Welke kosten vallen in de werkkostenregeling?

Onbelaste vergoedingen aan personeel

04 februari 2020 02 maart 2021

Via de werkkostenregeling kun je personeel onbelaste vergoedingen geven. Maar niet alle kosten kun je volgens de Belastingdienst verrekenen onder deze noemer. Welke kosten vallen wel binnen deze regeling?

WKR 2021: vrije ruimte voor vergoedingen aan personeel

De werkkostenregeling (WKR) stelt je als werkgever in staat onbelaste vergoedingen te geven. Deze hoeven niet werkgerelateerd te zijn, er gelden namelijk geen voorwaarden aan vergoedingen die binnen de vastgestelde marge - de vrije ruimte - vallen. We gaven eerder al een uitgebreide beschrijving van de verruimde werkkostenregeling. Enkele voorbeelden:

- Kinderopvang op de werkplek

- Personeelsfeesten

- Vergoedingen voor thuiswerken

- Kerstpakketten

- Elektronica zoals een telefoon of tablet

- Bedrijfsfitness

- Gereedschap

- Geldbedragen zoals gratificaties en bonussen

De hoogte van de vrije ruimte is afhankelijk van de loonsom, oftewel het totaal van lonen en sociale premies van al het personeel. Sinds 2021 wordt de vrije ruimte volgens 2 schijven vastgesteld:

  • € 0 - 400.000: 3%

  • > € 400.000: 1,18%

Dus stel dat de loonsom in 2021 € 500.000 bedraagt, dan is de vrije ruimte: € 12.000 + € 1.800 = € 13.800. Dit bedrag kan belastingvrij ingezet worden als vergoedingen voor personeel.

Vrijgestelde kosten

Bepaalde vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:

  • Verstrekte reiskosten tot € 0,19

  • Abonnementen voor het openbaar vervoer

  • Het bieden van maaltijden bij overwerk

  • Verhuiskosten vanwege het werk

  • Aanvragen van verklaring omtrent gedrag (VOG) 

  • (Om)scholing

Extra vrijstellingen onder het noodzakelijkheidscriterium

Bepaald materiaal en apparatuur hebben werknemers nodig voor het uitvoeren van het werk, zoals gereedschap, een smartphone of een tablet. Als je kunt aantonen dat de voorziening noodzakelijk is bij het uitvoeren van werk, dan vallen deze kosten ook onder de gerichte vrijstelling. De vrije ruimte voor andere vergoedingen in de werkkostenregeling wordt dan niet aangesproken. Het maakt dan niet uit in hoeverre werknemers deze zaken privé gebruiken.

Kosten die onder de nihilwaardering vallen

Dan zijn er nog kostenposten die een zogenaamde nihilwaardering krijgen. Die hoef je dus ook niet mee te tellen in de werkkostenregeling. Het gaat bijvoorbeeld om:

  • Verstrekken van werkkleding

  • Gratis koffie en thee op het werk

De Belastingdienst heeft een zeer gedetailleerd overzicht van welke kosten onder de werkkostenregeling en welke kosten onder de nihilwaardering vallen. Het overzicht tref je aan op de website van de Belastingdienst.