Tijdens het beoordelingsgesprek geef je letterlijk een oordeel over het functioneren van je medewerker in het afgelopen jaar. Anders dan bij het functioneringsgesprek is het vooral eenrichtingsverkeer. Jij bent het meeste aan het woord. De medewerker mag weliswaar reageren; zijn mening heeft geen invloed op het gesprek en de eventuele consequenties.

Waarom belangrijk?

De meeste werknemers willen graag horen hoe ze het doen. Ze willen waardering. Ook willen ze weten op welke vlakken ze zich kunnen verbeteren. Dat gebeurt tijdens het beoordelingsgesprek. Voor sommige is het overigens ook een spannend moment. Het kan immers prettige of minder prettige consequenties hebben. Iemand met een contract voor bepaalde tijd krijgt te horen of hij mag blijven of moet vertrekken. Vaste medewerkers hopen wellicht op salarisverhoging.

Bijsturen en motiveren

Voor jou als ondernemer is het beoordelingsgesprek het moment om bij te sturen en te motiveren. Je meest waardevolle krachten kun je formeel prijzen, medewerkers die onder de maat blijven, stuur je met de juiste bewoordingen tactisch bij. Kom niet met verrassingen, zeker geen onaangename. Wanneer je ontevreden bent over een medewerker, en zelfs van plan bent om niet met hem door te gaan, mag dit niet onverwachts ter tafel komen. Je hebt dat dan al vaker laten blijken.

Een geslaagd gesprek

• Wat zijn de belangrijkste tips om een beoordelingsgesprek te laten slagen?
• Kondig het gesprek ruim van tevoren aan. Bereid je net als je werknemer goed voor.
• Creëer een prettige sfeer. Je medewerker hikt misschien aan tegen deze ‘judgement-day’. Zorg dat hij zich op zijn gemak voelt. Neem de tijd, kies een rustige plek. Breek het ijs met een luchtig onderwerp of een grapje. Begin met een paar informele vragen.
• Let op hoe jullie gaan zitten. Blijf zelf niet acht je bureau zitten. Dat zorgt voor een psychische barrière. Ga ook niet recht tegenover elkaar zitten maar bijvoorbeeld op een hoek. Bied een kop koffie of thee aan; dat lijkt zo logisch maar helpt echt een medewerker te ontspannen. 
• Om te kunnen beoordelen of bepaalde doelen zijn bereikt, zijn er aan het begin van het jaar SMART-geformuleerde afspraken gemaakt tijdens het planningsgesprek. Die resultaten zijn nu zichtbaar en vragen om een oordeel. Gebruik de eerdere verslagen van het plannings- en functioneringsgesprek ook.
• Bespreek de ‘mindere’ prestaties. Als de collega zich bewust is van zijn zwaktes kan hij er immers aan werken. Doe dat op een opbouwende manier.
• Betrek ook de mening van anderen zoals klanten of collega’s bij je beoordeling.
• Een negatieve beoordeling mag niet uit de lucht vallen, mogelijke verbeterpunten kwamen al eerder ter sprake bij het functioneringsgesprek. Wacht sowieso niet met het geven van feedback tot een formeel gesprek.
• Ook al is dit een beoordelingsgesprek, het kan goed zijn ook naar de feedback van je medewerker te luisteren. Gebruik zijn kritiek om je rol als manager of als organisatie te verbeteren.

Wat zijn de valkuilen?

Beoordelen is subjectief. Let op de volgende valkuilen:

• Het recentheidseffect: Recente gebeurtenissen hebben een grotere invloed op de beoordeling. Het helpt als je gedurende het jaar aantekeningen maakt over iemands functioneren.
• Het 10%-90% effect: 90% van de gesprekstijd gaat over 10% van de taken waarin de werknemer slecht functioneert. Besteed dus ook aandacht aan de positieve aspecten. Dat stimuleert.
• Het halo en horn-effect: Een positief aspect in het functioneren heeft zoveel impact dat de meer negatieve aspecten onderbelicht blijven.
• Het omgekeerde (horn-effect) komt ook voor. Zorg voor een juiste balans.
• Last but not least: Iederaan wordt gekleurd door voorkeuren, vooroordelen, sympathieën en antipathieën. Het scheelt als je je daarvan bewust bent.