Voor de ondernemer
In het voortraject heb je met je klant in een offerte, contract of overeenkomst vastgelegd wat je levert, op welke termijn en tegen welke (uur)prijs. Dan is het maken van een factuur simpel. In sommige administratiepakketten kun je de offerte direct omzetten in een factuur. Vergeet je bank- of gironummer niet en vermeld zeker ook de betaaltermijn. Welke betaaltermijn je hanteert, bepaal je zelf. De minimum betaaltermijn is 14 dagen.
Voor de klant
De factuur bevat als het goed is geen verrassingen voor de klant. Dat betekent dat je afspraken van de offerte herhaalt en als geleverd aanmerkt. Vermeld ook de offertedatum en eventueel referentie van de offerte.
Wat te doen met werkgerelateerde onkosten?
Reis- en verblijfskosten zijn werkgerelateerde onkosten. Je mag deze kosten doorberekenen aan de klant. Indien je dit doet moet de klant hier akkoord mee zijn. Je zult dus in de offerte en eventueel algemene voorwaarden voor levering van diensten moeten aangeven dat je dit doorberekend.
Voor de belastingdienst
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Die gelden ook voor digitaal verzonden facturen. Vermeld in ieder geval:
Bewaarplicht
Alles wat van belang is voor je vennootschaps-, omzet- en inkomstenbelasting moet je zeven jaar bewaren. Deze wettelijke verplichting staat in de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en in het Burgerlijk Wetboek. De bewaarplicht geldt zowel voor papieren als elektronische versies van: