Wanneer zijn algemene voorwaarden geldig?
Voldoe aan je informatieplicht
De algemene voorwaarden zijn al snel van toepassing op een overeenkomst. Je hoeft ze niet eerst voor te lezen of er met de klant over te onderhandelen. Voorwaarde is wel dat je voldaan hebt aan je informatieplicht.
Informatieplicht
Algemene voorwaarden zijn alleen van toepassing als je aan je informatieplicht hebt voldaan. Je moet de wederpartij een redelijke mogelijkheid hebben geboden om van de voorwaarden kennis te nemen. Dit kan op drie manieren:
Je geeft de algemene voorwaarden voor, of bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant of stuurt deze met de offerte mee. De algemene voorwaarden zijn niet van toepassing als ze pas achteraf ter beschikking worden gesteld, zoals bij de toezending van de factuur.
Je laat de klant voor de totstandkoming van de overeenkomst weten dat de algemene voorwaarden ter inzage beschikbaar zijn (bijvoorbeeld op je website) en op verzoek kosteloos toegezonden worden. Dit is vooral praktisch als het niet goed mogelijk is om ze aan iedere klant te geven, zoals in een supermarkt.
Bij koop op afstand (elektronische verkoop via webwinkel of mobiele telefoon) moet je de algemene voorwaarden niet alleen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst aan de klant elektronisch ter beschikking stellen, maar ook zorgen dat de klant ze op kan slaan en uit kan printen. Het vooraf informeren kan bijvoorbeeld met een pop-up of door op de bevestigingspagina een link op te nemen naar de algemene voorwaarden. Een pop-up melding kan door pop-up-blockers steeds makkelijker geblokkeerd worden, waardoor dit niet de meest betrouwbare manier van aanbieden is. Een andere mogelijkheid is om de klant eerst een vakje aan te laten klikken met de tekst “Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden”.
Tips
Stuur je algemene voorwaarden altijd met de offerte of aanbieding mee, op papier of in pdf.
Zet ze op een makkelijk vindbare plek op je website, zodat potentiële klanten of afnemers ze op elk moment kunnen inzien.
Plaats de algemene voorwaarden achter op het orderformulier of de overeenkomst en geef aan waar er getekend moet worden voor akkoord, zodat je zeker weet dat jouw voorwaarden van toepassing zijn.
Deponeren
Je kunt je algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank. Het is niet verplicht om ze te laten gelden, maar het kan handig zijn. Je kunt bijvoorbeeld bewijzen welke tekst op het moment van het sluiten van een overeenkomst geldig was en ernaar verwijzen als je ze niet kunt overhandigen. Het deponeren bij de KvK kost € 18 per kalenderjaar, bij de rechtbank geldt een eenmalige bijdrage van € 130 (in 2020). Bij wijzigingen moet je de nieuwe versie in zijn geheel weer indienen en betaal je opnieuw.
Wiens voorwaarden zijn geldig?
In het zakelijke verkeer kan het voorkomen dat zowel jij als je afnemer eigen algemene voorwaarden heeft en deze bij de overeenkomst wilt gebruiken. Meer informatie hierover vind je in het artikel ‘Hoe zorg je dat jouw algemene voorwaarden gelden?’