Waar moet ik op letten als ik elektronisch wil factureren?
“De wetgever heeft de voorwaarden voor digitaal/elektronisch factureren kortgeleden aangepast. Vroeger moest je je factuur met een digitale handtekening afsluiten, nu is die voorwaarde vervallen. Dat maakt het ineens een stuk gemakkelijker om als ondernemer elektronisch te factureren. Hoe je dat in de praktijk moet zien? Dat een factuur gewoon een word-bestand of pdf-file kan zijn, die je meestuurt in een e-mail. Verder moet deze digitale factuur wel aan de normale voorwaarden van een factuur voldoen. Het enige verschil tussen een ‘papieren’ factuur en de digitale variant is de manier waarop je hem verzendt.”

Wat zijn de voordelen?
“Digitaal factureren bespaart met name veel tijd en geld. Je hoeft je factuur niet meer te printen, in enveloppen te doen, naar de brievenbus te lopen, postzegels te plakken. Verder geeft elektronisch factureren je nieuwe mogelijkheden, die je met handmatig factureren niet hebt. Zo geven de aanbieders van elektronisch factureren je meteen een administratiesysteem, zodat je een handig overzicht hebt van al je klanten en facturen. Met het programma kun je ook eenvoudig een btw-overzicht inzien en kun je met een simpele muisklik een herinnering of aanmaning sturen. Bovendien kun je je klanten via iDeal (online bankieren) laten betalen. Voor hen en voor jou gemakkelijker en sneller. Tenslotte is deze manier van facturen preciezer: je maakt minder (slordigheids)fouten omdat het systeem automatisch de bedragen optelt.”

Aan welke wettelijke eisen moeten mijn elektronische facturen voldoen?
“De wettelijke eisen zijn nu (sinds eind februari) gelijk aan die van een papieren factuur. Het belangrijkste waar je rekening mee moet houden is dat degene die de factuur moet betalen, akkoord gaat met je factuur. Dat doet hij automatisch als hij de factuur betaalt, dus in de praktijk is dat geen probleem dat meer voorkomt bij elektronisch factureren dan bij handmatig factureren. Meer informatie over de wettelijke eisen zijn te vinden de website van de Belastingdienst.”

Hoe kies ik een aanbieder?
“Er zijn een aantal aanbieders van online elektronisch factureren. Hoe kies je nu een goede aanbieder? Bedenk eerst goed wat je wensen zijn. De meeste aanbieders (niet allemaal) bieden een gebruiksvriendelijk systeem. De verschillen zitten vooral in de opties. Wil je bijvoorbeeld dat je klant de factuur direct kan betalen via iDeal, wil je graag je factuur in eigen huisstijl of vind je het vooral belangrijk dat je je uren kunt bijhouden in een computersysteem? Niet alle aanbieders bieden deze opties. Een overzicht van de mogelijkheden en een lijst van aanbieders is te vinden op de website van E-facturatie.”

Hoe begin ik met digitaal factureren?
“Overstappen van handmatig naar elektronisch factureren is eigenlijk best gemakkelijk. Bij alle aanbieders van elektronisch factureren kun je online een account aanvragen en daarmee binnen enkele minuten aan de slag gaan. Daarna regel je een aantal zaken: het opmaken (of laten opmaken) van je factuursjabloon, het invoeren/importeren van klanten. Stap 3: Je eerste factuur sturen! Bij de meeste online systemen kun je aangeven bij welk factuurnummer je wilt beginnen (je voert daar het nummer in waar je met oude facturatie was gebleven). In principe ben je binnen 30 minuten na aanmaken van je account klaar om je eerste factuur te versturen.”