zet alle gegevens over.
  • Je zet al je gegevens inhoudelijk juist over.
  • Je zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
  • Je kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
  • Je zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
 

Langer

Voor sommige gegevens geldt een bewaartermijn van tien jaar. Dit is het geval voor gegevens van onroerende zaken, zoals je bedrijfspand en de rechten van je bedrijfspand.
 
Als je elektronische diensten, telecommunicatiediensten of radio- en televisieomroepdiensten levert, heb je ook een bewaarplicht van tien jaar. Dit omdat deze diensten makkelijk aan het buitenland kunnen worden geleverd, en de daarom Europese wetgeving dan van kracht is. Op de website van de Belastingdienst vind je welke diensten hier onder vallen.
 
En wat nou als je computer crasht? Dan kun je wel eens heel erg pech hebben. Een ondernemer die door een crash zijn rittenadministratie kwijtraakte, moest van de rechter alsnog bijtelling betalen, omdat hij niet kon aantonen dat hij zijn zakelijke auto niet privé had gebruikt. De bewijslast ligt bij jou, zorg dus voor goede back-ups! Of ga online werken en bewaar je gegevens in de cloud. Die kan namelijk nooit crashen. 
 

Rittenadministratie

Heb jij een zakelijke auto? Dan moet je kunnen aantonen dat je er in een jaar niet meer dan 500 kilometer privé mee hebt gereden, om bijtelling te voorkomen. Hiervoor kun je het best een programma gebruiken dat het Keurmerk RitRegistratieSystemen heeft. De Belastingdienst gaat er dan vanuit dat je gegevens kloppen, al kunnen zij dit natuurlijk nog wel controleren.
 

Personeel

Heb je personeel in dienst? Dan moet je nog veel meer bewaren. Denk aan alle contracten, loonstaten, loonstroken en jaaropgaves. Ook moet je een kopie van het identiteitsbewijs van je werknemer en een verklaring loonbelasting hebben en bewaren. Gegevens over onbelaste vergoedingen aan je werknemers moet je eveneens bewaren. Voor de loonadministratie geldt eveneens een bewaarplicht van zeven jaar. Op de Personeelsdesk lees je nog veel meer over de personeelsadministratie, en de eisen hieraan.
 
Duizelt het je? Het bewaren van je administratie wordt een stuk makkelijker als je alles digitaliseert en online gaat boekhouden. Gegevens blijven dan vanzelf bewaard, ook ben je niet meer gebonden aan een fysieke server of archiefkast, die bij een brand verloren kan gaan. In dit artikel lees je alles over de voor- en nadelen van online boekhouden. 
 
Foto Pong / freedigitalphotos.net
 

Weekly Hangout: Digitaliseer je bedrijf

Te gast: ondernemers Harry Vlek en Guido Bergman
De digitale revolutie heeft effect op alle bedrijven in Nederland. Harry Vlek, eigenaar van Copy Corner in Rotterdam, moet zich noodgedwongen aanpassen. Guido Bergman van Matas Electronics is een voorloper in het digitaliseren en automatiseren van zijn bedrijf. Wat zijn de ervaringen van deze rasondernemers? Bekijk onze Weekly Hangout.
weekly-hangout-digitaliseren-automatiseren-10913123331.png

Praat met ons mee op

MKB Servicedesk
Postadres
Postbus 40273
3504 AB Utrecht

Bezoekadres:
Reactorweg 9a
3542 AD Utrecht
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten