| 24 juli 2012 | |
| Printversie |
Haal meer uit internetbankieren en boekhouden
Handige tips over het integreren van je bankgegevens
Je bankrekening is de levensader van je bedrijf. Het totaal van je bij- en afschriften over een bepaalde periode geeft je een beeld van hoe je bedrijf draait. Er zit veel belangrijke informatie in je bankmutaties. Benut deze informatie.
Alle banken bieden de mogelijkheid om de gegevens van elektronische bij- en afschriften te downloaden. Dit kan in verschillende bestandsformaten. Het meest gebruikte formaat is een speciale financiële variant van xml, MT940 genaamd. Dit is het formaat dat de meeste boekhoudpakketten herkennen als de gegevens daarin moeten worden geïmporteerd.
Automatische import
Het importeren van de gegevens moet je in de meeste gevallen nog met de hand doen. Je selecteert een bepaalde periode en het gewenste formaat en het bestand wordt vervolgens aangemaakt. Daarna importeer je het in je boekhouding. Dat kost iedere keer weer wat tijd en je kunt verkeerde selecties maken, waardoor fouten ontstaan. Wat is er gemakkelijker dan dit automatisch te laten gebeuren? Sommige banken bieden inmiddels deze mogelijkheid, zoals ABN AMRO en Rabobank. De online boekhoudapplicatie Reeleezee was de eerste die deze automatische import ondersteunde. Inmiddels kan dit ook met andere online boekhoudsystemen. Maar niet met allemaal. Dus dit moet je checken.
Het importeren van de gegevens moet je in de meeste gevallen nog met de hand doen. Je selecteert een bepaalde periode en het gewenste formaat en het bestand wordt vervolgens aangemaakt. Daarna importeer je het in je boekhouding. Dat kost iedere keer weer wat tijd en je kunt verkeerde selecties maken, waardoor fouten ontstaan. Wat is er gemakkelijker dan dit automatisch te laten gebeuren? Sommige banken bieden inmiddels deze mogelijkheid, zoals ABN AMRO en Rabobank. De online boekhoudapplicatie Reeleezee was de eerste die deze automatische import ondersteunde. Inmiddels kan dit ook met andere online boekhoudsystemen. Maar niet met allemaal. Dus dit moet je checken.
Zelf analyses maken
Als de gegevens in je boekhoudpakket zijn ingelezen zorgt dat voor de nodige overzichten en rapportages, die je inzicht geven in je bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld hoe lang rekeningen openstaan (ouderdomsanalyse debiteuren), welke klanten de meeste omzet genereren, prognoses van je liquiditeit, en dergelijke. Dat is handig en noodzakelijk, maar er zijn altijd wel specifieke dingen die je wilt weten en die niet standaard in de overzichten van je boekhoudpakket zitten. In dat geval kun je het bankbestand zelf importeren in Excel, SharePoint of een ander programma en er bewerkingen op loslaten.
Als de gegevens in je boekhoudpakket zijn ingelezen zorgt dat voor de nodige overzichten en rapportages, die je inzicht geven in je bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld hoe lang rekeningen openstaan (ouderdomsanalyse debiteuren), welke klanten de meeste omzet genereren, prognoses van je liquiditeit, en dergelijke. Dat is handig en noodzakelijk, maar er zijn altijd wel specifieke dingen die je wilt weten en die niet standaard in de overzichten van je boekhoudpakket zitten. In dat geval kun je het bankbestand zelf importeren in Excel, SharePoint of een ander programma en er bewerkingen op loslaten.
Speciale rapportagetools
Een andere optie is de gegevens inlezen in een rapportagetool. Een goed voorbeeld daarvan is AfasPersonal (voorheen Yunoo.nl). Deze online applicatie is bedoeld voor het budgetbeheer van particulieren, maar je kunt er als kleine ondernemer of zzp'er ook je voordeel mee doen, zeker als je nog geen boekhoudpakket gebruikt. Heb je heel veel gegevens, bijvoorbeeld omdat je een goed draaiende webshop runt, dan kun je denken aan tools voor business intelligence.
Een andere optie is de gegevens inlezen in een rapportagetool. Een goed voorbeeld daarvan is AfasPersonal (voorheen Yunoo.nl). Deze online applicatie is bedoeld voor het budgetbeheer van particulieren, maar je kunt er als kleine ondernemer of zzp'er ook je voordeel mee doen, zeker als je nog geen boekhoudpakket gebruikt. Heb je heel veel gegevens, bijvoorbeeld omdat je een goed draaiende webshop runt, dan kun je denken aan tools voor business intelligence.
Finbox komt er aan
De drie grote banken – ABN AMRO, ING en Rabobank – zijn bezig met een dienst om elektronisch factureren te vergemakkelijken. Deze dienst heet Finbox. Het is een Inbox binnen je programma voor internetbankieren, waarin – met jouw toestemming - facturen van bijvoorbeeld je energieleverancier of internetprovider kunnen worden klaargezet. Je kunt die dan in Finbox accorderen. De banken worden zo een billing provider, een postkantoor van online facturen. Finbox is er nu nog alleen voor een aantal grote leveranciers die jou automatisch willen factureren, maar in een later stadium kun je zelf Finbox ook gaan gebruiken om jouw debiteuren te factureren. Althans, dat is de bedoeling. Houd dus in de gaten wanneer die mogelijkheid realiteit wordt.
De drie grote banken – ABN AMRO, ING en Rabobank – zijn bezig met een dienst om elektronisch factureren te vergemakkelijken. Deze dienst heet Finbox. Het is een Inbox binnen je programma voor internetbankieren, waarin – met jouw toestemming - facturen van bijvoorbeeld je energieleverancier of internetprovider kunnen worden klaargezet. Je kunt die dan in Finbox accorderen. De banken worden zo een billing provider, een postkantoor van online facturen. Finbox is er nu nog alleen voor een aantal grote leveranciers die jou automatisch willen factureren, maar in een later stadium kun je zelf Finbox ook gaan gebruiken om jouw debiteuren te factureren. Althans, dat is de bedoeling. Houd dus in de gaten wanneer die mogelijkheid realiteit wordt.
Over op IBAN
Met ingang van 1 februari 2014 gaat heel Europa over op het IBAN nummer (International Bank Account Number). Dat heeft nogal wat gevolgen. Je eigen factuurgegevens veranderen en die van alle partijen waar je zaken mee doet. Je moet je hier tijdig op voorbereiden.
Met ingang van 1 februari 2014 gaat heel Europa over op het IBAN nummer (International Bank Account Number). Dat heeft nogal wat gevolgen. Je eigen factuurgegevens veranderen en die van alle partijen waar je zaken mee doet. Je moet je hier tijdig op voorbereiden.