Factureren

Aan welke eisen moet een factuur voldoen?

Een factuur is een rekening voor geleverde diensten of goederen. De factuur moet duidelijk zijn voor jou, voor de klant en voor de fiscus. Wat moet erin staan?

Voor de ondernemer

In het voortraject heb je met je klant in een offerte, contract of overeenkomst vastgelegd wat je levert, op welke termijn en tegen welke (uur)prijs. Dan is het maken van een factuur simpel. In sommige administratiepakketten kun je de offerte direct omzetten in een factuur. Vergeet je bank- of gironummer niet en vermeld zeker ook de betaaltermijn. Welke betaaltermijn je hanteert, bepaal je zelf. De minimum betaaltermijn is 14 dagen.

Voor de klant
De factuur bevat als het goed is geen verrassingen voor de klant. Dat betekent dat je afspraken van de offerte herhaalt en als geleverd aanmerkt. Vermeld ook de offertedatum en eventueel referentie van de offerte.

Wat te doen met werkgerelateerde onkosten?

Reis- en verblijfskosten zijn werkgerelateerde onkosten. Je mag deze kosten doorberekenen aan de klant. Indien je dit doet moet de klant hier akkoord mee zijn. Je zult dus in de offerte en eventueel algemene voorwaarden voor levering van diensten moeten aangeven dat je dit doorberekend.

Voor de belastingdienst
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Die gelden ook voor digitaal verzonden facturen. Vermeld in ieder geval:

Naam en adres van je onderneming (let op: alleen het postbusadres is niet voldoende).
Het inschrijfnummer van je onderneming bij de Kamer van Koophandel.
Je BTW-nummer (14 posities) en als de BTW betaald wordt door de klant (verlegde BTW), dan ook het BTW-nummer van de klant.
Naam en adres van de klant.
Factuurdatum.
Volgnummer van de factuur. Je bent verplicht de facturen doorlopend en opeenvolgend te nummeren. Dat is ook handig voor je eigen administratie.
Hoeveelheid en omschrijving van de geleverde goederen/diensten.
Leverdatum van de goederen of diensten.
Prijzen exclusief BTW.
BTW-bedragen, uitgesplitst naar BTW-tarief. Als je diensten niet BTW-belast zijn, neem dan een regel op waaruit dat blijkt. Bijvoorbeeld: 'Journalistieke werkzaamheden zijn vrijgesteld van BTW'.

Bewaarplicht

Alles wat van belang is voor je vennootschaps-, omzet- en inkomstenbelasting moet je zeven jaar bewaren. Deze wettelijke verplichting staat in de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en in het Burgerlijk Wetboek. De bewaarplicht geldt zowel voor papieren als elektronische versies van: