Functieprofiel opstellen: zo pak je dat aan
Wat verwacht jij van een nieuwe medewerker?
In een functieprofiel beschrijf je de kenmerken van een functie in je bedrijf. Functieprofielen geven je inzicht in je organisatie en zijn handig bij het zoeken, aannemen en managen van personeel. Gebruik dit stappenplan en een handig voorbeeld functieprofiel.
Wat is een functieprofiel?
Een functieprofiel is een beschrijving van een functie of baan. Het wordt ook wel een functieomschrijving genoemd. Een functieprofiel maakt duidelijk wat de werkzaamheden zijn die bij de functie horen. Het bevat meestal een takenpakket van een medewerker of een groep medewerkers (die samen de functie uitoefenen of dezelfde functie hebben). Een functieprofiel geeft ook aan waar de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de medewerker(s) liggen.
Waarom een functieprofiel opstellen?
Een functieprofiel geeft je duidelijkheid over de taken en verwachtingen binnen een functie. Als er meerdere functies zijn binnen je bedrijf, krijgen jij en je werknemers via functieprofielen inzicht in de verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Een functieprofiel kun je gebruiken bij de werving en selectie van personeel en later ook bij het motiveren en beoordelen van werknemers.
Doel van een functieprofiel
Een functieprofiel heb je nodig voor:
Het maken van een wervingsprofiel en een goede vacaturetekst
Het informeren van sollicitanten en werknemers over de inhoud van een functie
De functieomschrijving in een arbeidsovereenkomst
Het voeren van sollicitatiegesprekken
De voorbereiding op functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
Het bepalen of iemand een promotie of extra beloning verdient.
Uit de functieprofielen is af te leiden of werkprocessen binnen je bedrijf efficiënt verlopen. Het helpt je dus om je onderneming te sturen. Is er een nieuwe functie nodig? Moeten functies aangepast worden? Wat voor type werknemers heb ik nodig? Hoe functioneert een werknemer? Verdient hij een bonus of loonsverhoging? Welke vaardigheden moeten verder ontwikkeld worden? Een functieprofiel helpt je zulke vragen te beantwoorden.
Inhoud functieprofiel
Wat zijn de onderdelen van een functieprofiel? Benoem in ieder geval de volgende punten:
Functienaam Kies een goede functietitel die bij deze functie past. Ga geen ingewikkelde Engelse slogans gebruiken. Zorg dat het direct duidelijk is om wat voor functie het gaat.
Functie-eisen Wat zijn de minimale eisen voor deze functie? Benoem bijvoorbeeld het gewenste of vereiste opleidingsniveau, het aantal jaren werkervaring, etc.
Competenties Beschrijf welke kennis, vaardigheden en kwaliteiten nodig zijn om deze functie uit te oefenen. Bijvoorbeeld: gastvrij zijn, proactief en in staat zelfstandig te kunnen werken.
Taken Benoem de werkzaamheden die bij de functie horen. Een goede opsomming van taken is belangrijk om de inhoud van de functie duidelijk te maken.
Plaats in de organisatie Binnen welke afdeling valt deze functie? Met wie wordt er samengewerkt? Benoem het team, de leidinggevende en aan wie verantwoording wordt afgelegd. Gebruik hier geen persoonlijke namen, maar noem de functies / teamnaam.
Bevoegdheden Welke bevoegdheden horen bij deze functie? Is iemand beslissingsbevoegd? Moet hij anderen aansturen? Heeft hij toegang tot een bepaalde werkomgeving? Of het beheer over een ruimte of digitaal domein?
Resultaat / doelstelling van de functie Wat wordt er precies verwacht bij de uitoefening van de functie? Wat is het doel? En welke resultaten horen daarbij? Aan welke bedrijfsdoelen werkt iemand mee? Kies hier het liefst meetbare doelen (KPI’s) die uitdagend, maar haalbaar zijn en bij deze functie passen.
Het functieprofiel kun je verder uitbreiden met relevante punten. Als je het functieprofiel gebruikt als wervingsprofiel kun je ook de arbeidsvoorwaarden benoemen die bij deze functie horen, zoals: het salaris (of de salarisschaal), de werktijden, het aantal vakantiedagen, etc. Je kunt ook de werklocatie en de beschikbare werkmiddelen toevoegen voor de functie.
Stappenplan functieprofiel opstellen
Er zijn verschillende methoden om functieprofielen op te stellen. Volg bijvoorbeeld deze stappen bij het maken van functieprofielen voor jouw bedrijf:
1. Bepaal wie de functieprofielen opstelt
Je kunt dit volledig zelf doen of in samenwerking met een medewerker, bijvoorbeeld een HR-medewerker. Zorg dat je wel de controle houdt over dit proces. Het is een belangrijk onderdeel van je personeelsstrategie.
2. Maak een functie-indeling
Zorg voor een logische indeling van functies. Dit wordt ook wel een functiehuis genoemd. Denk daarbij niet alleen aan alle functies die er nu binnen je bedrijf zijn, maar ook aan functies die in de (nabije) toekomst nog ingevuld moeten worden. Bepaal een hiërarchie, waarbij iedereen in je bedrijf een aanspreekpunt heeft. Je kunt een schematische indeling maken met behulp van een organigram van je bedrijf.
3. Haal input op voor alle functies
Als je al medewerkers in dienst hebt, kun je hen vragen om mee te denken. Vraag medewerkers om input, maar behoud wel de controle. Dit duurt iets langer, maar je kunt je tijdsinvestering terugverdienen omdat het draagvlak onder je medewerkers groter is. Je kunt ze in ieder geval vragen om mee te denken over de juiste functieomschrijving.
Tip: Bekijk hoe soortgelijke functies omschreven worden in functieboeken of een functiebibliotheek. Zeker als er een cao van toepassing is in jouw branche. In een cao staan vaak richtlijnen per functie. En anders kun je inspiratie opdoen door in vacatureteksten te kijken hoe een functieprofiel is opgesteld.
4. Werk de functieprofielen uit
Maak een eerste uitwerking. Gebruik onderstaand voorbeeld om te zorgen dat alle onderdelen van het functieprofiel ingevuld worden. Kijk per functie of de omschreven taken haalbaar zijn en bij het aantal werkuren passen. Maak er geen eindeloze waslijst van, maar probeer het kort en bondig te omschrijven.
5. Controleer de functieprofielen
Zorg dat alle essentiële werkzaamheden, taken en bevoegdheden zijn verdeeld over de verschillende functies. Het is belangrijk dat elk functieprofiel duidelijk is en maar op een manier te interpreteren is, anders krijg je mogelijk discussies met sollicitanten en medewerkers over de verwachtingen en invulling van de functie. Het kan zelfs tot een arbeidsconflict leiden, bijvoorbeeld over het disfunctioneren van een medewerker. Een rechter kan in dat geval ook onderzoeken of het functieprofiel en de functie-eisen wel duidelijk waren voor een medewerker.
6. Zet de functieprofielen in een handboek
Voeg alle functieprofielen samen in een handboek of bewaar ze in een map (fysiek of digitaal). Dit zal je in de toekomst een hoop tijd schelen op meerdere personeelsgebieden. Je kunt namelijk altijd teruggrijpen naar dit document wanneer:
er een functioneringsgesprek gevoerd moet worden
er een beoordelingsgesprek plaatsvindt
er nieuw personeel aangetrokken moet worden
bedrijfsprocessen geanalyseerd moeten worden
een medewerker wordt ontslagen wegens disfunctioneren.
Je kunt de functieprofielen ook opnemen in een personeelshandboek of bedrijfsreglement. Dan kunnen al je werknemers zien wat de verschillende functies zijn binnen je bedrijf en welke taken en verwachtingen daarbij horen.
Voorbeeld functieprofiel
Hoe ziet een functieprofiel er precies uit? Er zijn heel wat voorbeelden die je kunt gebruiken. Aan de hand daarvan kun je zelf een functieprofiel opstellen. Kopieer bijvoorbeeld onderstaande tekst als template en vul alle onderdelen in.
Functieprofiel medewerker …
Bedrijfsnaam: …
Functienaam: …
Doel van de functie: … (Beschrijf in een of twee zinnen wat je verwacht.)
Positie binnen het bedrijf
Deze functie valt onder de afdeling … Je rapporteert aan … en/of geeft leiding aan … Je werkt samen met … (Tip: benoem hier andere functies/teams en geen namen van andere werknemers).
Taken en verantwoordelijkheden
Bij deze functie horen de volgende taken en verantwoordelijkheden:
…
…
De medewerker is bevoegd om …
Functie-eisen
Voor deze functie is een opleiding nodig op … niveau en minimale werkervaring van … jaar op het gebied van … of in een vergelijkbare functie.
Competenties
Voor deze functie zijn de volgende competenties nodig:
…
…
Arbeidsvoorwaarden
Bij deze functie hoort een bruto salaris van € … per uur en een vakantietoeslag van 8% per jaar. (Of: Deze functie valt in salarisschaal X). De volgende secundaire arbeidsvoorwaarden zijn van toepassing: …
Contractduur en dienstverband
Het gaat om een vast / tijdelijk dienstverband van … uur per week (voor een periode van … maanden). De werktijden zijn in overleg verder te bepalen.
Bedrijfscultuur en organisatie
Ons bedrijf staat voor … Onze missie is … Onze visie is … Wij hechten veel waarde aan … Tip: Je kunt bovenstaande punten verder aanvullen met zaken die van belang zijn voor deze functie en een duidelijk beeld geven van jouw bedrijf. Online zijn er nog meer voorbeelden, sjablonen en templates te vinden. Neem dit soort voorbeelden als basis voor het opstellen van je eigen functieprofiel. Succes!
