Hoe werkt afschrijven? Regels, bedragen en voorbeelden

Wat is afschrijven? 

Afschrijven betekent dat je de aanschafkosten van een bedrijfsmiddel uitsmeert over de gebruiksjaren. Je schrijft dus elk jaar een deel af. Daarmee neem je elk jaar een stukje waardeverlies van de investering op in je boekhouding. Met afschrijven:  

• verlaag je je belastbare winst 

• betaal je minder inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting 

• sluit je boekhouding beter aan bij de werkelijkheid 

Tip: ben je een startende ondernemer en wil je meer weten over belastingaangifte doen of uitbesteden? Onze kennispartner ABN AMRO Verzekeringen legt je alles over belastingaangifte uit. 

Met afschrijven verlaag je de waarde van je activa op de balans 

Daarnaast verlaag je met afschrijven ook de waarde van de activa op je balans. Je laptop, auto of machine wordt tenslotte ieder jaar minder waard. In je winst- en verliesrekening neem je die waardedaling op als kosten. Veel ondernemers zetten deze afschrijvingskosten apart, zodat ze na verloop van tijd genoeg geld hebben gereserveerd om het bedrijfsmiddel te vervangen. 

Waarom moet je afschrijven? 

De Belastingdienst verplicht je om bedrijfsmiddelen die meerdere jaren meegaan af te schrijven. Zo mag je de kosten niet in één keer aftrekken in het jaar dat je het bedrijfsmiddel koopt. Je moet de kosten verdelen over de jaren dat je het middel gebruikt. Dit geeft een realistischer beeld van je winst en zorgt voor eerlijke belastingheffing. 

Vanaf welk bedrag moet je afschrijven? 

Niet elke aankoop is een investering. De drempel van de Belastingdienst is € 450 (excl. btw): 

• Onder € 450: direct boeken als kosten in hetzelfde jaar 

• Vanaf € 450: verplicht afschrijven over de gebruiksduur    Dus: 

• Printer van € 250: direct aftrekken in het jaar van aankoop 

• Auto van € 20.000: in vijf jaar afschrijven 

Afschrijvingsregels: hoe bereken je afschrijving? 

1. Voor de berekening van je jaarlijkse afschrijvingskosten heb je drie gegevens nodig:   Aanschafkosten (inclusief installatie- en transportkosten, minus subsidies of kortingen) 

2. Restwaarde (waarde aan het eind van de gebruiksduur; de meeste bedrijfsmiddelen schrijf je helemaal af, dus restwaarde is vaak € 0) 

3. Vermoedelijke gebruiksduur (technisch of economisch) 

Formule afschrijving berekenen: 

(aanschafkosten – restwaarde) ÷ gebruiksduur = jaarlijkse afschrijving 

In hoeveel jaar schrijf je bedrijfsmiddelen af? 

De gebruiksduur van een investering verschilt per type bedrijfsmiddel. Zo geldt voor inventaris dat de afschrijving meestal tussen de 5 en 10 jaar ligt. Voor laptops en smartphones rekent de Belastingdienst vaak 3 tot 5 jaar, een auto van de zaak schrijf je doorgaans in 5 jaar af, en machines vaak in 10 jaar. Bedrijfspanden hebben een nog langere afschrijvingstermijn: soms tientallen jaren, tot aan de fiscale bodemwaarde (bijvoorbeeld 50% van de WOZ-waarde). 

Zelf de gebruiksperiode vaststellen 

Je mag zelf bepalen of een bedrijfsmiddel bijvoorbeeld drie, vier of vijf jaar meegaat als je dat goed kunt onderbouwen. Voor een smartphone van de zaak kan dat bijvoorbeeld drie jaar zijn, omdat deze in de praktijk sneller veroudert. Bij twijfel gaat de Belastingdienst uit van een minimale gebruiksduur van vijf jaar. 

Restwaarde bij afschrijven 

De meeste bedrijfsmiddelen schrijf je in vijf jaar volledig af, zonder restwaarde. Denk aan laptops, telefoons, bureaustoelen.  Toch zijn er ook bedrijfsmiddelen die wel een restwaarde hebben. Bijvoorbeeld een bestelbus van de zaak die na vijf jaar nog waarde heeft als occasion of machine waarvan je de onderdelen na tien jaar los kunt verkopen.   Voorbeeld afschrijven zonder restwaarde 

• Laptop van € 1.200, gebruiksduur 5 jaar, restwaarde € 0 

• Jaarlijkse afschrijving = € 240  

Voorbeeld afschrijven met restwaarde  

• Machine van € 40.000, gebruiksduur 10 jaar, restwaarde € 5.000 

• Jaarlijkse afschrijving = (€ 40.000 – € 5.000) ÷ 10 = € 3.500 per jaar  

Let op: De Belastingdienst kan de inschatting van de restwaarde toetsen. Stel je de restwaarde onrealistisch laag vast (waardoor je te veel afschrijft), dan kan dit worden gecorrigeerd. 

Vanaf wanneer begin je met afschrijven? 

Je schrijft pas af vanaf het moment dat je het bedrijfsmiddel daadwerkelijk in gebruik neemt. Dat kan dus later in het jaar zijn dan het moment van aanschaf. In dat eerste jaar schrijf je dan alleen de resterende maanden af.

Voorbeeld: stel je koopt op 1 oktober een smartphone die je in vijf jaar moet afschrijven. De jaarlijkse afschrijving is € 200. Omdat je het toestel pas in het laatste kwartaal van het jaar gebruikt, mag je in dat eerste jaar alleen drie van de twaalf maanden afschrijven: 

3/12 × € 200 = € 50 

Vanaf het volgende boekjaar schrijf je wel jaarlijks het volledige bedrag van € 200 af, totdat de gebruiksduur voorbij is. 

Welke afschrijvingsmethoden zijn er? 

De lineaire methode is veruit de meest gebruikte manier van afschrijven. In sommige gevallen wordt ook degressief afschrijven toegepast. 

1. Lineair afschrijven (meest gebruikt) 

• Elk jaar hetzelfde bedrag 

• Simpel en vaak verplicht gesteld door de Belastingdienst 

Voorbeeld:   

• Aanschafwaarde machine € 40.000 

• Restwaarde € 5.000,  

• Gebruiksduur 10 jaar 

• Jaarlijkse afschrijving: (€ 40.000 – € 5.000) ÷ 10 = € 3.500 

2. Degressief afschrijven 

• In de eerste jaren schrijf je meer af in latere jaren minder 

• Past bij bedrijfsmiddelen die snel in waarde dalen (bijv. auto’s) 

• Niet altijd toegestaan 

Voorbeeld: je koopt een auto voor de zaak met een cataloguswaarde van € 20.000. In plaats van elk jaar hetzelfde bedrag afschrijven, schrijf je jaarlijks 25% van de boekwaarde van dat jaar af. 

Jaar 1: € 5.000 

Jaar 2: € 3.750 (25% van (20.000 - 5.000)  

Jaar 3: € 2.812,50 (25% van 20.000 - 5.000 - 3.750)  

Dit doe je voor de gehele gebruiksperiode. 

Willekeurig afschrijven 

Willekeurig afschrijven is geen afschrijvingsmethode maar een fiscale regeling. Het betekent dat je zelf mag bepalen hoeveel en wanneer je een investering afschrijft. Je mag dus afwijken van de standaardregels. Dit geeft ruimte om de afschrijving te versnellen (en direct meer belastingvoordeel te pakken) of juist te vertragen. 

Voor wie geldt willekeurig afschrijven? 

Startende ondernemers

• Als startende ondernemer mag je willekeurig afschrijven op investeringen. Bijvoorbeeld het volledige bedrag in je eerste ondernemersjaar. 

• Je onderneming is een eenmanszaak, maatschap, commanditaire vennootschap of een vof (vennootschap onder firma). Het geldt dus niet voor bv’s en nv’s 

• Het geldt alleen voor bedrijfsmiddelen die je koopt in de jaren dat je startende ondernemers bent (eerste 5 jaar) of in het jaar ervoor (het aanloopjaar)  

• Het maximumbedrag is gekoppeld aan de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Alleen bedrijfsmiddelen die in aanmerking komen voor de KIA mag je willekeurig afschrijven. Het minimale jaarlijkse KIA-bedrag is niet van toepassing.

• Met willekeurig afschrijven kun je in de eerste jaren extra belastingvoordeel behalen door je belastbare winst flink te verlagen 

Milieu-investeringen (VAMIL) 

• Met de VAMIL mag je milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen die op de jaarlijkse Milieulijst staan tot 75% willekeurig afschrijven. 

• Dit levert zowel een liquiditeitsvoordeel (meer cash in de beginjaren) als een belastingvoordeel op. 

Voorbeeld willekeurig afschrijven met VAMIL: 

Stel je koopt een elektrische bakfiets voor je bedrijf voor € 5.000 (excl. btw). Dit milieuvriendelijke bedrijfsmiddel staat op de Milieulijst 2025. De gebruiksduur is vijf jaar, zonder restwaarde.  

• Normaal zou je € 5.000 ÷ 5 = € 1.000 per jaar afschrijven. 

• Met VAMIL mag je 75% willekeurig afschrijven, dus € 3.750 meteen in het jaar van aanschaf. 

• De resterende 25% (€ 1.250) schrijf je daarna volgens de normale regels af, dus verspreid over de resterende vier jaren. Dus: Jaar 2 t/m 5: € 1.250 ÷ 4 = € 312,50 per jaar  

Bovendien kun je dit vaak combineren met de MIA (milieu-investeringsaftrek), wat extra fiscaal voordeel oplevert. 

Uitzonderingen: wat mag je niet willekeurig afschrijven? 

• Woningen en gebouwen bestemd voor bewoning

• Grond

• Dieren

• Personenauto’s die niet bestemd zijn voor beroepsvervoer 

• Bedrijfsmiddelen die je verhuurt of in het buitenland gebruikt 

• Effecten, goodwill en vergunningen 

Hoe werkt afschrijving voor zzp’ers? 

Ook als zzp’er geldt: bedrijfsmiddelen boven € 450 moet je activeren op je balans en afschrijven. Meestal gebruik je de lineaire methode, omdat die eenvoudig en overzichtelijk is.    Tip: zet de afschrijvingskosten apart op een zakelijke spaarrekening. Zo heb je budget om later je laptop, auto of machine te vervangen. 

Kies als starter voor een gezonde financiële basis 

Voor startende ondernemers is het goed om te beseffen dat afschrijven maar één onderdeel is van een gezonde financiële basis. Ook zaken als investeren, reserveren, belastingen en liquiditeit spelen een rol in hoe goed je voorbereid bent. 

Mogelijk gemaakt door onze kennispartner:

Ondernemen is risico’s durven nemen. toch wil je grote financiële schade voorkomen. ABN AMRO Verzekeringen helpt bij het vinden van de juiste verzekeringsproducten.

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.