Zo bereid je je voor op ziekteverzuim
Met 6 praktische verzuimtips
Als je werknemer langdurig ziek wordt, dan kunnen de kosten hard oplopen. Je kunt je hiervoor verzekeren. Sinds 2020 kun je gebruik maken van de MKB Verzuim Ontzorgverzekering. Dit is een verzuimverzekering met wettelijk geregelde kwaliteitseisen. Ook bij een ‘gewone’ verzuimverzekering is het interessant om naar deze aandachtspunten te kijken.
1. Verdiep je in de betekenis van verzuim
Een stukje extra kennis is altijd mooi meegenomen. Verdiep je daarom in de betekenis van verzuim, zodat je goed op de hoogte bent van relevante termen en soorten verzuim.
Verzuim betekenis
Verzuim is een term uit het arbeidsrecht voor de situatie waarin een werknemer niet verschijnt op werk en daarvoor als reden ‘ziekte’ opgeeft. Verzuim kan kortdurend of langdurig zijn. Is een medewerker binnen 4 weken hersteld en weer aan het werk? Dan spreken we van kortdurend verzuim. Bij verzuim langer dan 4 weken, waarbij niet wordt verwacht dat de werknemer op korte termijn weer aan het werk gaat, spreken we van langdurig verzuim.
Welke soorten verzuim zijn er?
Naast kortdurend en langdurig ziekteverzuim onderscheiden we frequent kortdurend (ziekte)verzuim en ongeoorloofd ziekteverzuim.
Frequent kortdurend ziekteverzuim
Een werknemer meldt zich vaak ziek voor een korte periode. Frequent kortdurend verzuim kan verschillende oorzaken hebben, zoals privéproblemen, stress of een conflict op werk.
Ongeoorloofd ziekteverzuim
Een werknemer verschijnt zonder toestemming niet op werk. Soms zelfs zonder dit te melden.
Ziekteverzuim indelen in kleuren
Je kunt verschillende soorten ziekteverzuim ook indelen in kleuren:
Wit verzuim: medewerker is ziek en kan niet werken
Zwart verzuim: medewerker meldt zich onterecht ziek (bijvoorbeeld geen zin of om te zorgen voor een ziek kind)
Grijs verzuim: medewerker meldt zich ziek. Er is sprake van ziekte, maar sommige werkzaamheden zou medewerker wel kunnen uitvoeren.
Roze verzuim: medewerker is ziek, maar verschijnt toch op werk
2. Ken het gemiddelde ziekteverzuimpercentage
Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage in Nederland lag volgens het CBS eind 2022 op 5,6%. Dat betekent dat een werknemer gemiddeld 5,6 dagen van elke 100 werkdagen mist door ziekte. Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage maakt geen onderscheid tussen kortdurend en langdurig ziekteverzuim. Die laatste categorie vertegenwoordigt trouwens wel zo’n 90% van het totale aantal verzuimdagen.
3. Verzuimpercentage berekenen: zo werkt het
Je kunt het verzuimpercentage ook voor je eigen bedrijf berekenen. De meest zuivere uitkomst krijg je door het aantal verzuimde kalenderdagen te delen door het totale aantal beschikbare kalenderdagen in een bepaalde periode van al je medewerkers samen. De uitkomst daarvan vermenigvuldig je met 100.
Rekenvoorbeeld verzuimpercentage berekenen op basis van werkdagen per kwartaal
Stel, in jouw onderneming werken 20 personen, hiervan werken er 18 fulltime (100%), en 2 parttime (75%).
Het tweede kwartaal van een jaar telt altijd 91 kalenderdagen. Het totaal aantal beschikbare kalenderdagen van alle werknemers samen is bij dit bedrijf: 18 x 91 + 2 x 0,75 x 91 = 1774,5 kalenderdagen. De parttimers neem je alleen mee voor het percentage dat ze werken.
Er zijn in het tweede kwartaal 4 ziektemeldingen:
Medewerker 1 is ziek van 1 t/m 4 april Medewerker 2 is ziek van 6 t/m 7 april Medewerker 3 is ziek van 29 mei tot en met 6 juni Medewerker 4 (parttimer) is ziek van 1 t/m 25 juni Het aantal ziektedagen per werknemer: Medewerker 1: 4 ziektedagen Medewerker 2: 2 ziektedagen Medewerker 3: 9 ziektedagen Medewerker 4 (parttimer): 25 x 0,75=18,75 ziektedagen Het totaal aantal ziektedagen is dus: 33,75 Het ziekteverzuimpercentage van je bedrijf in het tweede kwartaal bereken je nu als volgt: (Aantal verzuimde dagen/ aantal beschikbare dagen) x 100% = (33,75/1774,5)*100% = 1,9%
4. Let op verzuimsignalen bij je werknemers
Iedereen is wel eens ziek. Zeker in de koudere maanden gaan griep- en verkoudheidsvirussen vrolijk rond onder collega’s. Het komt dan ook regelmatig voor dat een medewerker een of enkele dagen ziek thuis blijft. Vervelend, maar over het algemeen geen ramp. Het wordt pas echt een probleem voor beide partijen als een werknemer langdurig uitvalt, bijvoorbeeld met een burn-out. Vaak is de oorzaak van langdurige ziekte een combinatie van zaken die spelen in de privésfeer en werk gerelateerde invloeden, zoals een te hoge werkdruk en stress.
Verzuimpreventie
Langdurige zieke werknemers die uitvallen door oorzaken die vooral in de privésfeer liggen, kun je niet voorkomen. Ziekte door omstandigheden op werk kun je wél aanpakken, bijvoorbeeld door aandacht te besteden aan verzuimpreventie. Met een gericht verzuimprogramma kun je verzuimsignalen beter opvangen, risico’s inventariseren en leer je ook hoe je in contact blijft met zieke medewerkers en onderliggende problemen opspoort. Ook het voeren van een verzuimgesprek met werknemers die relatief vaak ziek zijn, kan positieve resultaten opleveren. Door tijdig in gesprek te gaan kun je in sommige gevallen langdurig verzuim voorkomen.
Verzuimpreventie is een goede manier om ziekteverzuim beter te beheersen. Toch zal het in de praktijk onmogelijk zijn om het ziekteverzuimpercentage helemaal naar 0 te brengen.
5. Houd rekening met de Wet verbetering poortwachter
Zorg dat je op de hoogte bent van wetgeving op het gebied van arbeidsrecht, zoals de Wet verbetering poortwachter. Deze stelt een aantal eisen aan jou en je werknemer om langdurig verzuim te beperken en de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Als je niet aan deze eisen voldoet, kan het UWV je een boete opleggen.
Deze wet verplicht je bijvoorbeeld om uiterlijk binnen één week na de eerste ziektedag een melding te maken van het ziektegeval bij de arbodienst of bedrijfsarts. Daarnaast beschrijft deze wet een heleboel andere verplichtingen voor jou en je werknemers. Wil je zeker weten dat je aan al deze verplichtingen voldoet? Dan kun je het beste een verzuimprotocol opstellen.
6. Je staat er niet alleen voor: verzeker jezelf tegen verzuim
Ziekteverzuim zal dus altijd in meer of mindere mate een rol spelen. Gelukkig sta je er niet alleen voor en bestaan er genoeg mogelijkheden om jezelf te ontzorgen bij ziekteverzuim.
Sluit een verzuimverzekering af
Allereerst kun je een verzuimverzekering afsluiten. Daarmee ben je verzekerd voor de kosten wanneer medewerkers ziek worden. De verzekeraar betaalt het loon door en neemt de kosten voor re-integratie voor rekening. Maak gebruik van verzuimadvies verzekeraars.
Sommige verzekeraars geven je advies over verzuim en de preventie hiervan. Je verzekeraar kan zelfs als voorwaarde stellen dat je deze adviezen opvolgt. Het gaat hierbij om advies over het voorkomen van arbeidsongeschiktheid tot aan de terugkeer naar werk, bij jou of bij een andere werkgever. Dat kan gaan om de wetgeving (Arbowet en Wet Verbetering poortwachter) en om aanvullingen daarop. Dit moeten altijd redelijke eisen zijn. De verzekeraar kan geen dingen verwachten die je als werkgever onmogelijk kunt waarmaken.
Je kunt ook een verzekeringsadviseur inschakelen. Zij kijken samen met jou naar je huidige situatie en helpen bij het vinden van een (verzuim)verzekering die goed daarop aansluit.
Overweeg een MKB Verzuim Ontzorgverzekering
Naast een ‘gewone’ verzuimverzekering kun je ook kiezen voor een MKB Verzuim Ontzorgverzekering. Deze bestaat sinds 1 januari 2020 en is onderdeel van een pakket kabinetsmaatregelen om werkgevers te ontzorgen bij langdurig zieke werknemers. Deze verzekering is speciaal ingericht voor mkb’ers, bevat een volledig arbodienstverleningspakket en is poortwachterproof.
Net als bij een gewone verzuimverzekering, ben je ook verzekerd tegen de loondoorbetalingsverplichting aan zieke werknemers. Een MKB Verzuim Ontzorgverzekering biedt vooral extra dienstverlening op het gebied van re-integratie van werknemers. Alles op dit gebied wordt ontzorgd. Zo wijst de verzekeraar een casemanager toe die al het regelwerk op zich neemt; van administratie, opstellen van een plan van aanpak, tot het samenstellen van het re-integratiedossier.
