Digitaliseren: houd rekening met bewaarplicht

Mag je alle documenten digitaal opslaan?
Als je archieven of documenten wilt vernietigen of digitaliseren moet je rekening houden met bepaalde wet- en regelgeving. Als het gaat om bewaar- en vernietigingsplichten zijn de regels in bijna elke branche anders. Zo zijn artsen verplicht een patiëntendossier 15 jaar te bewaren. Ook al leeft die patiënt niet meer.
Doe meer met Document Management
Klik hier
Download het gratis whitepaper
Naar MijnMKB
Hoe efficiënt werk jij?
Klik hier
Doe de scan
Ga
Eerste hulp bij Digitaliseren
Klik hier
Download het gratis whitepaper
Naar MijnMKB

Fysieke bewaarplicht

Als het gaat om notariële documenten en financiële jaarverslagen, dan is iedereen verplicht deze ook fysiek te bewaren. Voor de rest mag je alles volgens de wet digitaal opslaan.
 

Persoonsgegevens

Heb je een HR-afdeling? Dan is het bewaren en vernietigen van documenten een ingewikkelde zaak. Wist je bijvoorbeeld dat je sollicitatiebrieven na afwijzing maximaal vier weken mag bewaren? Dit geldt ook voor de correspondentie rondom een sollicitatie.
 
Voor kopieën van identiteitsbewijzen van werknemers zijn de regels weer anders. Deze móéten na het einde van een dienstverband nog minimaal vijf jaar worden bewaard. Erg lastig om dit allemaal in de gaten te houden. Met digitaal werken kun je dit automatiseren, waarmee je veel makkelijker kunt voldoen aan de bewaarplicht.
 

Veilig en handig

Digitaal bewaren is vaak de meest veilige optie. Je kunt makkelijk bewijzen dat je iets hebt bewaard (en je toont makkelijker aan wat precies). De voordelen van digitaal bewaren zijn enorm. Het scheelt je ruimte en en bovendien ben je niet meer afhankelijk van een fysieke locatie, zoals een archiefruimte in de kelder, waarbij de kans op verlies door calamiteiten een rol speelt.
 

Eerste hulp bij Digitaliseren

Maar hoe doe je dat precies, digitaliseren? Waar moet je beginnen en wat heb je nodig? Lees het gratis whitepaper Eerste hulp bij Digitaliseren.

Digitaliseren is net als Alpe d'Huzes: opgeven is geen optie

Column John de Waard | Papieren en digitale administratie
Wie vandaag de dag zijn administratie nog volledig op papier heeft staan, heeft een serieus probleem. Hoe kun je nu ál die papieren vergelijken met de...

Welke documenten kan ik digitaliseren om kosten te besparen?

Stappenplan: bepaal welke processen verbeterd kunnen worden
Welke documentprocessen binnen jouw bedrijf zijn omslachtig en irriteren je werknemers? Je kunt er vast een aantal bedenken. Maar heeft het zin deze...

Tien redenen om je bedrijf te digitaliseren

De voordelen van digitaal werken
Het omzetten van je papieren administratie naar een digitale database is voor veel bedrijven een belangrijke efficiencyslag. Je bedrijf klaar maken...

Praat met ons mee op

MKB Servicedesk
Postadres
Postbus 40273
3504 AB Utrecht

Bezoekadres:
Reactorweg 9a
3542 AD Utrecht
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten