Over welke vergoedingen voor personeel hoef ik geen belasting te betalen?

Onbelast vergoeden en verstrekken
Over sommige vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers hoef je als werkgever geen loonheffingen te betalen. Dat levert je al snel een nettovoordeel van 50 procent op. Doe er je voordeel mee.
Dit artikel bevat niet de meest actuele informatie. Lees dit artikel voor het laatste overzicht: Welke kosten vallen in de werkkostenregeling?
 
Je moet belasting betalen over iedere vergoeding of verstrekking aan je werknemers, tenzij dit voordeel een vrijstelling heeft. De belastingvrije kostenvergoedingen die je aan je werknemers kunt verstrekken zijn:
  • vergoedingen/verstrekkingen voor kosten, lasten en afschrijvingen die het uitvoeren van het werk met zich meebrengt (daadwerkelijke kosten) en
  • andere vergoedingen/verstrekkingen die naar algemene maatschappelijke opvattingen niet als beloningsvoordeel gelden.
 
Wanneer heb ik beloningsvoordeel?
Je hebt geen beloningsvoordeel als het voordeel voor je werknemer en het zakelijke belang van jou als werkgever met elkaar in evenwicht zijn. Een balpen die je als werkgever aan je werknemer verstrekt geldt bijvoorbeeld meestal niet als beloningsvoordeel. Dat wordt pas anders als het om een heel exclusief exemplaar gaat. Daaraan heeft je werknemer wel degelijk voordeel.
 
De vergoedingen en verstrekkingen van een werkgever kun je verdelen in drie categorieën.
  1. vergoedingen en verstrekking die in principe niet belast zijn.
  2. vergoedingen en verstrekkingen die in principe wél belast zijn.
  3. vergoedingen en verstrekkingen die nooit belastingvrij zijn.
 
Vergoedingen die in principe niet belast zijn (eerste categorie)
Hieronder vallen onder andere vergoedingen die – binnen redelijke grenzen – worden verstrekt voor:
  • consumpties tijdens de werktijd die geen deel uitmaken van een maaltijd, bijvoorbeeld koffie of appels;
  • vakliteratuur;
  • representatiekosten in verband met het goed uitvoeren van een taak, bijvoorbeeld een bos bloemen voor een zakelijke relatie;
  • cursussen, congressen, seminars etc. waaraan een medewerker deelneemt om zijn werk goed te kunnen blijven uitvoeren, inclusief de reis en het verblijf;
  • verhuiskosten van een werknemer die speciaal voor het werk verhuist. Je mag de transportkosten voor het verhuizen van de inboedel belastingvrij vergoeden, plus maximaal 7.750 euro ter compensatie van overige verhuiskosten. Van een verhuizing speciaal voor werk is sprake als je werknemer verhuist binnen twee jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing. De werknemer woonde eerst meer dan 25 kilometer van het werk en is verhuisd naar een woning op minder dan tien kilometer van het werk.
 
Vergoedingen die in principe wel belast zijn (tweede categorie)
  • Reiskosten: Vergoedingen voor zakelijke reizen zijn belast, tenzij de reiskostenvergoeding maximaal 0,19 euro per kilometer is. Het maakt daarbij niet uit met welk vervoermiddel je werknemer reist. Reist diegene met het openbaar vervoer, dan mag je de werkelijke reiskosten per kilometer vergoeden.
  • Telefoonkosten: Een vergoeding voor telefoonkosten is belast, tenzij de telefoontjes van je werknemer voor meer dan tien procent zakelijk zijn. Dit geldt ook voor internet, communicatiemiddelen als een smartphone en een tweede telefoonaansluiting.
  • Computers: De vergoeding van computers is belast tenzij je werknemer kan aantonen dat hij of zij de computer voor meer dan 90 procent zakelijk gebruikt. Je mag hierbij maximaal het bedrag van de jaarlijkse afschrijving vergoeden. Als de kostprijs inclusief omzetbelasting minder is dan 450 euro mag je het bedrag in één keer onbelast vergoeden. Deze voorwaarde geldt ook voor pocket-PC’s en navigatieapparatuur.
  • Persoonlijke verzorging: De vergoeding voor persoonlijke verzorging van een werknemer is belast, tenzij hij artiest, presentator of beroepssporter is.
  • Bedrijfsfitness: Als je aan je personeel bedrijfsfitnessfaciliteiten biedt, levert dat voor je werknemers belast loon in natura op, tenzij je zorgt dat je aan een aantal voorwaarden voldoet: een minimaal aantal werknemers dat eraan kan deelnemen en de locatie).
  • Personeelsfeesten en –reizen: Wanneer een personeelsfeest of –reis een gezamenlijk karakter heeft en deelname openstaat voor tenminste driekwart van de werknemers, is dit onbelast. Als het feest of de reis niet aan deze voorwaarde voldoet, dan moet je belasting afdragen.
 
Vergoedingen die nooit belastingvrij zijn (derde categorie)
Een aantal vergoedingen en verstrekkingen zijn nooit belastingvrij. Bijvoorbeeld vergoedingen of verstrekkingen van wapens en munitie, bepaalde geldboetes, rechtshulp na het plegen van een misdrijf (bijvoorbeeld een advocaat) en verschuldigde loonbelasting en premies volksverzekeringen.
 
Hoe kan ik deze kosten declareren?
Als je een beroep doet op een (gedeeltelijke) vrijstelling voor de loonheffingen, moet je dit ook kunnen bewijzen. Dat betekent dat je in ieder geval ook de bonnetjes van je werknemers moet bewaren. Om de administratieve lasten te beperken kun je met de Belastingdienst afspraken maken om onder voorwaarden belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen in een vaste onbelaste kostenvergoeding op te nemen. In een apart artikel gaan we nader in op deze specifieke voorwaarden.

Praat met ons mee op

MKB Servicedesk
Postadres
Postbus 40273
3504 AB Utrecht

Bezoekadres:
Radonweg 7
3542 AN Utrecht
Tel: 088 652 00 50 (kennispartners, leveranciers en mediacontacten)

 
Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten