De loonstaat

De loonstaat is het overzicht voor de werkgever van de verdiensten van de werknemers. Voor elke afzonderlijke werknemer is er een loonstaat. Klik hier voor het model loonstaat (PDF) van de Belastingdienst. Je mag hier van afwijken maar het is verplicht om dezelfde gegevens als op deze loonstaat duidelijk op jouw loonstaat te hebben staan. Om het eenvoudig te houden, kan je dus deze loonstaat het beste aanhouden.

De volgende dingen moeten op de loonstaat staan:

• Loon in geld
• Loon in natura
• Fooien
• Reiskostenvergoedingen
• Verschuldigde loonbelasting
• Premies verzekeringen
• NAW-gegevens medeweker
• Sofi-nummer medewerker

Niet voor iedereen hoef je een loonstaat aan te maken overigens. In de volgende situaties hoeft dat niet.

• voor een meewerkend kind dat loon ontvangt;
• voor een werknemer die van jou alleen de subsidie ontvangt die is bedoeld in artikel 2 van de Regeling compensatie inkomensachteruitgang ex-banenpoolers;
• voor iemand die van jou een bijstandsuitkering ontvangt.

De loonstrook

De loonstrook is een overzicht van het loon van de medewerker opgesplitst naar diverse loonvormen. De volgende dingen moeten op de loonstrook voorkomen.

• De overeengekomen (of gewerkte) uren
• Welk tijdvak
• Het bedrag van het brutoloon in geld
• De samenstelling van het loon (bv basisloon, prestatiebeloning, provisie et cetera)
• Het minimumloon (ook al verdiend de medewerker meer dan dit minimumloon)
• Onkostenvergoedingen
• Vakantierechten
• Ingehouden loonbelasting, sociale premies en pensioen- en VUT-premies
• NAW-gegevens werknemer
• SoFi-nummer
• Gegevens van de werkgever

Het is niet verplicht om bij iedere betaling een loonstrook af te geven. Als de bedragen exact hetzelfde zijn als de maand ervoor kan er voor gekozen het niet te doen.

De jaaropgave

Dit is de jaarlijkse informatie voor de belastingdienst. Alle informatie over het loon en de inhoudingen worden hier opgegeven en deze worden opgemaakt in januari van elk jaar. Dit geldt voor elke medewerker, ook medewerkers waarbij geen loonheffing wordt ingehouden. Thuiswerkers en freelancers kunnen namelijk (delen van het jaar) niet onder de loonbelasting vallen. Opgave aan de belastingdienst hoeft overigens niet bij betalingen aan zelfstandige ondernemers.

Volgens de belastingdienst moeten op de jaaropgaaf in ieder geval de volgende gegevens worden vermeld:

• het loon dat de werknemer in het lopende kalenderjaar heeft ontvangen (kolom 14 van de loonstaat);
• de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen (kolom 15 van de loonstaat). Voor gemoedsbezwaarde werknemers vermeld je de loonbelasting/premievervangende loonbelasting (kolom 15 van de loonstaat);
• het sofi-nummer;
• het loon voor de Zvw (het ongemaximeerde loonbedrag van kolom 12 van de loonstaat) en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw (kolom 16 van de loonstaat). Dit is van belang voor de buitengewone uitgaven;
• de code of bij de bepaling van de loonbelasting/premie volksverzekeringen geen (code 0) of wel (code 1) rekening is gehouden met de loonheffingskorting;
• het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting.