De voor- en nadelen van online boekhouden

Waarom je je administratie wel of niet zou moeten digitaliseren
Steeds meer ondernemers stappen over op online boekhouden. Weet jij nog niet of je wel of niet moet kiezen voor online boekhouden? Dit zijn de voor- en nadelen.
Je administratie op orde?
Klik hier
Download het whitepaper!
Naar MijnMKB
Wil jij efficiënter werken?
Klik hier
Download het whitepaper over ketenoptimalisatie
Naar MijnMKB
We beginnen met de voordelen:
 
  • Flexibiliteit. Diegene die de boekhouding doet, kan overal werken. Overal waar een computer en internet is, kan worden ingelogd op de website van het boekhoudprogramma. Geen probleem dus als je bent vergeten iets in te boeken, en dat thuis nog even wil doen. Je kunt ook overal zien en laten zien hoe jouw bedrijf er voorstaat. Heb je een gesprek bij de bank en vragen zij om gegevens die je niet uit je hoofd weet? Geen nood, je logt zo even in.
  • Tijdsbesparing. Online hoef je je gegevens maar één keer in te vullen en kunnen ze meteen worden verwerkt (bijvoorbeeld in een jaaroverzicht). Ook kun je overal meteen je gegevens (zoals uren van medewerkers of verdiensten) invoeren. Door het meteen te doen, hoef je later niet meer op zoek naar je gegevens. Dat scheelt veel tijd en maakt de ruimte om fouten te maken kleiner.
  • Samenwerken. Zijn er meerdere personen in jouw bedrijf verantwoordelijk voor de administratie? Geen nood, je kunt verschillende mensen laten inloggen in je online boekhoudprogramma. Omdat zij overal en op elk moment in het systeem kunnen (en niet hoeven te wachten tot ze bijvoorbeeld op kantoor zijn) is je boekhouding altijd bijgewerkt.
  • Toezicht. Je kunt je accountant of financieel medewerker toestemming geven om mee te kijken in jouw boekhouding. Dat scheelt hem tijd (en jou dus geld) en hij kan je veel beter van advies voorzien, omdat jij realtime inzicht geeft in hoe het er voorstaat. Boekhouders kunnen je zo weerhouden van verkeerde beslissingen en op tijd bijsturen als het niet goed gaat met je bedrijf.
  • Koppeling. Je kunt je online boekhoudprogramma koppelen aan je internetbankieren, je inkomende en uitgaande facturenstroom, en zelfs aan bijvoorbeeld je kassasysteem, reserveringen of personeelsadministratie. Dit betekent dat diegene die de boekhouding doet zo min mogelijk gegevens hoeft over te tikken en er bijna geen ruimte meer is voor fouten. Ook gaat je administratie zo een stuk sneller. Dit proces van systemen koppelen heet ketenoptimalisatie. Lees er in het whitepaper meer over.
  • Automatische backup. Door online te boekhouden, worden automatisch kopieën van je werk gemaakt. Je kunt je boekhouding niet meer kwijtraken door brand of slordigheid. Ook ben je niet meer afhankelijk van je eigen server: boekhoudprogramma’s werken met meerdere grote servers waar jouw gegevens veilig zijn bewaard.
  • Automatisch updaten. Moest je een boekhoudprogramma op cd regelmatig updaten, online boekhouden doet dat automatisch. Je werkt dus altijd met recente gegevens en je programma gaat mee met de tijd. Je hoeft ook nooit een nieuw programma aan te schaffen.
  • Ruimte. Een paar kasten inruimen voor een archief of een eigen server in de voorraadkamer: allebei niet meer nodig. Je kunt papierloos werken, al je gegevens zijn digitaal beschikbaar. Dit betekent dat jij geen ruimte meer kwijt bent aan je administratie.
 

En de nadelen:

 
  • Abonnement. Er zijn wel gratis (open source) online boekhoudprogramma’s, maar als je meer functies wilt of als je accountant al met een bepaald programma werkt, zit je vaak aan een abonnement vast. Een programma als Excel of een ander offline boekhoudprogramma op een cd-rom kost meestal slechts eenmalig iets, online boekhouden vaak maandelijks.
  • Veiligheid. De meeste online boekhoudprogramma’s zijn goed beveiligd met wachtwoorden die je regelmatig moet veranderen, maar online boekhouden is wel kwetsbaarder voor hackers dan boekhouden op één computer die niet is verbonden met internet. Ook is je beveiliging afhankelijk van jouw wachtwoord. Zorg er dus voor dat je unieke en sterke wachtwoorden kiest en deze regelmatig verandert. Ook kun je beter niet online boekhouden en internetbankieren als je op een openbaar wifinetwerk werkt. Daar is het voor hackers nog makkelijker mee te kijken met je wachtwoorden en je gegevens.
  • Inscannen. Het handigste is om in je online boekhoudprogramma te werken met gedigitaliseerde gegevens. Dit betekent dat je rekeningen die per post komen moet inscannen. Dat is iets meer werk dan gewoon het bedrag overtikken en de rekening in een map voor de accountant stoppen. Hij is er daarentegen wel meer tijd mee kwijt, omdat hij deze papierwinkel dan ook nog moet controleren.
  • Niet offline. Je hebt altijd internet nodig om te kunnen boekhouden en dit moet snel en goed genoeg zijn om je boekhoudprogramma te kunnen laten draaien. Dit kan onhandig zijn als jij op jouw bedrijf of thuis niet altijd met het net bent verbonden.
  • Vertrouwen. Je hebt de beveiliging van je gegevens niet meer zelf in de hand, je moet erop vertrouwen dat je softwareleverancier zorgt voor goede en veilige backups en dat je gegevens niet voor iedereen zijn in te zien. Ook moet je erop vertrouwen dat je leverancier de software regelmatig update zodat jouw boekhouding altijd aan alle regels blijft voldoen.
 

Waar moet ik op letten?

Wil jij online gaan boekhouden? Kies dan voor een programma dat makkelijk aangesloten kan worden op je andere bedrijfssystemen, zoals je factuurbeheer. Overleg ook met je accountant, zodat jullie in hetzelfde systeem kunnen gaan werken.

Denk na over de functies die jij voor jouw bedrijf nodig hebt. Wil je bijvoorbeeld automatisch facturen kunnen genereren en automatisch betaalherinneringen sturen, of is het handig als je je gegevens (bijvoorbeeld de uren van je personeel) ook met een app kunt doorgeven? Wil je het programma met meerdere mensen gebruiken, of is het alleen voor jou? Op deze website worden boekhoudprogramma’s met elkaar vergeleken, en ook hier vind je reviews van verschillende softwarepakketten.

Administratie: zelf doen of uitbesteden?

4 ondernemers over hun keuze
Voor veel ondernemers niet de leukste klus: administratie en belastingzaken. Maar wel heel belangrijk. Doe je dat als ondernemer zelf of huur je een specialist in? Vier ondernemers aan het woord over hun keuze.
administratie-zelf-doen-uitbesteden-21214103931.png

Ondernemer zonder boekhouding strafbaar

Ivo Opstelten komt met aangepaste faillissementswet
Ondernemers die bij een faillissement geen goede financiële administratie hebben, worden strafbaar. Ook riskeren ze zes maanden voorlopige hechtenis....

Praat met ons mee op

MKB Servicedesk
Postadres
Postbus 40273
3504 AB Utrecht

Bezoekadres:
Reactorweg 9a
3542 AD Utrecht
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten