De betekenis van onboarding: wat is het en hoe regel je het voor jouw bedrijf?
Over het belang van een goede onboarding
De betekenis van onboarding is voor veel bedrijven nog vaag. Terwijl het een strategisch proces is dat zowel voor medewerkers als voor je bedrijf van waarde kan zijn. Met een goede onboarding voelt 91% van de medewerkers zich vanaf de start betrokken bij de organisatie (Society for Human Resource Management, 2022). Je leest in dit artikel wat onboarding is, welke voordelen het heeft, de vaste onderdelen van een onboardingprogramma en we delen een voorbeeldprogramma.
Betekenis onboarding: wat is onboarding?
Onboarding is het proces waarmee je ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen in hun functie en binnen de organisatie. Een goed onboardingprogramma zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, dat ze de bedrijfscultuur leren kennen en weten hoe ze hun werk moeten doen.
Het verschil tussen onboarding en inwerken
Het verschil tussen inwerken en onboarding zit in het doel van het proces. Inwerken richt zich op het aanleren van vaardigheden voor de functie en een algemene introductie. Onboarding duurt langer, is een proces van weken of maanden. Je neemt nieuwe medewerkers mee in je bedrijfscultuur, waarden, missie en visie.
Waarom is onboarding belangrijk?
Met onboarding maken nieuwe medewerkers kennis met de organisatie. Ze begrijpen welke rol en functie zij binnen het bedrijf hebben, maar leren ook collega’s en de organisatie kennen. Het zorgt ervoor dat mensen zich snel verbonden voelen met je bedrijf. Dit zorgt voor loyale en betrokken medewerkers, die met plezier aan het werk gaan.
Voordelen onboarding
Nieuwe medewerkers voelen zich welkom en hebben een goede eerste indruk van het bedrijf. Onderzoek van de Society for Human Resource (SHRM) in 2022 laat zien dat 91% van de medewerkers zich betrokken voelt bij het bedrijf na het doorlopen van een onboardingprogramma.
Effectieve onboarding schetst snel een beeld van de bedrijfscultuur en hoe iemand daarin past. Hierdoor weten mensen sneller of ze bij deze organisatie willen blijven werken. 8 van de 10 nieuwe medewerkers blijven daarom voor een langere periode bij een bedrijf met een sterk onboardingprogramma werken, zo blijkt uit onderzoek van Aberdeen Group.
Je begeleidt nieuwe medewerkers naar hun functie, vermindert stress en onzekerheid en verhoogt de betrokkenheid en motivatie. Onderzoek van de Harvard Business Review uit 2021 analyseerde hoe onboarding de productiviteit van medewerkers beinvloedt. De resultaten uit dit onderzoek laten zien dat nieuwe medewerkers met een effectieve onboarding, 22% productiever zijn dan nieuwe medewerkers zonder deze ervaring.
Door verhoogde betrokkenheid bij je bedrijf, blijven medewerkers langer bij je werken. Ook Deloitte deed in 2020 onderzoek naar het effect van onboardingprogramma’s. Hieruit kwam naar voren dat organisaties met een sterke onboarding een retentiepercentage van 90% hebben. Organisaties met geen of een zwak onboardingprogramma hebben een retentiepercentage van 30%.
Een goed onboardingproces versterkt de reputatie van je bedrijf als goede werkgever. Hierdoor vind je makkelijker nieuwe medewerkers via je bestaande medewerkers. Zo wordt onboarding een onderdeel van je employer branding. Employer branding is alles wat je doet om je te onderscheiden van andere werkgevers en hiermee de beste medewerkers aan te trekken en te behouden. Onderzoek van het World Economic Forum uit 2022 laat zien hoe onboarding bijdraagt aan deze vorm van branding. In het onderzoek werd geanalyseerd hoe onboardingprogramma’s de reputatie als werkgever beinvloeden. En wat blijkt? Medewerkers met een positieve onboarding-ervaring bevelen in 63% van de gevallen hun werkgever aan bij anderen
Onderdelen van een onboardingprogramma
Een onboardingprogramma is meer dan alleen het inwerken van een nieuwe medewerker. Daarom heeft het ook meer onderdelen:
Preboarding. Je begint al met onboarding voor de eerste werkdag. Hoe kun je er in deze fase al voor zorgen dat iemand zich welkom voelt? Dit is deels heel praktisch: wat heeft iemand nodig om op zijn eerste dag gelijk te kunnen starten? Een laptop, telefoon, toegang tot programma’s, etc. Maar ook: wat moet je juridisch geregeld hebben? Daarvoor kun je de checklist onboarding nieuwe medewerker gebruiken. Dit is ook de fase waarin je iemand welkom heet, bijvoorbeeld met een persoonlijk kaartje of welkomstpakket.
Introductie. Op de eerste dag of in de eerste week neem je iemand mee in je bedrijf. Denk aan een rondleiding door het bedrijf en kennismaken met collega’s. Ook zie je hier vaak een buddysysteem: een vast aanspreekpunt voor vragen over de functie en de organisatie.
Training en ontwikkeling. In de eerste drie maanden van de nieuwe medewerker focus je op training en ondersteuning van de nieuwe medewerker. Wat moet iemand kunnen of weten om de functie echt goed te doen?
Feedback en evaluatie. Blijf gedurende het proces betrokken: hoe gaat het met je nieuwe medewerker? Zijn er onderdelen die missen in het onboardingsproces? Je kijkt hierbij ook naar de medewerker: wat zijn iemands sterke kanten, wat wil iemand nog ontwikkelen?
Integratie in de organisatie. Na drie maanden heeft iemand de meeste dingen een keer meegemaakt en voelt hij zich thuis op zijn nieuwe plek. Daar stoppen veel bedrijven met de onboarding. Zonde, want ook bij medewerkers die er langer dan drie maanden werken blijft het belangrijk om te evalueren en waar nodig bij te sturen. Dit kan door gesprekken met de leidinggevende of teamleider.
Sociale activiteiten. Teambuildingsessies, bedrijfsuitjes en borrels helpen medewerkers integreren in het bedrijf. Communiceer geplande activiteiten zo snel mogelijk, in de preboardingfase of op de eerste werkdag.
Voorbeeld onboardingprogramma: Google
Google staat bekend om zijn grondige onboardingproces. Het begint met een uitgebreid introductieprogramma waarin nieuwe medewerkers worden ondergedompeld in de bedrijfscultuur en waarden. Ze worden aangemoedigd om ideeën te delen en worden vanaf dag 1 betrokken bij lopende projecten.
Ook werkt Google met een buddy-systeem, waarbij nieuwe medewerkers een mentor krijgen. Dit zijn ervaren collega's die hen kunnen begeleiden en ondersteunen bij hun groei in het bedrijf. Google legt in zijn onboardingprogramma ook sterk de nadruk op ontwikkeling. De medewerker krijgt vanaf het begin bijscholing en andere mogelijkheden voor professionele en persoonlijke ontwikkeling aangeboden.
Het onboardingprogramma loopt meerdere maanden en ook daarna blijven teamleiders en medewerkers laagdrempelig contact houden. Zo worden eventuele problemen vroeg besproken en kan veel al vroeg opgelost worden. Zowel qua functie als andere onderdelen van werk.
Effectief inrichten van je onboardingproces
In de checklist onboarding nieuwe medewerker vind je alles wat je moet regelen als je een nieuwe collega aanneemt. Je moet voor elke nieuwe collega dezelfde dingen regelen. Dat geldt ook in een onboardingprogramma. Kijk waar je dit HR-proces kunt digitaliseren . Kun je met een druk op de knop mensen toegang geven tot informatie, documenten of processen? Denk aan regels over vakantiedagen, de vakantieplanning, bedrijfspresentaties en de officiële documenten als het arbeidscontract.
Er is allerlei software in de markt die je hierbij kan helpen. Speciaal voor werkgevers in het mkb is er bijvoorbeeld de salaris en HR-software van CoPilot. Met hun onboarding-app maak je het onboardingprogramma digitaal, zodat het makkelijk te gebruiken is en je nieuwe medewerker alle benodigde informatie kan inzien vanaf de start.
