Payrolling: wat is het en wat zijn de voor- en nadelen?

Personeel in dienst nemen zonder zelf werkgever te worden

Wat is payrolling

Als je kiest voor payrolling, heb je wel vast personeel - maar ben je juridisch gezien geen werkgever. In dit artikel lees je wat payrolling is, wat de voor- en nadelen zijn, welke gevolgen het heeft en voor wie het interessant is.

Wat is payrolling?

Payrolling is een manier om personeel in dienst te nemen zonder zelf werkgever te worden. De werknemer komt bij het payrollbedrijf op de loonlijst, maar wordt ingezet in jouw bedrijf. Het payrollbedrijf neemt de juridische en administratieve taken van het werkgeverschap over, zodat jij je kunt focussen op je corebusiness. Die overname van alle juridische en administratieve taken is meteen het grootste verschil met het uitbesteden van je salarisadministratie. In dat geval blijf jij namelijk wel gewoon werkgever. 

Welke taken neemt een payrollaanbieder van mij over?

Het payrollbedrijf is juridisch gezien werkgever. Hierdoor neemt het payrollbedrijf niet alleen de arbeidsrechtelijke risico’s over, maar ook een groot deel van de personeelsadministratie. Dit betekent dat de payroller de arbeidsovereenkomsten opstelt, salarisbetalingen verzorgt, de afdracht van belastingen en premies regelt en ook de verzekeringen bij arbeidsongeschiktheid.

Maar ook administratieve taken, zoals het verwerken van verlof, ziekteverzuim of andere personeelsmutaties. Ook zorgen zij voor de verwerking van cao- en wetswijzigingen. Sommige payrollbedrijven ondersteunen je ook bij het personeelsbeleid. Ze helpen je functioneringsgesprekken te voeren en personeelsplannen te ontwikkelen. 

Voor wie is payrolling interessant?

Payrolling kan interessant zijn voor vrijwel ieder bedrijf met personeel. Met name door de verhoogde flexibiliteit, het gemak, het beperkte risico en het financiële voordeel dat je kunt behalen door efficiënter in te kopen. Het maakt daarbij niet uit of het om een kortlopend project of een langetermijnproject gaat. 

Payroll vs detacheren

Het belangrijkste verschil tussen payrolling en detacheren is dat bij payrolling de arbeidsduur van de werknemer kan variëren. Bij detachering is de arbeidsduur meestal voor een bepaalde periode vastgelegd.

Stel dat je een webshop hebt en een nieuwe webdesigner wil inzetten. Je hebt zelf al een webdesigner gevonden, maar weet nog niet hoelang je hem nodig hebt. Dan kun je kiezen voor payrolling. Als je de webdesigner op een bepaald moment niet meer nodig hebt, kun je de samenwerking met het payrollbedrijf beëindigen. 

Organiseer je een evenement en heb je voor een korte periode een aantal extra mensen nodig? Dan kun je kiezen voor detachering. Het detacheringsbureau stelt dan een team van medewerkers samen dat alleen voor de duur van het event bij jou werkt. 

Payroll: wat blijf je zelf doen? 

Jij blijft opdrachtgever en blijft de belangrijke zaken zelf bepalen. Denk aan het aannemen van nieuwe werknemers, de hoogte van het salaris, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken en andere zaken die voor de interne gang van zaken en voor medewerkers van belang zijn. Er verandert dus niets op de werkvloer. Sinds de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) moet je payrollmedewerkers ook dezelfde arbeidsvoorwaarden geven als je vaste personeel.

Voordelen payrolling

  • Je weet vooraf wat je personeelskosten zullen zijn, zodat je daar rekening mee kunt houden in je berekeningen.

  • Je betaalt een vast tarief en ontvangt periodiek één factuur. Zo heb je een zeer nauwkeurige inzage in je totale salaris- en personeelskosten.

  • Je krijgt geen facturen en/of aangiften meer van instanties zoals het UWV, de Belastingdienst, diverse pensioen- en aanverwante verzekeringen, de arbodienst, de verzuimverzekering en accountants (met betrekking tot salaris- en personeelsadministratie. Die facturen gaan naar het payrollbedrijf.

  • Jouw financiële administratie wordt kleiner en inzichtelijker. 

  • Voor jouw medewerkers verandert er feitelijk weinig, behalve dat zij kunnen terugvallen op een professionele dienstverlener op het gebied van personeel en organisatie.

  • Je bent flexibel. Heb je een payrollwerknemer niet meer nodig? Dan zit je hier niet aan vast. Je huurt een payrollmedewerker vaak voor een bepaalde tijd in, bijvoorbeeld bij een tijdelijk project,  ter vervanging bij ziekte of bij seizoensdrukte. 

  • Je hebt geen werkgeversrisico. Ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid of een ontslagvergoeding? Deze risico’s draagt het payrollbedrijf. 

Nadelen payrolling

  • Je blijft aansprakelijk voor de afdracht van loonbelasting en premies sociale verzekeringen. In principe betaalt het payrollbedrijf deze bedragen. Controleer wel of dit daadwerkelijk gebeurt, want de Belastingdienst stelt jou aansprakelijk als het niet gebeurt. Je vindt het loonheffingennummer en de specificatie op het loonstrookje van je werknemer. 

  • Payrolling is duurder dan iemand zelf in dienst nemen. Je betaalt voor de diensten van de payroller. Payroll is wel goedkoper dan een uitzendkracht inhuren, omdat je geen externe wervingskosten hebt. 

  • De band met je vaste personeel kan veranderen door de overstap naar payrolling. Je loopt het risico dat ze door deze manier van betalen meer afstand tot jou en je bedrijf voelen en zelfs minder waardering ervaren. Voor je flexibele personeel zal dit nadeel minder gelden.

Wat kost payrolling?

De kosten van payrolling zijn in Nederland afhankelijk van een aantal factoren, zoals:

  • Het brutoloon van de medewerker. Hoe hoger het loon, hoe meer je betaalt voor payrolling.

  • De cao die van toepassing is, omdat daar de hoogte van de werkgeverslasten is vastgelegd.

  • Het aantal uren dat een medewerker werkt. Hoe meer uren, hoe hoger de kosten van payrolling.

  • De diensten van het payrollbedrijf. Hoe meer diensten een payrollbedrijf biedt, hoe meer ze uit handen kunnen nemen. Maar daar betaal je wel voor.

Meestal zijn de kosten voor payrolling te berekenen door het brutoloon van de medewerkers te vermenigvuldigen met een omrekenfactor. In Nederland ligt die omrekenfactor vaak tussen de 1,70 en 2,00 (2024). Omrekenfactoren kunnen verschillen per payrollbedrijf. Het is daarom verstandig om bij verschillende bedrijven een offerte op te vragen, voor je een keuze maakt. 

Wat vind je van dit artikel?

Lian de Snoo

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.