Het kiezen van een boekhoudpakket

Ten eerste is een belangrijke vraag: ga je de boekhouding zelf doen of besteed je het uit? Wil je zo weinig mogelijk te maken hebben met de boekhouding, dan heb je twee opties: een accountant of een administratiekantoor inschakelen. De accountant is de duurste oplossing. Een administratiekantoor is een stuk goedkoper en in veel gevallen net zo goed. Voor het runnen van een administratiekantoor zijn echter geen papieren nodig, dus je dient er zorg voor te dragen een goede uit te kiezen (informeer hierover bij de MKB Servicedesk).

 

Elke ondernemer is verplicht zijn boekhouding aan te geven bij de belastingdienst. Hiervoor heb je echter niet altijd een boekhoudpakket nodig. Je kunt de administratie ook in een programma als Microsoft Excel bijhouden. Vooral kleine bedrijven met weinig medewerkers kiezen weleens voor deze optie. 

 

Bij het kiezen van een boekhoudpakket spelen ook de kosten een rol. De kosten lopen namelijk nogal uiteen: vanaf ongeveer € 180,- per jaar voor online pakketten tot duizenden euros voor offline pakketten. Afhankelijkheid van welke functionaliteiten je wil, kan je kijken welk pakket voor jou het meest geschikt is.

 

Met een boekhoudprogramma zijn onder andere een inkoopfactuur, een bankafschrift of een memoriaalboeking vast te leggen. Tevens laat het min of meer automatisch een balans en een resultatenrekening vervaardigen en vervult zo alle basisfuncties van een boekhouding, namelijk die van de grootboekadministratie. In de praktijk bieden de meeste pakketten meer functionaliteit doordat ook functies voor subadministraties (Debiteuren, Crediteuren en/of Voorraad) aanwezig zijn. Verder kunnen gelieerde functies als Telebankieren, Consolidatie, Budgettering, Relatiebeheer, Vaste activa, Inkoop, Verkoop, Projecten of Productie naar voren komen. In dit artikel kun je meer lezen over de functies van een boekhoudpakket. Zo kun je bepalen welke functies voor jouw bedrijf geschikt zijn.

 

Als je organisatie gebruikt maakt van bijvoorbeeld Microsoft-toepassingen, is het belangrijk dat het boekhoudpakket integreert en compatibel is met deze software. Dit is bijvoorbeeld handig bij het importeren van bestanden in het boekhoudpakket.

 

Veel pakketten bieden een demomogelijkheid. Dit is een handige manier om het pakket te ontdekken. Je kan zo'n demo vaak downloaden op internet. Een betere manier is wellicht om de betreffende accountant te vragen om langs te komen op je kantoor en hem het pakket te laten demonstreren. Zo kun je met eigen ogen zien of het pakket wat voor je is en heb je mogelijkheid uitleg te krijgen van een deskundige.