Inpakken

De voorbereiding van een zakenreis is voor een gedeelte niet anders dan die van een vakantie. Er zijn genoeg sites waar je checklists kan vinden om de typische reisdingen niet over het hoofd te zien (medicijnen, toilettas, visum, paspoort, genoeg kleren etc.)

Als je maar een paar dagen weggaat, is een goede tip om enkel handbagage mee te nemen: het scheelt tijd op het vliegveld.

Programma opstellen

Toch heet een zakenreis niet voor niets een zakenreis. Je gaat niet (alleen) voor je plezier, maar je gaat op reis met een doel. Bereid je daarom goed voor. Deze punten kunnen je daarbij helpen:  

1. Schrijf je verwachtingen op. Wat wil je gaan doen, wat wil je bereiken en hoeveel tijd wil je daaraan besteden?
2. Maak een begroting. Wees je bewust van de kosten en stel een grens. Dit kan je helpen geld te besparen.
3. Maak een programma. Maak, eventueel samen met een zakenpartner die meegaat, een voorlopig programma. Zo kan je optimaal rendement halen uit je tijd. Sta wel open voor aanpassingen.
4. Zorg voor de reserveringen. Print ze uit en neem ze mee, bij eventuele misverstanden kan je de feiten controleren en laten zien aan derden.
   
   TIP: stuur jezelf een e-mail met belangrijke gegevens (boekingsnummer, vluchtnummer en tijden, belangrijke telefoonnummers van thuis en van partners die je bezoekt etc.). Mocht je alles kwijtraken, heb je in ieder geval iets om op terug te vallen.
    
5. Zorg dat alle papieren in orde zijn (paspoort, visa) en kijk naar de gezondheidsrisico’s. Heb je nog inentingen nodig of moet je andere voorzorgsmaatregelen nemen?

Doel van je reis bepalen

Je zakenreis kan verschillende doelen hebben:

• Bestaande klanten ontmoeten
• Uitbreiding klantenkring
• Netwerken en cultuur leren kennen

Bestaande klanten ontmoeten

Wanneer je bestaande klanten ontmoet, is de voorbereiding eenvoudig. Je maakt duidelijke afspraken met de klant en je maakt samen een programma. Naar aanleiding daarvan boek je de tickets en het hotel. Houd rekening met reisafstanden en strategische gevoeligheden wanneer je meerdere klanten ontmoet. Beperk je reistijd zoveel mogelijk en plan tijd vrij voor het uitwerken van je afspraken en voor het ‘socializen’ met je klant. Verdiep je daarbij ook in de cultuur die je bezoekt: wat is daar gebruikelijk bij zakelijke bezoeken?

Uitbreiden klantenkring

Bij het uitbreiden van je klantenkring komt meer kijken. Je wilt voor je op reis gaat eerst een duidelijk beeld van mogelijke klanten of partners in het buitenland. Dit kan je op verschillende manieren realiseren:

• Uiteraard kan je eens informeren in je eigen netwerk, bij kennissen of zakelijke contacten, of zij informatie hebben die je kan gebruiken.
• Daarnaast is een bezoek aan de site van de EVD, het agentschap van Economische Zaken die internationaal ondernemen stimuleert, de moeite waard. De site is een goede informatiebron voor internationaal ondernemen en samenwerken.
• Ook het Handels Informatie Systeem (HIS) van de Kamer van Koophandel kan informatie over buitenlandse markten geven.

Netwerken en cultuur leren kennen 

Vaak is een belangrijk motief om op zakenreis te gaan om te netwerken en om de andere cultuur te leren kennen. Puur zakelijke belangen zijn dan ondergeschikt. De zakelijke belangen spelen in tweede instantie een rol; eerst creëer je een wederzijdse welwillendheid door je interesse in de cultuur en de mensen met wie je zaken wilt doen te laten zien. Het is dan goed vast wat informatie op te zoeken over de cultuur en misschien een aantal woorden van de taal te leren.

Gezondheid en diplomatie

Een handige site voor informatie over zakenreizen en gezondheid is die van De Travelclinic

Ook is het handig om adres en telefoonnummer van de Nederlandse ambassade of consulaat in het land van bestemming op te schrijven. Eén van de functies van een consulaat is het vertegenwoordigen van Nederland, ook op zakelijk gebied. Een consulaat kan daarom ook informeren op zakelijk gebied. Meer informatie over ambassades en consulaten vind je op de site van Buitenlandse Zaken.

Je werknemers op zakenreis

Een kwart van de bedrijven betaalt bij zakenreizen een algemene toeslag tot 50% van het salaris, naast de vergoeding van de kosten.

De verschillen in het Nederlandse bedrijfsleven zijn hierin groot. Overleg dus goed met je werknemers wat de vergoedingen zijn die zij krijgen bij buitenlandse reizen voor de zaak.