Al jaren verbaas ik me over die dure telefoontoestellen op kantoren. Ze hebben veel knopjes en lichtjes om voor te programmeren, mooie displays, verstelbaar ook. Staan altijd aan. Knopje voor conference calls en voor doorschakeling. Knipperlichtje voor voicemails. Gaat zeker 10 jaar mee. Een beetje executive model kost meer dan een laptop. En het geeft niet als hij valt, want zo’n apparaat is enorm robuust en crasht nooit.
Maar een telefoonnummer moet je overtikken van je laptop of gsm, en dat zonder backspace. Handsfree bellen durf je niet. En als je op een flexplek zit, weet je niet hoe je in moet loggen op je bureautelefoon. Dus veel mensen bellen liever met hun gsm, waardoor ook een achterliggende telefooncentrale bijna niks doet.

Skype

En al een tijdje bestaat er Skype. Helemaal gratis. Met een headset van 3 euro is de geluidskwaliteit vele malen beter dan via het telefoonnet. En beeld erbij is ook geen probleem. Met Skype-out kan je eenvoudig normale telefoonnummers bellen. Skype-in schijnt ook zo gepiept te zijn.
Internationaal, in de privé-sfeer, komt Skype snel van pas. Skype-conferenties sparen reistijd en -kosten uit. Raar eigenlijk, dat het zakelijk niet doorbreekt.

Internettelefonie, werkt dat wel?

Bij Knoworries bellen we sinds twee weken uitsluitend nog via Office Communication Server. Het is Microsofts zakelijke antwoord op Skype. Gesprekken komen binnen op je laptop, waar je ook bent. Een kleine greep uit onze eerste ervaringen:
 

• Een collega en ik hadden geprobeerd iets te regelen bij de bank, maar wegens privacygedoe aldaar kwamen we afzonderlijk niet ver. Of we samen even langs wilden komen. In plaats daarvan belden we vanuit een gezamenlijk videogesprek naar het 0900 nummer van de bank. De helpdesk had ons dus beiden gelijktijdig aan de lijn, en kon zich daardoor niet meer achter de privacy van de ander verschuilen.
• Onze accountant wilde hun nieuwe contactpersoon aan ons voorstellen, maar ik zat in het buitenland. Geen probleem, dankzij een videogesprek met onze Roundtable webcam.
• Tot onze schrik lag de internetverbinding op kantoor er een uurtje uit. Niemand meer telefonisch bereikbaar, is dan meteen je grootste angst. Niet waar. Een van onze helpdeskmedewerkers werkte op dat moment thuis en daar deed internet het nog. Alle gesprekken kwamen keurig bij hem binnen. Risicospreiding dankzij gedistribueerde cloud-technologie heet dat.
• Veel van onze jongens werken overdag thuis of bij klanten. Om elkaar dan te kunnen spreken, betekende meestal dat ze ’s avonds gezamenlijk op kantoor kwamen. Gezellig met pizza erbij. Nu doen we dit via groepsgesprekken met webcam. Zo’n gesprek kan relaxed pas om 21.00 uur beginnen. De deelnemers hebben na afloop immers geen reistijd meer en voor aanvang hebben ze alle rust om de kinderen naar bed te brengen.

Geen telefooncentrale verhuizen

Een mooie stok achter onze deur is onze verhuizing naar Houten volgende maand. Onze servers zitten al in de cloud, dus daar hebben we geen omkijken naar. Dat geldt nu dus ook voor onze telefonie. Zodra onze mensen in het nieuwe pand inloggen op hun pc’s of laptops, zijn we telefonisch weer bereikbaar. Denk ook aan de bekabeling die we uitsparen.

Innovatie is even wennen

Toegegeven, we kregen enkele klachten van klanten dat we onbereikbaar zijn. En meer dan eens lag dat ook echt aan de prille techniek. Opnieuw krijgen we vaak het gevoel dat we weer eens de eerste zijn die tegen fouten aanlopen. Alsof niemand ons voor ging. Veel oorzaken zijn echter menselijk. Een lege batterij van een Bluetoothheadset, of vergeten in te loggen in een groep. Of gewoon alle medewerkers in gesprek. Men wijst dan makkelijk naar techniek, maar dat is niet altijd terecht. Innovatie is even wennen, even door de zure appel heen bijten. Maar deze innovatie is een voorwaarde voor Mobiel Werken.

Status

Jarenlang was het telefoontoestel op je bureau een statussymbool. Hoe meer knopjes, hoe belangrijker je was. Vervolgens had je een Blackberry nodig voor dat statusniveau. Misschien verklaart dat, waarom het gratis Skype niet goed genoeg is. Bij Knoworries lukte het ons pas over te stappen op internettelefonie, toen we voor iedereen zo’n kekke Bluetooth headset kochten, en kozen voor Microsoft Office Communicator (niet gratis).