Thuiswerkvergoeding: zo zit het
Alle regels voor thuiswerken, vergoedingen en de thuiswerkplek
Veel organisaties hebben thuiswerken omarmd en geven hun werknemers een belastingvrije vergoeding voor thuiswerken. Wat doe jij? Hoe zit het anno 2022 met de thuiswerkvergoeding en de vergoeding voor de thuiswerkplek? Ontdek wat er mogelijk is.
Waarom een thuiswerkvergoeding?
Al tijdens de coronacrisis werd duidelijk dat thuiswerken een blijvertje zou worden. Uit een onderzoek van werkgeversvereniging AWVN kwam naar voren dat een groot deel van de werkgevers twee dagen per week thuiswerken een goed idee vindt. Een werknemer die thuiswerkt maakt thuis extra kosten, die je als werkgever mag vergoeden via een thuiswerkvergoeding. Extra kosten zijn bijvoorbeeld:
Verwarming
Water & elektriciteit
Toiletpapier
Koffie & thee
Is een thuiswerkvergoeding verplicht?
De thuiswerkvergoeding is in principe niet verplicht. Wel kan het zijn dat er in de cao afspraken gemaakt zijn over de vergoeding voor thuiswerken. In dat geval moet je je aan de regels in de cao houden. Je mag als werkgever ook zelf afspreken met je werknemers of ze kunnen thuiswerken en welke vergoeding je daar tegenover stelt.
Belastingvrije vergoeding thuiswerken
Het kabinet faciliteert thuiswerken, maar je krijgt de vergoeding niet terug van de Belastingdienst. Het kabinet heeft besloten dat een werkgever per 1 januari 2022 belastingvrij maximaal 2 euro per dag mag betalen als thuiswerkvergoeding. Dat je dit bedrag onbelast mag vergoeden houdt in dat je geen loonheffingen hoeft te betalen over dit bedrag. Dat maakt het nog interessanter om de kosten voor thuiswerken te vergoeden. Overigens geldt deze vergoeding ook als je medewerker slechts een dagdeel thuiswerkt.
Hoe zit het met de reiskostenvergoeding?
Je bent bekend met de reiskostenregeling. Je mag onbelast € 0,19 per kilometer vergoeden als je werknemers naar hun werk moeten reizen. Kun je de reiskostenregeling combineren met de thuiswerkvergoeding? Ja. Maar let op: je mag niet op één dag zowel een thuiswerkvergoeding als een reiskostenvergoeding geven. Het is of het een, of het ander. Hoe voorkom je dat dit een administratieve uitdaging wordt?
Vaste thuiswerkvergoeding
Een vaste vergoeding voor thuiswerken is voor veel werkgevers (en werknemers) de makkelijkste optie. Je kunt met je werknemers afspreken hoeveel dagen per week ze thuiswerken en hoeveel dagen ze op kantoor zijn. Op basis daarvan geef je als werkgever een vaste vergoeding, die opgedeeld is in een reiskostengedeelte en een thuiswerkgedeelte. Mocht het zo zijn dat een medewerker toch een paar dagen extra thuiswerkt, dan hoef je de vergoeding niet ineens aan te passen. Dat doe je pas als er structureel iets verandert.
Voorbeeld thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding
Je medewerker werkt 2 dagen per week vanuit huis, de overige 3 dagen op kantoor. Hij reist 25 kilometer naar het kantoor, dus 50 kilometer heen en terug. De reiskostenvergoeding is dus € 9,50 per dag (€ 0,19 per kilometer). Met deze gegevens kun je de vergoeding per maand berekenen. Om de berekening te kunnen maken ga je uit van 214 werkdagen per jaar (het aantal werkdagen minus vakantie, gemiddeld ziekteverzuim en feestdagen). De berekening ziet er dan als volgt uit:
Thuiswerkvergoeding per jaar: ⅖ van 214 dagen (= 86 dagen) à € 2 = € 172
Reiskostenvergoeding per jaar: ⅗ van 214 dagen (= 129 dagen) à € 9,50 = € 1225,50
Gecombineerd krijgt je medewerker per maand: (€ 172 + € 1225,50) / 12 = € 116,46
Hoe zit het met de thuiswerkplekvergoeding?
Naast een vaste vergoeding voor het thuiswerken, mag je ook een thuiswerkplekvergoeding geven. Een thuiswerkplekvergoeding is een (eenmalige) vergoeding om de thuiswerkplek in te richten. Ook als een medewerker niet op kantoor werkt, heb je als werkgever zorgplicht. Je moet ervoor zorgen dat je medewerkers veilig en gezond kunnen werken. Dat houdt onder andere in dat hij een veilige werkplek heeft: op kantoor, maak ook thuis.
Werkkostenregeling
Via de werkkostenregeling (WKR) kun je heel wat spullen die je medewerkers nodig hebben om veilig thuis te kunnen werken, onbelast vergoeden. De kosten voor de thuiswerkplek kun je vergoeden via de gerichte vrijstellingen. Denk daarbij aan dingen als:
Laptop
Telefoon
Monitor
Bureaustoel
Consumpties
Via de WKR heb je vrije ruimte om onbelaste vergoedingen te geven. Bij een loonsom tot € 400.000 is deze vrije ruimte 1,7% en daarboven 1,18%. In 2020 was dit percentage vanwege de coronacrisis verhoogd naar 3% bij een loonsom tot € 400.000, maar inmiddels is die tijdelijke verhoging teruggedraaid.
Lees meer over de werkkostenregeling
Thuiswerkbeleid: afspraken voor thuiswerken
Een thuiswerkbeleid is aan te raden om het thuiswerken te organiseren en duidelijkheid te scheppen, ook over de vergoedingen. Je bundelt alle afspraken zodat alle medewerkers en eventuele nieuwe werknemers precies weten wat er van ze verwacht wordt en waar ze recht op hebben.
Een thuiswerkvergoeding en een vergoeding voor de thuiswerkplek zijn namelijk slechts een begin. Je moet erop toezien dat je werknemers daadwerkelijk veilig thuiswerken. Je kunt natuurlijk niet bij iedereen thuis op bezoek gaan om te controleren of je medewerker ergonomisch en veilig werkt. Maar je kunt een veilige manier van werken wel stimuleren door bijvoorbeeld een thuiswerk-checklist op te stellen. In een thuiswerkbeleid kun je alle afspraken vastleggen die je maakt met medewerkers die thuiswerken. Denk daarbij ook aan dingen als werktijden, vertrouwelijkheid, bereikbaarheid, en wat je doet met de thuiswerk-apparatuur op het moment dat de medewerker uit dienst treedt.
Lees meer over een thuiswerkbeleid opstellen
Wel of geen thuiswerkvergoeding?
Het is misschien niet verplicht, maar een vergoeding voor thuiswerken is zeer aan te bevelen. Organisaties die thuiswerken niet faciliteren, lopen het risico minder aantrekkelijk te worden voor werknemers. Thuiswerken heeft namelijk veel voordelen voor werknemers. Het is een aantrekkelijke manier om privé en werk te combineren: je bent er voor je kinderen en kunt ze snel even naar school brengen. En er zijn andere voordelen. Een thuiswerkvergoeding is dus een goede manier om je personeel tevreden te houden en langer aan je te binden. Daarnaast zijn goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een vergoeding voor thuiswerken een manier om nieuw personeel aan te trekken.
Niet geheel onbelangrijk: inmiddels is gebleken dat thuiswerken ook voor de werkgever voordelen heeft: thuiswerken is voor veel werknemers productiever dan werken op kantoor, zeker als er een gezonde mix is van thuis en kantoor. Een bedrijf dat thuiswerken mogelijk maakt en vergoedt, is flexibeler en heeft meer ruimte op de werkvloer.
Of je je personeel een vergoeding voor thuiswerken geeft, hangt van veel omstandigheden af. Maar inmiddels is duidelijk dat de meerderheid van de werkgevers kiest voor zowel een thuiswerkplekvergoeding als een vaste vergoeding voor thuiswerken.
