Dit moet je regelen voor een nieuwe werknemer

Checklist medewerker in dienst nemen
Als je een nieuwe medewerker in dienst neemt, is er een hoop te regelen. Wat allemaal? Dat vind je in deze handige checklist.
Hulp nodig bij het aannemen van je personeelslid?
Klik hier
Deel je uitdaging en win media-aandacht!
Naar MijnMKB

Punt 1: identiteit van de werknemer

Volgens de wet ben je verplicht om vóór de eerste werkdag de identiteit van je werknemer vast te stellen. Dat doe je via deze vijf stappen:
  • je vraagt de werknemer een origineel en geldig identiteitsbewijs te laten zien;
  • als de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, ga je na of – en onder welke voorwaarden – je de werknemer in Nederland mag laten werken;
  • je controleert of het identiteitsbewijs echt is. Hoe je dat doet, lees je op de website rijksoverheid.nl;
  • je controleert of het identiteitsbewijs hoort bij de werknemer die het aanbiedt;
  • je maakt een kopie van het identiteitsbewijs en bewaart die in je loonadministratie.
Je moet je werknemer er ook op wijzen dat hij tijdens het werk zijn identiteitsbewijs bij zich hoort te dragen. De overheid moet namelijk kunnen controleren of een bedrijf illegaal of zwartbetaald personeel aan het werk zet. Werknemers die bij zo’n controle niet te identificeren zijn, worden meegenomen naar het politiebureau.
 

Punt 2: Belastingdienst

Zodra je voor het eerst personeel in dienst neemt, moet je je bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever. Dat doe je met het formulier ‘Melding loonheffingen aanmelding werkgever’. Vervolgens krijg je van de Belastingdienst:
  • een loonheffingennummer, dat je nodig hebt om aangifte van loonheffingen (en als vanzelf ook premies voor werknemersverzekeringen) te doen;
  • een aangiftebrief, waarin staat wannéér je die aangifte moet doen;
  • een brief over de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk). Dat is een premie die iedere werkgever aan het UWV afdraagt voor de Wet Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten en de Ziektewet. Je kunt de premie verlagen door zelf de uitkeringen en de kosten van re-integratie op je te nemen of door je ertegen te verzekeren.
De volgende medewerkers die je aanneemt, hoef je niet apart aan te melden (behalve als de Belastingdienst je dat specifiek opdraagt). Je neemt hen op in de volgende aangifte.
 

Punt 3: loonadministratie

Als werkgever ben je verplicht een loonadministratie bij te houden. Daar is speciale software voor. Je kunt het werk natuurlijk ook uitbesteden.
 

Punt 4: Verklaring omtrent gedrag

Soms wil je zeker weten of de persoon die je aanneemt te vertrouwen is. Bijvoorbeeld als hij moet omgaan met veel geld, gevoelige informatie of kostbaarheden. Je kunt dan een Verklaring omtrent gedrag aanvragen bij ‘screeningsautoriteit’ Justis van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Voor sommige beroepen, zoals onderwijzer, gastouder en taxichauffeur, is zo’n bewijs van goed gedrag verplicht.
 

Punt 5: informatie voor de werknemer

Je moet de werknemer binnen een maand na indiensttreding informeren over de volgende zaken:
  • naam en woonplaats van werkgever en werknemer
  • de plaats(en) van arbeid
  • de functie van de werknemer of de aard van het werk
  • arbeidsduur per dag of per week
  • de hoogte van het salaris en de uitbetalingstermijnen
  • tijdstip van indiensttreding
  • duur van het contract (als dat voor bepaalde tijd is)
  • (eventueel) lengte van de proeftijd
  • vakantieaanspraak
  • opzegtermijn
  • (eventueel) (aanvullend) pensioen
  • (eventueel) concurrentiebeding of relatiebeding
  • toepasbaarheid van de cao
Deze gegevens mag je ook opnemen in de arbeidsovereenkomst. Zorg voor een contract dat juridisch is getoetst. Dat voorkomt problemen.
 

Punt 5: verzekeringen

Breng je verzekeraars op de hoogte. Denk aan verzekeringen voor pensioen, ziekteverzuim, bedrijfsaansprakelijkheid, bedrijfsschade, het Wao-gat en collectieve ongevallen. Controleer ook of de werknemer de verplichte zorgverzekering heeft. Zo niet, dan sluit Zorginstituut Nederland namens hem een zorgverzekering af en moet jij aan die instantie de premie afdragen.
 

Punt 6: veiligheid

Zodra je personeel in dienst neemt, moet je voor een veilige omgeving zorgen. Dat betekent: goede arbeidsomstandigheden, een preventiemedewerker, een risico-inventarisatie en -evaluatie en voldoende bedrijfshulpverleners. Voor al die zaken gelden aparte regels. Zoek ze op, want ze zijn belangrijk.

 


Dossiers

Praat met ons mee op

MKB Servicedesk
Postadres
Postbus 40273
3504 AB Utrecht

Bezoekadres:
Reactorweg 9a
3542 AD Utrecht
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten