Werkkostenregeling: welke kosten vallen daaronder?

Vrije ruimte WKR 2022 terug naar normaal

04 februari 2020 10 januari 2022

Via de werkkostenregeling kun je personeel onbelaste vergoedingen geven. Maar niet alle kosten kun je volgens de Belastingdienst verrekenen onder deze noemer. Welke kosten vallen wel binnen deze regeling?

Werkkostenregeling: vrije ruimte voor vergoedingen aan personeel

De werkkostenregeling (WKR) stelt je als werkgever in staat onbelaste vergoedingen te geven. Deze hoeven niet werkgerelateerd te zijn, er gelden namelijk geen voorwaarden aan vergoedingen die binnen de vastgestelde marge - de vrije ruimte - vallen. We gaven eerder al een uitgebreide beschrijving van de verruimde werkkostenregeling. Enkele voorbeelden:

  • Kinderopvang op de werkplek

  • Personeelsfeesten

  • Vergoedingen voor thuiswerken (zoals apparatuur, bureaustoel, consumpties)

  • Kerstpakketten

  • Elektronica zoals een telefoon of tablet

  • Bedrijfsfitness

  • Gereedschap

  • Geldbedragen zoals gratificaties en bonussen

WKR 2022: vrije ruimte terug naar normaal

De hoogte van de vrije ruimte is afhankelijk van de loonsom, oftewel het totaal van lonen en sociale premies van al het personeel. In 2022 zijn de percentages in de 2 schijven als volgt:

Werkkostenregeling 2022
€ 0 - 400.0001,7 %
> € 400.0001,18 %

Dus stel dat de loonsom € 500.000 bedraagt, dan is de vrije ruimte in 2022: € 6.800 + € 1.180 = € 7.980. Dit bedrag kan belastingvrij ingezet worden als vergoedingen voor personeel.

Let op: in 2020 en 2021 werd de vrije ruimte verruimd (tot 3%) als coronamaatregel, maar dit is in 2022 niet meer het geval.

Van WKR vrijgestelde kosten

Bepaalde vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:

  • Verstrekte reiskosten tot € 0,19

  • Abonnementen voor het openbaar vervoer

  • Het bieden van maaltijden bij overwerk

  • Verhuiskosten vanwege het werk

  • Aanvragen van verklaring omtrent gedrag (VOG) 

  • (Om)scholing

Extra vrijstellingen onder het noodzakelijkheidscriterium

Bepaald materiaal en apparatuur hebben werknemers nodig voor het uitvoeren van het werk, zoals gereedschap, een smartphone of een tablet. Als je kunt aantonen dat de voorziening noodzakelijk is bij het uitvoeren van werk, dan vallen deze kosten ook onder de gerichte vrijstelling. De vrije ruimte voor andere vergoedingen in de werkkostenregeling wordt dan niet aangesproken. Het maakt dan niet uit in hoeverre werknemers deze zaken privé gebruiken.

Kosten die onder de nihilwaardering vallen

Dan zijn er nog kostenposten die een zogenaamde nihilwaardering krijgen. Die hoef je dus ook niet mee te tellen in de werkkostenregeling. Het gaat bijvoorbeeld om:

  • Verstrekken van werkkleding

  • Gratis koffie en thee op het werk

De Belastingdienst heeft een zeer gedetailleerd overzicht van welke kosten onder de werkkostenregeling en welke kosten onder de nihilwaardering vallen. Het overzicht tref je aan op de website van de Belastingdienst.

Auteur

Jelle Bos

Als eindredacteur help ik ondernemers antwoorden te vinden op hun vragen. Ik doe graag onderzoek naar de meest uiteenlopende onderwerpen en zet deze om naar toegankelijke kennisartikelen. Daarbij voeg ik de ervaring en kennis die ik zelf heb opgedaan in zowel zeer grote als kleinere bedrijven.