Wat als je facturen niet betaald worden?
Een stappenplan: dit doe je als klanten niet betalen
Inhoud:
- Redenen waarom klanten facturen niet betalen
- Stappenplan: niet-betaalde facturen
- Stap 1: stuur een eerste herinnering
- Stap 2: bel je opdrachtgever op
- Stap 3: stuur een tweede herinnering of aanmaning
- Stap 4: stel een betalingsregeling op
- Stap 5: schakel een incassobureau in
- Stap 6: stap naar de rechter
- Voorkom dat je factuur niet betaald wordt
Elke ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: het feit dat facturen niet betaald worden. Wat kun je doen als een factuur niet betaald wordt? Doe je voordeel met ons stappenplan ‘niet-betaalde facturen’.
Redenen waarom klanten facturen niet betalen
Als een factuur niet betaald wordt heb je misschien de neiging om direct van het ergste uit te gaan: de klant wíl niet betalen, om wat voor reden maar ook. Maar niet-betalende klanten zijn meestal geen klanten die niet willen betalen. Veel voorkomende redenen waarom klanten niet betalen:
De factuur is ergens blijven liggen
Iemand op de boekhouding is op vakantie
Tijdelijke geldnood
Betaling is ingepland, maar nog niet uitgevoerd
Ga in eerste instantie van het positieve uit, want anders gaat het ten koste van je eigen energie én mogelijk ten koste van de band met je klant. Als facturen niet betaald worden, is een positieve benadering meestal de meest effectieve manier om je geld alsnog te krijgen. Dit betekent trouwens niet dat je zomaar alles moet accepteren. Is het altijd dezelfde klant die te laat betaalt en telkens met excuses komt? Dan is het tijd voor goed gesprek.
Hoe pak je het aan als je factuur niet betaald is na de afgesproken betalingstermijn? Er is geen vaste procedure voor onbetaalde facturen, maar dit zijn een paar dingen die je kunt doen als een factuur niet betaald wordt.
Klant weigert factuur te betalen
Helaas komt het ook voor dat klanten gewoonweg weigeren een factuur te betalen. Bijvoorbeeld uit onvrede over geleverde diensten of goederen, financiële malaise, principiële overwegingen, noem maar op. Als blijkt dat een klant hoe dan ook niet van plan is te betalen, kun je ook direct een incassobureau inschakelen die het vervolgtraject uit handen neemt.
Stappenplan: niet-betaalde facturen
Toch mag je in de meeste gevallen uitgaan van het positieve en biedt onderstaand stappenplan een prima houvast waarmee je de klant stimuleert alsnog de factuur te betalen.
Stap 1: stuur een eerste herinnering
Stap 1 is meestal voldoende om het probleem op te lossen: stuur een herinnering. Dit is een zakelijke maar vriendelijke e-mail die je eigenlijk automatisch na het verstrijken van de betalingstermijn kunt versturen.
De meeste klanten zullen het niet persoonlijk opvatten als ze een herinneringsmail krijgen. Misschien krijg je wel direct een reactie dat de factuur later goedgekeurd is vanwege vakantie op de financiële afdeling.
Stap 2: bel je opdrachtgever op
Wat als de klant niet betaalt na een eerste herinnering? Als je na een week of langer nog niets gehoord, pak dan je de telefoon en vraag hoe het zit met de niet-betaalde factuur. Overigens, sommige ondernemers besluiten te bellen voordat ze een herinnering sturen, dus eerst stap 2, dan stap 1. Dat is een inschatting die je zelf maakt op basis van het type klant en jullie zakelijke relatie.
In het telefoongesprek zal een debiteur ongetwijfeld ‘goede’ redenen aanvoeren waarom de factuur niet betaald is. Personeelstekort op de financiële afdeling, de maandelijkse betaling die nét de deur uit is, ... ga zo maar door. Ga niet teveel in op die oorzaken tijdens het gesprek; dat kost je alleen maar energie. Focus op hoe nu verder: maak in het gesprek een duidelijke afspraak wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Bevestig deze afspraak schriftelijk, bijvoorbeeld per mail.
Stap 3: stuur een tweede herinnering of aanmaning
Heeft de eerste herinnering en bellen geen succes en is de rekening nog steeds niet betaald? Stuur dan een tweede betalingsherinnering, of aanmaning. Weersta de verleiding om in je brief je frustratie te laten blijken. Blijf beleefd, maar wees wel heel duidelijk: als de klant niet betaalt, ben je genoodzaakt tot het nemen van verdere stappen. Zo weet de debiteur heel goed wat er gebeurt als hij niet betaalt.
Aanmaningsbrief sturen
Je kunt ook meteen een aanmaningsbrief sturen naar je zakelijke klant. Een aanmaningsbrief verschilt vooral qua toon van een betalingsherinnering. Zo is een herinneringsbrief een vriendelijke manier om je debiteur te attenderen op een betalingsachterstand. Zeg maar een ‘friendly reminder’. Een aanmaning is een dringend verzoek tot voldoen van de betalingsachterstand. Bij zakelijke klanten die niet op tijd betalen, mag je in principe direct extra aanmaningskosten rekenen.
Stap 4: stel een betalingsregeling op
Deze stap zit niet altijd in het rijtje. Maar soms blijkt dat de debiteur in betalingsproblemen verkeert. In dat geval kun je besluiten een betalingsregeling met hem te treffen om de kans op betaling te vergroten. Leg een betalingsregeling altijd schriftelijk vast en formuleer de rechten en plichten van beide partijen zo duidelijk mogelijk.
Als schuldeiser kun je ook een WHOA-procedure starten. Daarmee kun je - eventueel samen met andere schuldeisers - faillissement van de schuldenaar voorkomen. Bij een faillissement is namelijk de kans aanwezig dat je als geldeiser helemaal niks krijgt.
Overweeg een MKB kredietverzekering
Mocht het toch uitdraaien op een faillissement, dan is de kans klein dat jij als (kleine) schuldeiser ooit nog je centen ziet. Met een kleine factuur die procentueel weinig bijdraagt aan je totale omzet zal dit niet direct tot grote financiële problemen leiden. Anders is het als het wel om grote bedragen gaat. Of als meerdere dubieuze debiteuren op de fles te gaan.
Je kunt je voor dit risico indekken door een MKB kredietverzekering af te sluiten. Bijvoorbeeld bij Allianz Trade. Je ontvangt dan sowieso een groot deel van je factuurbedrag wanneer een klant failliet gaat of na 90 dagen nog niet heeft betaald.
Stap 5: schakel een incassobureau in
Is de factuur niet betaald na al deze stappen? Dan kun je ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen. Je kunt trouwens ook direct een incassobureau inschakelen als blijkt dat een zakelijke schuldenaar hoe dan ook weigert te betalen. Je bent namelijk niet wettelijk verplicht om zelf eerst herinneringen te sturen. In Nederland is het wel gebruikelijk om minimaal één herinnering (of aanmaning) te sturen naar zakelijke klanten, voordat je een incassopartner inschakelt. Lever je diensten of goederen aan particulieren? Dan gelden andere regels. In dat geval ben je verplicht eerst een aanmaningsbrief te sturen voordat je een incassoprocedure start.
No cure no pay
Als starter kan het voordeliger zijn om te kiezen voor een incassobureau dat werkt op basis van 'no cure no pay'. In het geval dat er niets wordt geïncasseerd, worden bij jou ook geen kosten in rekening gebracht.
Houd er wel rekening mee dat bij een eventueel faillissement de kosten van een deurwaarder en de daaropvolgende gerechtelijke procedure niet hieronder vallen.
Tip: je kunt ook zelf een brief van ingebrekestelling opstellen.
Stap 6: stap naar de rechter
In het uiterste geval als je facturen niet betaald worden - en gelukkig komt het in de meeste gevallen niet voor - stuur je een dagvaarding waarmee je de klant voor de rechter daagt. Een dagvaarding vermeldt gedetailleerd wat iemand eist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover men beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken. Je kunt hiervoor uiteraard een juridisch adviseur inschakelen.
Ondanks herhaaldelijke verzoeken weigert klant factuur te betalen, wat nu?
Zodra je vermoedt dat de klant helemaal niet gaat betalen, kun je alvast de schade beperken door de debiteur over te hevelen naar dubieuze debiteuren. Deze groep facturen heet ook wel ‘oninbare facturen’ genoemd. Bij deze facturen mag je de btw die je al hebt afgedragen, weer terugvragen. Dat scheelt alvast iets.
Voorkom dat je factuur niet betaald wordt
Natuurlijk voorkom je liever dat facturen niet betaald worden. Maar hoe verklein je het risico dan een klant niet betaalt?
Een paar zaken om op te letten:
Duidelijke algemene voorwaarden. Met goede algemene voorwaarden schep je duidelijkheid over wat je van je klant verwacht, ook als het gaat over betalingen, betalingstermijnen en incasso. Met transparante algemene voorwaarden verklein je de kans dat facturen niet betaald worden.
Stuur een duidelijke factuur. Voorkom fouten op de factuur. Geef de informatie die de opdrachtgever nodig heeft om direct te kunnen betalen. Natuurlijk hoort daarbij ook een redelijke betalingstermijn. Stuur je je facturen per e-mail? Dan kun je ook een IDEAL-betaallink meesturen. Die staat apart in de e-mail en dus niet op je factuur. Wat ook kan bijdragen aan een snelle betaling, is het toevoegen van een QR-code. Deze staat wel op je factuur. Je klant scant dan eenvoudig met een smartphone of tablet de QR-code waarmee een bank-app naar keuze wordt geopend. Vervolgens hoeft je klant de betaling alleen nog te bevestigen.
Gebruik UBL-facturen. Door UBL-facturen te versturen, maak je de kans op fouten zo klein mogelijk. Deze facturen worden automatisch ingelezen en herkend door boekhoudprogramma’s.
Check de kredietwaardigheid. Het is verstandig om bij het aannemen van nieuwe opdrachten altijd eerst het klantenrisico te inventariseren. Je doet dit door je bijvoorbeeld als ondernemer aan te sluiten bij het Bureau Krediet Registratie (BKR). Hier wordt voornamelijk gekeken naar betalingsachterstanden bij leningen, abonnementen en andere langlopende betalingen. Het is ook mogelijk om de kredietwaardigheid te checken. Blijkt nu dat een (potentiële) klant er financieel niet geweldig voorstaat? Dan kun je voorkomen dat je facturen niet betaald worden door simpelweg niet met deze klant in zee te gaan.
Zorg voor goed debiteurenbeheer. Al eerder genoemd, maar erg belangrijk: laat betalingen niet aan het toeval over.
Gebruik meetinstrument Days Sales Outstanding. Wil je weten hoe lang het duurt voordat je klanten gemiddeld je facturen betalen? Gebruik dan het handige meetinstrument Days Sales Outstanding. Uit deze simpele formule rolt het gemiddeld aantal dagen dat je facturen onbetaald blijven. Blijkt nu dat je DSO relatief hoog is in combinatie met klanten die niet betalen? Dan kun je acties ondernemen om je DSO te verlagen. Op die manier verlaag je de impact van niet-betalende klanten op je cashflow.
Lees meer over meetinstrument Days Sales Outstanding en hoe je bepaalde acties afstemt op de uitkomst.
Kies voor factoring. Bij factoring neemt een derde partij (een deel van) de facturen van je over en betaalt je direct het factuurbedrag uit. Als vergoeding voor deze dienst betaal je het factoringbedrijf een klein percentage van het factuurbedrag. Dit wordt ook wel de ‘factorfee’ genoemd.
Sluit een kredietverzekering af. Met een kredietverzekering verzeker je jezelf tegen de risico's van onbetaalde facturen. Want zelfs als je alles goed doet en je debiteurenbeheer op orde hebt, het risico blijft bestaan dat een klant niet betaalt. Een kredietverzekering is dan een perfect vangnet.
