Welke kosten vallen in de werkkostenregeling?

Hoe ziet de werkkostenregeling er in 2020 en 2021 uit?

04 februari 2020 17 september 2020

Kosten die je maakt voor het personeel kun je meenemen in de werkkostenregeling, maar niet alle kosten kun je onder deze noemer verrekenen met de Belastingdienst. Kosten die opgenomen zijn in de vrije ruimte zijn vrijgesteld van belastingheffing. Wat zijn de onbelaste vergoedingen die je aan je werknemers kunt verstrekken?

Zelf verlonen zonder tussenpersoon

Je mag onbelaste vergoedingen aan werknemers geven, maar het totale bedrag aan verstrekkingen mag niet boven de 1,7 procent of 1,2 procent van de loonsom uitkomen. Dit wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Komen de vergoedingen boven deze grens uit? Over het meerdere betaal je 80 procent belastingheffing.

Hoogte van de vrije ruimte in 2020

Voor de eerste €400.000 aan loonsom is de vrije ruimte 1,7 procent van deze som. In 2020 is dit tijdelijk verhoogd naar 3 procent, om je werknemers te voorzien van middelen om thuis te werken.

Boven de loonsom van €400.000 geldt 1,2 procent van de loonsom. In 2021 wordt dit tarief lager, namelijk 1,18 procent over het hoge gedeelte van de loonsom.

Bepaalde vergoedingen gaan niet ten laste van de vrije ruimte, dit zijn gerichte vrijstellingen. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn de volgende:

  • Verstrekte reiskosten tot €0,19

  • Abonnementen voor het openbaar vervoer

  • Het bieden van maaltijden bij overwerk

  • Verhuiskosten vanwege het werk

  • Aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) 

In 2021 wordt hier scholing aan toegevoegd. Dat geldt wel specifiek voor scholing die een werknemer helpt om inkomen te verwerven, zoals omscholing als onderdeel van een sociaal plan.

Wat houdt het noodzakelijkheidscriterium in?

Bepaalde spullen hebben werknemers nodig voor het uitvoeren van het werk. Het gaat bijvoorbeeld om gereedschap, een smartphone of een tablet. Deze mag de werkgever belastingvrij verstrekken, ook als de werknemers de spullen ook privé gebruiken.

Kosten die onder de nihilwaardering vallen

Er zijn ook nog kostenposten die een zogenaamde nihilwaardering krijgen. Die hoef je dus ook niet mee te tellen in de werkkostenregeling. Het gaat bijvoorbeeld om:

  • Verstrekken van werkkleding

  • Gratis koffie en thee op het werk

De Belastingdienst heeft een zeer gedetailleerd overzicht van welke kosten onder de werkkostenregeling en welke kosten onder de nihilwaardering vallen. Het overzicht tref je aan op de website van de Belastingdienst.