Days Sales Outstanding (DSO) voor een strakker debiteurenbeheer
Hoe slim beheer van DSO je cashflow kan optimaliseren
Het is cruciaal om de financiële gezondheid van je bedrijf te begrijpen en te bewaken. Een van de belangrijkste maatstaven hiervoor is Days Sales Outstanding (DSO). In dit artikel lees je wat DSO inhoudt, waarom het zo belangrijk is, hoe je het berekent én hoe je dit beproefde meetinstrument gebruikt om je facturen sneller betaald te krijgen.
Wat is Days Sales Outstanding?
Days Sales Outstanding, ofwel DSO, is een financiële ratio die het gemiddelde aantal dagen meet voordat klanten je openstaande facturen betalen. Met DSO wordt ook wel de omloopsnelheid van je debiteuren bedoeld. Het is een belangrijke maatstaf voor je debiteurenbeheer en de efficiëntie van het cashflowbeheer van je bedrijf.
Lage en hoge DSO
Over het algemeen geldt dat een hoge DSO wijst op een minder efficiënt debiteurenbeheer en een trage omzetting van verkopen naar cash. Andersom wijst een lage DSO juist op een effectief debiteurenbeheer en een snelle omzetting van verkopen naar cash.
Hoe Bereken je Days Sales Outstanding?
De berekening van DSO is vrij eenvoudig en voer je stapsgewijs uit:
Verzamel de benodigde gegevens: Verzamel het totale debiteurensaldo en de totale omzet over een bepaalde periode. Gebruikelijke periodes zijn: een maand, kwartaal of jaar.
Bepaal het aantal dagen in de periode: Bepaal het aantal dagen in de gekozen periode. Voor een maand zijn dit meestal 30 dagen, voor een kwartaal 90 dagen en voor een jaar neem je 365 dagen.
Voer de berekening uit: Deel je totale debiteurensaldo (openstaande facturen) door je totale omzet en vermenigvuldig dit getal met het aantal dagen in de periode.
Days Sales Outstanding over een jaar berekenen:
Stel, je hebt in een boekjaar € 300.000 aan omzet gedraaid. Je totale debiteurensaldo staat aan het einde van het balansjaar op € 42.000. Oftewel, dat is het bedrag dat je nog moet ontvangen van je klanten.
De DSO-formule pas je als volgt toe:
je deelt het totaalbedrag aan openstaande facturen door je jaaromzet (alle facturen) en vermenigvuldigt dit met het aantal dagen van de periode die je neemt. In dit geval een jaar, dus 365 dagen.
DSO: 32.000/ 300.000 = 0.1067
0.1067 x 365 = 38.9 dagen
Uitkomst DSO (jaarberekening): gemiddeld duurt het 39 dagen (afgerond) voordat een factuur wordt betaald.
Days Sales Outstanding over een maand berekenen:
Stel, je hebt in een maand tijd € 25.000 aan omzet gedraaid. Je totale debiteurensaldo voor de maand is € 6.200.
De DSO-formule pas je weer als volgt toe: je deelt het totaalbedrag aan openstaande facturen door je omzet en vermenigvuldigt dit met het aantal dagen van de periode die je kiest. In dit voorbeeld nemen we de kalendermaand april, dus 30 dagen.
DSO: 9.200/ 25.000 = 0.368
0.368 x 30 = 11.04 (ongeveer 11 dagen)
Uitkomst DSO (maandberekening): gemiddeld duurt het 11 dagen voordat je openstaande facturen worden geint.
Wat zegt een hoge of lage DSO over je debiteurenbeheer en cashflow?
Als je de berekening hebt uitgevoerd, rolt er een getal uit dat staat voor het gemiddeld aantal dagen dat je facturen onbetaald blijven. Maar wat zegt dat getal nu precies? En wanneer is je DSO (te) hoog? Over het algemeen geldt dat een DSO van minder dan 45 als laag en een DSO van hoger dan 45 als hoog wordt beschouwd.
Grote verschillen per branche en type bedrijf
Toch is de uitslag in de praktijk meestal niet zo zwart-wit. Dat heeft vooral te maken met wat gebruikelijk is in jouw specifieke sector en het type bedrijven of instanties waar je zaken mee doet. Zo betalen grote bedrijven vaak veel trager dan mkb-bedrijven en overheidsinstanties.
Wettelijke betalingstermijn van maximaal 30 dagen
Per 1 juli 2022 is de wettelijke maximale betaaltermijn voor commerciële transacties van grootbedrijven naar mkb-ondernemingen verkort van 60 dagen naar 30 dagen. Voor overheidsinstanties geldt deze wettelijke betaaltermijn ook. Alleen in zeldzame gevallen mag de betalingstermijn verlengd worden naar 60 dagen.
Toch ligt in Nederland de DSO voor mkb-bedrijven nog altijd tussen de 30 en 60 dagen. Zeker in sectoren als de bouw en gezondheidszorg wordt vaak met een hoge DSO gewerkt vanwege de langere betalingscycli. Lang niet iedereen houdt zich dus aan de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.
Sectoren met een lage DSO
Anderzijds is een lage DSO juist kenmerkend voor andere sectoren, zoals de detailhandel. Daar wordt met veel kortere betalingstermijnen gewerkt. Wanneer je crediteuren ook korte betaaltermijnen hanteren, ben je eigenlijk genoodzaakt deze lijn door te trekken naar je debiteuren. Al is het maar om serieuze cashflowproblemen te vermijden en je werkkapitaal op een gezond niveau te houden.
Zo interpreteer je DSO op de juiste manier
Kortom, een hoge DSO in de ene branche kan een normale of juist lage DSO in de andere branche zijn, en omgekeerd. Check daarom eerst wat gebruikelijk en gezond is in jouw branche, voordat je conclusies trekt. En, veel belangrijker, het gaat niet zozeer om de waarde van je DSO, maar hoe deze fluctueert; dus van periode tot periode verschilt.
Blijkt nu dat je DSO ineens toeneemt als je verschillende periodes vergelijkt? Dan is er waarschijnlijk iets aan de hand. De oorzaak kan ‘onschuldig’ zijn, bijvoorbeeld een seizoensgebonden markt en tragere betalingen waar je al op anticipeert. Maar het kan ook zijn dat een van je debiteuren financiële problemen heeft. Een dergelijk scenario kun je beter in een vroeg stadium identificeren. Hoe eerder je om tafel gaat met de debiteur om tot een betaaloplossing te komen, hoe beter.
Ontwikkelingen gemiddelde betalingswachttijd (DSO)
Volgens een recent rapport van Allianz Trade moeten bedrijven wereldwijd steeds langer wachten op hun geld. De gemiddelde DSO steeg in 2023 tot 59 dagen: een toename van 3 dagen ten opzichte van 2022. Het gaat om de grootste sprong sinds 2008 (kredietcrisis). Bedrijven in West-Europa moeten gemiddeld zelfs nog langer wachten: 68 dagen (toename van +7 dagen).
Mogelijke oorzaken van een hoge DSO
Veelvoorkomende oorzaken van een hoge DSO:
Seizoensgebonden markt
In sommige sectoren kunnen seizoensgebonden schommelingen dus van invloed zijn op je DSO. Buiten het seizoen om kan je DSO een stuk hoger liggen. De omloopsnelheid van producten ligt dan een stuk lager, waardoor klanten minder snel geneigd zijn te betalen. Die zien zelf immers ook minder snel boter bij de vis.
Grote bedrijfsomvang
Grotere bedrijven hanteren meestal langere betalingstermijnen dan kleinere bedrijven. Wanneer je veel aan grotere bedrijven levert, zul je waarschijnlijk een relatief hoge DSO hebben.
Contractuele afspraken over betalingstermijnen
Het kan ook voorkomen dat je akkoord bent gegaan met een langere betalingstermijn. Het is begrijpelijk dat je niet direct met gestrekt been onderhandelt over een kortere betalingstermijn wanneer je een vette klus binnensleept. Zeker niet als deze klant een belangrijk deel van je omzet vertegenwoordigt.
Trage betalingen en onwil van klanten om facturen op tijd te betalen
Vervelender is het als je een hoge DSO hebt vanwege klanten die structureel te laat betalen. Dan is het tijd om actie te ondernemen. Benieuwd wat je allemaal kunt doen wanneer je facturen niet of laat worden betaald? Lees dan ons stappenplan: ‘dit doe je als klanten niet betalen’.
Mogelijke oorzaken van een lage DSO
Veelvoorkomende oorzaken van een lage DSO:
Duidelijke, strikte betalingsvoorwaarden
Met heldere betalingsvoorwaarden en- termijnen vergroot je de kans op een lage DSO. Kies een vaste betalingstermijn van bijvoorbeeld 14 dagen en geef aan wat de gevolgen zijn als er niet op tijd wordt betaald. Snellere betalingen kunnen ook bijdragen aan een optimaal werkkapitaal.
Goede klantrelaties
Als je veel investeert in goede klantrelaties, is de kans groter dat je facturen sneller worden betaald. Klanten voelen zich dan eerder ‘schuldig’ als een factuur blijft liggen.
Hanteren van strikte incassoprocedures
Ook als klanten weten dat je niet met je laat sollen en je late betalingen direct in de kiem smoort met betalingsherinneringen en incassoprocedures, vergroot je de kans op een lage DSO.
Efficiënt debiteurenbeheer
Bovenstaande oorzaken maken deel uit van een breder kader: efficiënt debiteurenbeheer. Dus: je investeert in sterke klantrelaties, stelt duidelijke betalingsvoorwaarden en doet aan proactieve opvolging van achterstallige betalingstermijnen.
Hoe verbeter je je DSO?
Je DSO verbeteren (lees: verlagen) vereist een strategische aanpak en kan op verschillende manieren. Een aantal opties:
Verbeter je facturatieprocessen
Optimaliseer je facturatieprocessen om snellere betalingen te stimuleren. Stuur bijvoorbeeld een iDEAL-betaallink mee in de mail die je factuur bevat. Of voeg een QR-code toe aan je factuur waarmee je klanten met een smartphone kunnen betalen.
Overweeg een kredietverzekering
Een klant die in financiële zwaar weer verkeert of failliet gaat kan vervelende gevolgen hebben voor jou. Bijvoorbeeld openstaande facturen die oninbaar worden. Niet gunstig voor je DSO. Overweeg daarom een kredietverzekering, bijvoorbeeld van Allianz Trade. Dan ben je beschermd tegen schade door onbetaalde facturen.
Wat voor positieve gevolgen kan het verlagen van DSO hebben op je bedrijfsvoering?
Slim beheer van Days Sales Outstanding kan een positieve impact hebben op je financiële gezondheid van je bedrijf en de optimalisatie van je cashflow. Enkele manieren waarop je dit kan realiseren:
Snellere omzetting van verkopen naar cash
Door je DSO te verlagen, verkort je de tijd die het kost om openstaande facturen te innen. Dat ligt misschien voor de hand, maar een snellere omzetting naar cash verbetert de liquiditeit van je bedrijf en je maakt direct meer werkkapitaal vrij voor operationele behoeften.
Verlaging van financieringskosten
Een korte DSO kan er ook voor zorgen dat je minder afhankelijk bent van externe financiering, zoals leningen of kredieten voor operationele behoeften. Er is minder behoefte voor externe financiering om je cashflow te verbeteren wanneer een lagere DSO daarin (deels) voorziet.
Betere klantrelaties
Effectief debiteurenbeheer door gebruik te maken van DSO kan ook leiden tot betere klantrelaties. Door duidelijke betalingsvoorwaarden te hanteren en open te communiceren, laat je zien dat je professioneel en transparant bent. Dit kan het vertrouwen van klanten versterken en de samenwerking versterken.
Minimaliseren van dubieuze debiteuren
Een strak debiteurenbeheer heeft nog een ander positief effect op je financiële bedrijfsvoering: het vermindert het risico op dubieuze debiteuren. Door snel te reageren op achterstallige betalingen en proactief risicobeheer toe te passen, ben je beter in staat potentiële wanbetalers te identificeren en aan te pakken voordat het een terugkerend probleem wordt.
Verbetering van cashflowvoorspelling
Door een beteer beheer van Days Sales Outstanding kun je nauwkeurige cashflowprognoses maken. Oftewel, je kunt beter anticiperen op toekomstige cashflows. En dat is weer gunstig voor het nemen van strategische beslissingen. Bijvoorbeeld als je van plan bent investeringen te doen in het kader van groeiplannen.
Gebruik Days Sales Outstanding in je voordeel
Days Sales Outstanding is een belangrijke financiële maatstaf die bedrijven helpt om hun debiteurenbeheer te optimaliseren en een gezonde cashflow te behouden. Door regelmatig je DSO te berekenen en te monitoren, krijg je beter inzicht krijgen in je financiële prestaties. Dit inzicht helpt ook om tijdig actie te ondernemen om eventuele problemen aan te pakken. Doe dus je voordeel en ga aan de slag met dit beproefde meetinstrument.
