Mobiel vergaderen

Een meeting met je werknemers kan prima vanuit huis en waarom zou je een vergadering met zakenpartners niet vanuit je eigen computer doen? Videoconferencing is het middel om virtueel te vergaderen en bespaart je reistijd en tegelijkertijd geld. Daarvoor heb je de volgende softwaretoepassingen:

1. Skype

Via Skype kun je gratis bellen, chatten en een videogesprek voeren met mensen (nationaal én internationaal) die ook Skype hebben. Je belt via je iPhone of via je computer/laptop met een headset. Om te kunnen bellen naar reguliere nummers, heeft Skype speciale telefoonabonnementen. Voor zo’n 4 euro per maand kun je bijvoorbeeld onbeperkt bellen naar mobiele en vaste nummers in Noord-Amerika. Voor zo’n 5 euro per maand kun je onbeperkt bellen naar vaste nummers in Europa, inclusief Nederland. Skypen doe je via je iPhone of laptop.

2. Google Talk

Ook met Google Talk kun je én gratis bellen met andere gebruikers én bellen naar reguliere nummers. Voordeel van Google Talk: je kunt gemakkelijker je contactlijst beheren. Om Google Talk te installeren, moet je een gmail-account hebben.

3. Live Meeting, Google+ Hangouts, Dimdim, Campfire & MindMeister

Je kunt ook de volgende softwareinstalleren:

• Live Meeting (gratis proberen, daarna tegen betaling)
• Google+ Hangouts (gratis)

Of deze online toepassingen: 

• DimDim (tegen betaling)
• Campfire (gratis proberen, daarna tegen betaling)
• MindMeister (beperkt aantal diensten gratis, uitgebreider pakket tegen betaling)

Waar moet ik op letten bij online vergaderen?

Een online vergadering werkt anders dan een normale vergadering. Houd rekening met de volgende spelregels:

• Zorg ervoor dat jij en je werknemers op de hoogte zijn van de technologie. Op die manier kan iedereen gelijkwaardig deelnemen aan de vergadering.
• Gebruik een webcam, zodat je elkaar kunt zien. Voor formele online vergaderingen is het ook belangrijk je netjes aan te kleden en er verzorgd uit te zien.
• Noem je naam voordat je begint te praten. Dan weten je gesprekspartners wie er aan het woord is: wel zo duidelijk.
• Soms is een face-to-face ontmoeting beter, bijvoorbeeld bij een beoordelingsgesprek, de opening van een kantoor of een presentatie van een nieuw product. Als je gevoelige of persoonlijke informatie gaat bespreken, zorg dan dat je iemand fysiek ontmoet.

Webconferencing?

Wil je behalve met elkaar praten, ook nog documenten met elkaar delen? Dan is webconferencing een handige optie. Je kunt gezamenlijk een presentatie delen, bekijken en bewerken of gebruik maken van een whiteboard waar iedereen op kan tekenen. Handige programma’s hiervoor zijn bijvoorbeeld WebEx of GoToMeeting. Dit zijn online toepassingen die je zelf kunt installeren op je computer of laptop. Zorg ook hierbij dat je een webcam hebt.

De toekomst: Unified Communications

In de toekomst zullen meer bedrijven werken via Unified Communications, een combinatie van allerlei vormen van communicatie als instant messaging (chat), bellen via VoiP, e-mail, agenda en videovergaderen. Voordeel is dat je kunt aangeven of en hoe je bereikbaar bent (‘presence’). Alle contact loopt via IP (internet), zorg dus dat je je telefoon- en IP-netwerk integreert en het beheer op een centrale plek organiseert. Oftewel: je hebt geen hardware meer nodig, behalve internet en een laptop of smartphone.