Wist je dat je als werkgever je werknemers soms iets extra’s kunt geven zonder dat je daar loonbelasting over hoeft te betalen? Dit kan via de werkkostenregeling oftewel de WKR. Deze regeling is breed toepasbaar, maar je moet wel voldoen aan een aantal voorwaarden. In dit artikel lees je hoe de WKR werkt en welke vergoedingen je als werkgever onbelast kunt verstrekken.
Inhoud:
- Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
- Wat is de vrije ruimte WKR in 2025?
- Welke vergoedingen vallen binnen de WKR?
- Wat zijn gerichte vrijstellingen?
- Extra vrijstellingen onder het noodzakelijkheidscriterium
- Vrijstellingen en de Arbowet
- Kosten die onder nihilwaarderingen vallen
- Gebruik vrije ruimte voor het eind van het kalenderjaar
- Voorbeelden werkkostenregeling
- Gebruikelijkheidstoets
- Afrekenen met de Belastingdienst
- Weet wat je doet met de WKR
Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling voor ondernemers om bepaalde zaken onbelast te vergoeden aan hun personeel. Het houdt in dat je diensten of producten mag kopen voor je medewerkers zonder dat je er loonbelasting over hoeft te betalen.
Wat betekent 'vrije ruimte' in de WKR?
De zogenaamde 'vrije ruimte; is een bepaald percentage van de fiscale loonsom dat je onbelast mag besteden aan allerlei diverse personeelsvoorzieningen, zoals een kerstpakket, bedrijfsfitness of een telefoon van de zaak.
Wat is de vrije ruimte WKR in 2025?
Voor 2025 geldt dat werkgevers een vrije ruimte hebben van 2% over de eerste € 400.000 van de loonsom, en 1,18% over het bedrag daarboven. Dit betekent dat een werkgever met een loonsom van € 400.000 in 2025 maximaal € 8.000 onbelast kan besteden.
De vrije ruimte was in 2024 nog 1,8%.
Welke vergoedingen vallen binnen de WKR?
Binnen de WKR vallen verschillende vergoedingen en verstrekkingen, zoals:
Bedrijfsfitness op de werkplek
Vergoedingen voor thuiswerken, zoals bureaustoelen of apparatuur
Personeelsfeesten
Kinderopvang op de werkplek
Tablets, telefoons van de zaak en ander ICT-materiaal (onder bepaalde voorwaarden)
Binnen de vrije ruimte kunnen werkgevers hun personeel dus op allerlei manieren belonen zonder daarover loonbelasting te betalen.
Wat zijn gerichte vrijstellingen?
De WKR bestaat behalve uit de vrije ruimte ook uit gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen die buiten de vrije ruimte vallen en dus altijd onbelast verstrekt mogen worden. Voorbeelden zijn:
Reiskostenvergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer
Vergoedingen voor scholing en cursussen
Kosten voor een verklaring omtrent gedrag (VOG)
Verhuiskosten als deze gerelateerd zijn aan werk
Extra vrijstellingen onder het noodzakelijkheidscriterium
Bepaald materiaal en apparatuur hebben werknemers nodig voor het uitvoeren van het werk, zoals gereedschap, een smartphone of een tablet. Als je kunt aantonen dat de voorziening noodzakelijk is bij het uitvoeren van werk, vallen deze kosten ook onder de gerichte vrijstelling.
De vrije ruimte voor andere vergoedingen in de werkkostenregeling wordt dan niet aangesproken. Het maakt dan niet uit in hoeverre werknemers deze zaken privé gebruiken.
Vrijstellingen en de Arbowet
De WKR kan je op allerlei manieren helpen om je medewerkers fit en vitaal te houden, vertelt Janine van de Geest. Zij is Businesspartner Inzetbaarheid bij bedrijfsgezondheidsnetwerk Zorg van de Zaak en geeft regelmatig advies over deze regeling.
"Over het algemeen geldt dat zaken die voortkomen uit de Arbowet vallen onder gerichte vrijstellingen", vertelt Van de Geest. "Het gaat dan om maatregelen om gezondheids- en veiligheidsrisico's op de werkplek te bestrijden die redelijkerwijs van de werkgever verwacht mogen worden."
Voorbeeld gerichte vrijstelling: PAGO
Een voorbeeld van een gerichte vrijstelling is het Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO). In de Arbowet staat namelijk dat werkgevers hun personeel verplicht zo'n onderzoek moeten aanbieden. De kosten zijn dus vrijgesteld voor de loonbelasting.
Tip: Er zijn professionele partijen die je kunnen helpen om zo'n PAGO uit te voeren, bijvoorbeeld onze kennispartner ZekerArbo.
Kosten die onder nihilwaarderingen vallen
Dan zijn er nog kostenposten die een zogenaamde nihilwaardering krijgen. Die hoef je ook niet mee te tellen in de werkkostenregeling. Deze zaken waardeert de fiscus op 0 euro en daardoor zijn ook deze goederen of diensten altijd onbelast.
Overzicht nihilwaarderingen
Het gaat om specifieke zaken die met de werkplek te maken hebben, bijvoorbeeld koffie en thee op kantoor, werkkleding of een ov-abonnement. De Belastingdienst heeft een gedetailleerd overzicht van welke kosten onder de werkkostenregeling en welke kosten onder de nihilwaardering vallen. Het overzicht vind je in het Handboek Loonheffingen op de website van de Belastingdienst.
Gebruik vrije ruimte voor het eind van het kalenderjaar
Heb je aan het einde van het jaar nog vrije ruimte over? Dan kun je bijvoorbeeld een extra kerstpakket of personeelsfeest organiseren om deze ruimte optimaal te benutten.
Let op: de vrije ruimte kun je niet meenemen naar volgende jaar. Het is dus verstandig om je budget in de gaten te houden en op tijd te gebruiken.
Voorbeelden werkkostenregeling
Om het iets duidelijker te maken, hebben we een aantal voorbeelden van toepassingen van de werkkostenregeling:
Werkplek
De werkplek valt onder het loon. Werkplekvoorzieningen worden vergoed als je arboverantwoordelijk bent voor de werkplek. Dat betekent dat je op deze plek de zorg draagt voor de veiligheid van je werknemers en dit opneemt in je arboplan. Denk aan een bureau voor een kantoormedewerker, de vrachtwagen van een chauffeur of de toonbank van een cassière.
Vitaliteit binnen de werkkostenregeling
Onder nihilwaarderingen vallen allerlei zaken voor de werkplek. Dat kunnen bijvoorbeeld ook ergonomisch verantwoorde bureaus voor de thuiswerkplek zijn, een voetenbankje voor beeldschermwerk of veiligheidsschoenen. Dit kan je helpen om je werknemers fit en vitaal te houden.
Diensten zoals een gezondheidscheck, coaching of loopbaanadvies zijn niet verplicht via de Arbowet. "Die zijn ook niet vrijgesteld, maar kun je wel aanbieden via de vrije ruimte", zegt Van de Geest. "Het is verstandig om per investering te kijken onder welke categorie van de WKR die valt. Twijfel je, vraag dan vooroverleg met de Belastingdienst."
Korting op eigen producten
Werkgevers mogen werknemers tot 20% korting geven op eigen producten. Er geldt wel een maximum van € 500 per jaar per werknemer. Bij het bepalen van de hoogte van het financieel voordeel van de werknemer, gaat de Belastingdienst uit van de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde, inclusief de btw.
Parkeren
De vergoeding voor het parkeren op een andere plaats bij het werk is belast. Dit is bijvoorbeeld het geval voor een vergoeding van de kosten voor het parkeren bij de woning van de werknemer. Plekken waarvoor de werkgever verantwoordelijk is, vallen ook onder de gerichte vergoedingen. Denk bijvoorbeeld aan een gehuurd rijtje in een parkeergarage in de buurt of gekochte plekken op een grotere parkeerplaats bij de werkplek.
Studiedag/personeelsfeest
Kosten voor bijeenkomsten met een zakelijk karakter mag je onbelast vergoeden. Dat zijn bijvoorbeeld studiedagen, teambuildings of werkontbijten.
Bij personeelsfeesten worden de kosten wel gezien als loon. De kosten voor entertainment zoals het inhuren van een artiest, paintballen of een lopend buffet moet je dus wel binnen de 1,2% vrije ruimte proberen weg te schrijven. Organiseer je een bedrijfsfeest op je eigen terrein? Dan valt dit onder gerichte vergoedingen. Houd je het feest op een andere plek, dan geldt dat niet.
Sport en bedrijfsfitness
Stel, je wilt je medewerkers bedrijfsfitness aanbieden. Op de werkplek is het onbelast, op een sportplek elders niet. Er is een uitzondering. Als jij risico’s ziet voor je werknemers op hun werkplek en je wilt dit met sport tegengaan (bijvoorbeeld yoga tegen RSI) en je hebt dit opgenomen in je arboplan, dan kan het vallen binnen de gerichte vergoedingen.
Eten en drinken
Als jij maaltijden vergoed in de kantine, dan is dat loon in natura. Maar je hoeft niet elk pakje melk te tellen. Je mag de werkelijke kosten rekenen of per maaltijd het normbedrag van € 3,95 als loon tellen, minus wat de werknemer zelf betaalt. Maar wat is een maaltijd en wat is een snack? Dit is aan de werkgever om te bepalen. Kleine consumpties (koffie, drankjes, gebak, fruit) zijn onbelast.
Gereedschap/ ICT
Ook noodzakelijk gereedschap en ICT-middelen (computer, iPad, smartphone) voor het werk vallen binnen de gerichte vrijstellingen. Jij moet als werkgever deze hulpmiddelen betalen en beslissen aan welke eisen ze moeten voldoen. Wil je werknemer een duurdere variant dan strikt noodzakelijk? Dan valt de meerprijs onder loon, dus onder de WKR.
Het middel mag geen deel uitmaken van de cafetariaregeling (dan bepaalt en betaalt werknemer zelf). Het laatste criterium: de werknemer moet deze voorziening teruggeven of zelf gaan betalen als hij uit dienst gaat.
Internet of telefoon?
Een internetverbinding bij de thuiswerkplek kan ook onder de gerichte vrijstellingen vallen, mits internet nodig is om te kunnen werken. De vaste telefoondienst weer niet.
Cafetariaregeling
Middelen die hier onder vallen, vallen niet in de gerichte vrijstellingen voor de WKR. Hier mag een werknemer verschillende onbelaste vergoedingen uitruilen tegen het brutoloon. (dus bijvoorbeeld de kosten voor een fiets aftrekken van de bruto eindejaarsuitkering) Het belangrijkste punt hierbij is dat de werknemer het middel kiest en koopt.
Elektrische fiets van de zaak
Mensen uit de auto krijgen en laten fietsen past binnen deze doelstelling. Daarom is de leasefiets van de zaak aantrekkelijker gemaakt. Werknemers kunnen nu voor een paar euro per maand een dure elektrische fiets leasen via de werkgever. Werknemers krijgen een bijtelling van 7% van de waarde van de fiets. Uitgaande van een fiets van € 1.500, bedraagt de bijtelling € 105 per jaar. Het leasen heeft tot gevolg dat de kilometervergoeding wegvalt.
Vaste kostenvergoeding
Een vaste vergoeding per maand voor diverse kosten kán onder de WKR vallen. De werkgever moet dan wel weten waar deze vergoeding precies aan wordt besteed, jij moet dit onderzoeken. Houd het bijvoorbeeld drie maanden met bonnetjes bij. Dan hangt het af van wat voor kosten dit zijn of het binnen of buiten de WKR valt. Zie hierboven wat voor kosten wel en niet onder de WKR vallen. Oude afspraken hierover met de belastingdienst blijven gewoon bestaan.
Gebruikelijkheidstoets
Wat kun je nu wel en niet onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR? De regeling kan in theorie worden misbruikt om minder belasting te betalen. Hier is iets op bedacht: de gebruikelijkheidstoets. Jouw vergoedingen mogen voor niet meer dan 30% afwijken van wat in jouw branche gebruikelijk is.
Stelregel: € 2.400 per werknemer per jaar
Het is bijvoorbeeld ongebruikelijk als een directeur de volledige vrije ruimte alleen voor zichzelf besteedt en zichzelf een leuke vergoeding van € 20.000 uitkeert. Stelregel: een vergoeding tot € 2.400 per werknemer per jaar is gebruikelijk. Een bonus kan hier met dit maximum ook onder vallen.
Tip: Geef jij werknemers een bonus of prestatiebeloning? Bekijk dan de actuele regels voor het berekenen van de belasting bonus 2024.
Afrekenen met de Belastingdienst
Een goede administratie bijhouden is essentieel. Als je namelijk meer dan het bedrag in je vrije ruimte onbelast besteedt, dan moet je daar 80% belasting over betalen. Dit kan in de loop van het volgende jaar worden afgerekend. Houd de WKR gedurende het jaar dus goed in de gaten.
Weet wat je doet met de WKR
De werkkostenregeling biedt werkgevers veel flexibiliteit in het belonen van hun personeel zonder extra loonheffingen. Voor 2025 is de vrije ruimte 2% voor loonsommen tot € 400.000. Het optimaal benutten van deze ruimte kan helpen om extra kosten zoals kerstpakketten of personeelsfeesten fiscaal voordelig te regelen. Zorg er wel voor dat je weet welke vergoedingen onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen vallen om boetes of naheffingen te voorkomen.
