Vijf tips om slimmer en goedkoper te verlonen

Wie slim omgaat met zijn salarisadministratie kan maandelijks geld besparen. Met deze tips regel je het als ondernemer snel zelf. Of je kunt natuurlijk je salarisadministrateur voor je aan het werk zetten.

Tip 1: Maak gebruik van de vrije ruimte (WKR) om personeelsfeestjes te vergoeden

Het bedrag dat je onbelast mag vergoeden via de WKR is gebaseerd op de totale fiscale loonsom van je medewerkers. In 2019 mag je 1,2% van je totale loonsom onbelast vergoeden, ook wel de vrije ruimte genoemd. Vergoed je meer dan 1,2% via de werkkostenregeling, dan vallen die kosten buiten de vrije ruimte en betaal je 80% belasting over het resterende bedrag.  Vanaf 2020 gaat het percentage dat je onbelast mag vergoeden voor de eerste 400.000 euro omhoog naar 1,7%. Is je totale loonsom hoger dan 400.000 euro, dan geldt over dat resterende bedrag een vrije ruimte van 1,2%. Meer over de WKR en andere vrijstellingen die het mogelijk maken om personeelskosten onbelast te vergoeden, lees je hier.

Tip 2: Verhaal 50% van de WGA-premie op je werknemer?

De premie werkhervattingskas (Whk) spekt het potje waaruit de arbeidsongeschikten door de overheid worden betaald. De premies bestaan uit twee componenten, de ZW-flex en WGA-premie. Het percentage aan WGA-premie voor jouw bedrijf vind je terug op de beschikking die je ontvangt van de Belastingdienst. 50% daarvan mag je je werknemers zelf laten betalen. Het scheelt misschien een paar euro per medewerker per maand, maar kan aardig oplopen als je je personeelsbestand snel ziet toenemen. Op het salarisstrookje van je medewerkers verschijnt dan een bedrag dat op het loon wordt ingehouden, onder de vermelding premie WGA-Whk. Meer uitleg over je werkgeverslasten in 2019 lees je in deze blogpost.

Tip 3: Zet je vakantiereserveringen maandelijks op een andere rekening

Via je salarisadministratie ontvang je maandelijks een werkgeversjournaal. Daar staat onder andere een post ‘reserveringen vakantietoeslag’ vermeld. Zorg dat je dit bedrag elke maand opzijzet op je bankrekening. Anders kom je in mei in de problemen met je cashflow. Je mag dit ook maandelijks uitbetalen aan je mensen in plaats van één keer per jaar. Het voordeel is dat je een realistischer beeld hebt van je werkgeverskosten per maand en dat je in mei niet opeens een gat in je liquide middelen slaat. Het nadeel is dat je niets meer achter de hand hebt om eventuele kosten die je medewerker maakt te verhalen. Natuurlijk ga je daar niet vanuit, maar in conflictsituaties of ontslag op staande voet kan het handig zijn om het vakantiegeld nog te moeten uitkeren.

Bonustip: Doe zelf je salarisadministratie

Werkgevers zonder cao zijn minder gebonden aan regelgeving, waardoor het bijhouden van een salarisadministratie vaak redelijk simpel is. Zeker als je lonen elke maand exact hetzelfde zijn - je hoeft bijvoorbeeld geen variabele reiskosten te vergoeden - kun je het uitbetalen van de salarissen gemakkelijk automatiseren. Zo bespaar je tijd en geld, omdat je niet meer afhankelijk bent van een tussenpersoon. Ook via Loket.nl kun je flexibel zelf je salarisadministratie regelen.

Tip 4: Neem een 56-plusser aan en krijg korting op de loonkosten

Wanneer je iemand aanneemt uit een doelgroep die over het algemeen lastig aan een baan komt, geeft het UWV je een korting op de loonkosten. Denk aan oudere werknemers, maar ook mensen met een arbeidsbeperking. Als werkgever krijg je op deze mensen korting op de sociale verzekeringen. En dat kan zelfs oplopen tot 6.000 euro per persoon per jaar. Wel heb je daarvoor een doelgroepverklaring nodig van die medewerker, die hij of zij kan ophalen bij het UWV. Dit moet binnen drie maanden na de eerste werkdag gebeuren. Daarna vervalt namelijk het recht van je medewerker op deze doelgroepverklaring. De korting wordt bepaald door het UWV en uitgekeerd door de Belastingdienst. Een stappenplan over het aanvragen van loonkostenvoordeel (LKV) vind je hier.

Tip 5: Geef liever tijd voor tijd, dan dat je overuren betaalt

Maken je mensen meer uren dan in hun contract staat, wees dan voorzichtig met het toezeggen om overuren uit te betalen. Bovenop de gemaakte overuren, moet je namelijk ook 8% vakantietoeslag betalen. En dat komt opeens een stuk duurder uit dan je had bedacht. Indien je je medewerker het minimumloon betaalt, moet je opletten met het geven van tijd-voor-tijd. Je loopt namelijk het risico dat het uurloon onder het minimumloon uitkomt, wanneer de werknemer de gemaakte overuren niet in diezelfde maand opneemt. 

Tip 1: Vergoed kosten voor thuiswerken in de vrije ruimte (WKR)

Het bedrag dat je onbelast mag vergoeden via de WKR is gebaseerd op de totale fiscale loonsom van je medewerkers. In 2020 mag je vanwege het advies om werknemers zoveel mogelijk thuis te laten werken 3% van je totale loonsom onbelast vergoeden. Dit wordt ookwel de vrije ruimte genoemd en kun je inzetten om kosten voor het thuiswerken te vergoeden.

Lees ook: Welke kosten vallen in de werkkostenregeling?

Voorheen werd de vrije ruimte veelal gebruikt voor het vergoeden van personeelsfeestjes en uitjes. Nu adviseert het Nibud werknemers te vergoeden voor de gemaakte kosten thuis. Zoals de extra gas-, water- en lichtkosten, de kosten voor koffie en thee, wc-papier en zelfs het gebruik - via afschrijvingen - van het bureau en bureaustoel. Deze vergoeding kan oplopen tot 40 euro per maand bij een fulltime dienstverband, aldus het Nibud.

Vergoed je meer dan 3% via de werkkostenregeling, dan vallen die kosten buiten de vrije ruimte en betaal je 80% eindheffing over het resterende bedrag. Is je totale loonsom hoger dan 400.000 euro, dan geldt over dat resterende bedrag een vrije ruimte van 1,2%.

Tip 2: Geef tijd voor tijd

Maken je mensen minder uren vanwege de coronacrisis, laat ze tijd voor tijd opnemen. In de toekomst kunnen ze die opgenomen uren weer inhalen door over te werken. Andersom kan ook. Werkt je werknemer meer uren dan in het contract staat, wees dan voorzichtig met het toezeggen om overuren uit te betalen. Bovenop de gemaakte overuren moet je namelijk ook 8% vakantietoeslag betalen. En dat pakt opeens een stuk duurder uit.

Indien je je medewerker het minimumloon betaalt, kun je niet zomaar tijd voor tijd geven. Je moet namelijk zorgen dat het minimumloon te allen tijde in stand blijft. Stel bijvoorbeeld dat een werknemer een contract heeft voor 40 uur per week. Wanneer deze werknemer overuren maakt tegen de belofte dat deze volgens de tijd-voor-tijd regeling mogen worden ingezet, dan verdient hij in de week waarin is overgewerkt onder het minimumloon.

Tip 3: Coulance voor pensioenpremies

Zit je krap bij kas? Benader dan je pensioenfonds om de mogelijkheden te bespreken om een betalingsregeling te treffen of de betalingstermijn te verruimen. De pensioensector wil ondernemers die krap bij kas zitten vanwege de corona-uitbraak te hulp schieten. Neem contact op met je pensioenfonds om de mogelijkheden te bespreken. Echter loopt de pensioenaangifte – net als de loonaangifte – gewoon door. Enkel voor de betaling wordt mogelijk coulance gegeven.

Tip 4: Automatiseer je loonaangifte

Normaliter moet je zelf bijhouden wanneer je loonaangifte indient bij de Belastingdienst. Wie slim is kijkt of de salarissoftware of software voor personeeladministratie een automatische loonaangifte mogelijk maakt. Tijdig loonaangifte blijven doen is van groot belang. Zeker als je aanspraak wil maken op de NOW 3.0 waarvoor de loonaangifte gebruikt wordt om het uit te keren bedrag te bepalen.

Voor jou als ondernemer weer een zorg minder. Kun je je focussen op hoe je ervoor zorgt dat je die loonaangifte ook kunt gaan betalen.

Tip 5: Verlaag je DGA salaris

Directeur-grootaandeelhouders (DGA’s) moeten zich normaliter houden aan het gebruikelijk loon, waarover ze loonbelasting betalen. Voor 2020 is het gebruikelijk jaarloon 46.000 euro. Vanwege de coronacrisis heeft het kabinet de regels rondom het gebruikelijk loon wat versoepeld. Wanneer je voor dit jaar een lagere omzet verwacht, mag je jezelf minder loon uitkeren of je loon zelfs stilzetten. Overleg met de Belastingdienst hierover is niet nodig. Achteraf moet je wel aantonen dat je vanwege omzetverlies jezelf minder loon hebt uitbetaald.

Aan het eind van het jaar weet je wat je daadwerkelijke omzet is in 2020 en wordt door de fiscus bepaald wat het gebruikelijk loon is. Eventueel moet je dan het tekort aan overgemaakt loon alsnog aan jezelf uitkeren en daar loonbelasting over betalen